Descripción general

A partir de Excel 2007, Microsoft mejoró la función Estilos de celda de Excel proporcionando excelentes opciones integradas y flexibilidad. El propósito de esta publicación es discutir brevemente la función de estilos y demostrar cómo se puede usar junto con la protección de la hoja de trabajo.

Estilos de celda

Piense en un estilo de celda como un conjunto completo de formatos de celda, que pueden incluir, por ejemplo, el color de relleno y los bordes. Una vez definido el estilo, puede aplicarlo a las celdas, en lugar de formatear las celdas directamente. Lo bueno de utilizar un estilo es que la definición del estilo se almacena centralmente en el libro de trabajo. Cuando actualiza la definición de estilo, los cambios fluyen automáticamente a todas las celdas que usan ese estilo.

Esto contrasta marcadamente con la forma típica en que los usuarios dan formato a las celdas, que consiste en aplicar el formato a las celdas directamente. El problema con el enfoque tradicional es cuando cambias de opinión y quieres actualizar el formato. Supongamos que utilice un relleno amarillo en todo el libro para identificar las celdas de entrada del usuario. Si cambia de opinión acerca de un formato determinado y desea cambiar el relleno de amarillo a gris, deberá revisar cada hoja de trabajo del libro y actualizar todas las celdas individuales. Dependiendo del número de hojas y celdas involucradas, esto podría llevar mucho tiempo. Si, por otro lado, aplicara el mismo estilo de celda a todas esas celdas y luego cambiara de opinión, simplemente modificaría la definición de estilo. Todas las celdas que utilicen este estilo se actualizarán inmediatamente.

Microsoft proporciona muchos estilos integrados y usted también puede crear los suyos propios o modificar los estilos integrados. El estilo integrado que uso con más frecuencia es el estilo de celda de entrada, que es una especie de color melocotón. Utilizo esto para resaltar todas las celdas de entrada en el libro. Esto hace que sea rápido y fácil para el usuario del libro saber exactamente qué celdas requieren entrada manual. Esto promueve la eficiencia y reduce los errores en el libro con el tiempo. ¿Cómo es eso? Bueno, el usuario no necesita perder tiempo revisando todas las celdas, tratando de determinar si son celdas de fórmula, celdas estáticas o celdas de entrada. Resaltar celdas de entrada también puede reducir los errores en el libro porque ayuda a minimizar el riesgo de que un usuario escriba accidentalmente una fórmula. Por supuesto, este riesgo podría minimizarse aún más con el uso de protección de hoja de cálculo. Entonces, hablemos de eso ahora.

Protección de la hoja de trabajo

La protección de la hoja de trabajo protege las celdas dentro de una hoja de trabajo. Una vez activado, se aplica el atributo bloqueado de todas las celdas. ¿Qué es eso? Sí, una vez habilitada la protección de la hoja de cálculo, se aplica el atributo bloqueado. Analizamos eso un poco.

¿Sabes cómo puedes bloquear o desbloquear un celular? Por supuesto, hay varias formas de hacer esto, pero por ahora, permítanme mostrar una captura de pantalla del cuadro de diálogo Formato de celdas, que se activa yendo al comando de cinta Formato Formato de celdas.

Allí puede ver la casilla de verificación Bloqueada en la pestaña Protección. Esto le indica a Excel si debe bloquear o no la celda. De forma predeterminada, todas las celdas de todas las hojas de todos los libros están bloqueadas. ¡What! Sí, de forma predeterminada, todas las celdas, en todas las hojas de trabajo y en todos los libros, están bloqueadas. Sin embargo, el atributo bloqueado no se aplica hasta que se aplica la protección de la hoja de cálculo. ¿Ver?

Es bastante fácil activar la protección de la hoja de trabajo; hay varias formas, una de las cuales es hacer clic en el comando de cinta Revisar Proteger hoja.

Una vez que active la protección de la hoja de trabajo, se aplica el atributo bloqueado. El usuario no puede editar una celda bloqueada.

Entonces, ahora veamos el gran final y cómo esto se relaciona con los estilos de celda.

Estilos y protección

Una tarea común es desbloquear ciertas celdas, es decir, celdas de entrada, y luego activar la protección de la hoja de trabajo. Esto da como resultado una hoja de trabajo en la que el usuario puede ingresar datos, específicamente en las celdas de entrada desbloqueadas. El usuario no puede estropear las fórmulas u otros valores estáticos porque residen en celdas bloqueadas. A menudo me preguntan si existe una forma automática de marcar las celdas desbloqueadas. Si bien existe algún formato condicional que podría lograr esto, es excesivo.

En mi opinión, el mejor enfoque es resaltar las celdas de entrada con el estilo de celda de entrada. De forma predeterminada, el estilo de celda de entrada no desbloquea la celda; De hecho, no cambia el atributo bloqueado en absoluto. Sin embargo, con un paso rápido y sencillo, podemos modificar la definición del estilo de la celda de entrada para que cuando se aplique el estilo desbloquee la celda al mismo tiempo. Esto es perfecto, ya que resaltas las celdas de entrada usando el estilo de celda de entrada y las celdas se desbloquean al mismo tiempo. Luego, cuando aplica la protección de la hoja de trabajo, las celdas de entrada se desbloquean automáticamente, lo que permite al usuario realizar cambios.

Para modificar el estilo de celda de entrada incorporada para que se aplique el atributo bloqueado, simplemente haga clic con el botón derecho en el icono de estilo de celda de entrada en la cinta Inicio Estilos de celda y seleccione Modificar… en el menú contextual. Se le presentará el cuadro de diálogo Estilo que se muestra a continuación.

Notarás que, de forma predeterminada, la casilla Protección no está marcada. Esto significa que el estilo no anulará el estado de protección de celda existente. Simplemente lo deja en paz. En nuestro uso, sin embargo, queremos definir el estado de protección (desbloqueado) y aplicarlo a la celda cuando aplicamos el estilo. Así, marcamos la casilla de verificación Protección y luego hacemos clic en el botón Formatear. En el cuadro de diálogo Formato de celdas resultante, desmarcamos la casilla de verificación Bloqueado, como se muestra a continuación.

Luego, regresaremos al cuadro de diálogo Estilo, con la casilla Protección marcada, como se muestra a continuación.

Con el estilo de celda de entrada incorporada ahora modificado, una vez que se aplique a las celdas de entrada, se desbloquearán y resaltarán. Y, una vez que activamos la protección de la hoja de trabajo, las celdas que usan el estilo de celda de entrada se identificarán y desbloquearán sin necesidad de pasos adicionales.

Este es uno de mis usos favoritos de los estilos de celda y me encanta cómo se pueden integrar tan fácilmente con la protección de la hoja de trabajo. ¡Gracias Microsoft!