Formatear celdas bloqueadas o desbloqueadas

Esta publicación explora opciones para formatear celdas que están bloqueadas o desbloqueadas en una hoja de cálculo de Excel.

Guión

Supongamos que tenemos una hoja de trabajo que ayuda a un usuario a comparar tres préstamos diferentes. El usuario debe ingresar información, como la tasa de interés y el número de años, en las celdas de entrada designadas, pero no se le debe permitir escribir en las celdas de fórmula, como la celda de pago mensual. Por lo tanto, tenemos dos objetivos (1) identificar las celdas de entrada para el usuario y (2) bloquear las celdas que no son de entrada.

Bloquear las celdas que no son de entrada es relativamente fácil ya que ya están bloqueadas. ¿Esperar lo? Sí… todas las celdas, en todas las hojas de trabajo, en todos los libros, están bloqueadas de forma predeterminada. ¿Esperar lo? Sí, todas las celdas están bloqueadas de forma predeterminada… sin embargo… el atributo bloqueado no se aplica hasta que activamos la protección de la hoja de cálculo. Entonces, una forma más precisa de describir nuestra tarea es decir que necesitamos desbloquear las celdas de entrada. Para hacerlo, comenzamos seleccionándolos, como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Con las celdas de entrada seleccionadas, las desbloqueamos desmarcando la casilla Bloqueado en la pestaña Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas o haciendo clic en el siguiente comando de la cinta:

• Inicio Formato Bloquear celda

El botón Bloquear celda es un botón de alternancia, por lo que al seleccionarlo repetidamente se alterna entre bloquear y desbloquear las celdas seleccionadas.

Una vez desbloqueadas las celdas de entrada, activamos la protección de la hoja de trabajo seleccionando el siguiente icono de la Cinta:

• Inicio Formato Proteger hoja

En este punto, el usuario puede ingresar valores en las celdas de entrada desbloqueadas; sin embargo, Excel evitará que el usuario escriba en las celdas bloqueadas. Para actualizar la hoja de trabajo para los cambios a continuación, desactivaremos la protección de la hoja de trabajo por ahora seleccionando el siguiente ícono de cinta:

• Inicio Formato Desproteger hoja

Para ayudar al usuario a identificar las celdas de entrada, las resaltaremos. Como ocurre con casi todo en Excel, existen varias formas de realizar esta tarea. Los dos que cubriremos son el formato condicional y los estilos de celda.

Opción 1: formato condicional

La primera idea es utilizar la función de formato condicional para formatear las celdas desbloqueadas. Para realizar esta tarea, usaremos una fórmula para formatear las celdas. Si no está familiarizado con esta técnica, consulte la publicación Formato condicional basado en otra celda .

La fórmula que tendremos que escribir debería devolver VERDADERO cuando una celda esté desbloqueada. Esto se puede lograr con la función CELDA. La sintaxis de la función CELL es la siguiente:

=CELDA(tipo_información, [referencia])

Dónde:

• info_type es el tipo de información de celda que desea, como el color, el formato o el estado de protección. Consulte el sistema de ayuda de Excel para conocer las opciones.
• [referencia] es la celda sobre la que desea obtener información.

Usaremos la función CELDA para determinar si la celda está bloqueada o desbloqueada. Si está bloqueada, la función devuelve 1 (VERDADERO) y si está desbloqueada, la función devuelve 0 (FALSO). Por ejemplo, si quisiéramos saber si la celda A1 está bloqueada, usaríamos la siguiente fórmula:

=CELDA("proteger",A1)

Si la fórmula devuelve 1, sabemos que está bloqueado. Si devuelve 0, está desbloqueado.

Para aplicar la regla de formato condicional, comenzamos seleccionando el rango de celdas que queremos que Excel formatee condicionalmente, como se ilustra en la siguiente captura de pantalla:

Usando la celda activa (A1) en la fórmula de formato condicional, podríamos usar la siguiente fórmula para resaltar las celdas bloqueadas:

=CELDA("proteger",A1)

Si está bloqueado, devolverá 1 (VERDADERO). Si está desbloqueado, devolverá 0 (FALSO). Sin embargo, dado que nuestro objetivo es formatear las celdas desbloqueadas, en lugar de las bloqueadas, necesitamos escribir una fórmula que devuelva VERDADERO cuando se desbloquea. Podemos hacer esto con una fórmula de comparación simple de la siguiente manera:

=CELDA("proteger",A1)=0

Creamos una nueva regla de formato condicional que utiliza una fórmula para determinar qué celdas formatear. Ingresamos la fórmula y definimos el formato deseado, como se muestra a continuación:

Ahora, las celdas de entrada desbloqueadas están resaltadas, como se muestra a continuación:

En este punto, bloquear o desbloquear una celda dentro del rango con formato condicional hará que Excel aplique el formato deseado.

Este enfoque es esencialmente un proceso de dos pasos mediante el cual desbloqueamos manualmente una celda y luego Excel aplica el formato adecuado. Alternativamente, podríamos formatear manualmente la celda de entrada y desbloquearla en un solo paso usando estilos de celda. Este es el enfoque que prefiero y uso en la práctica. Vamos a ver.

Opción 2: estilos de celda

Un estilo es un conjunto de instrucciones de formato. En lugar de formatear manualmente cada elemento de una celda, podemos aplicar un estilo a la celda. Si cambiamos la definición de estilo, todas las celdas con ese estilo se actualizan en consecuencia.

Microsoft ha diseñado un estilo específicamente para celdas de entrada llamado Entrada. Podemos aplicar fácilmente el estilo de celda de entrada a las celdas usando el siguiente ícono de cinta:

• Inicio Estilos Entrada

El estilo de celda de entrada incluye información sobre el color de relleno y de fuente, pero no el estado de protección. Sin embargo, podemos actualizar fácilmente el estilo para incluir información sobre el estado de protección. Haga clic con el botón derecho en el icono de la cinta Estilo de celda de entrada y seleccione Modificar para abrir el cuadro de diálogo Estilo. Marque la casilla de verificación Protección como se muestra a continuación:

Después de marcar la casilla de verificación Protección, haga clic en el botón Formato para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. Desmarque la casilla de verificación Bloqueado en la pestaña Protección como se muestra a continuación:

El cuadro de diálogo Estilo se actualizará para indicar Sin protección, como se muestra a continuación:

Ahora, cada vez que aplica el estilo de celda de entrada a una celda, se formatea y se desbloquea al mismo tiempo.

Para aplicar esta configuración, active la protección de la hoja de cálculo de la siguiente manera:

• Inicio Formato Proteger hoja

Ahora, el usuario puede cambiar los valores en las celdas de entrada, pero cuando intenta cambiar una celda de fórmula, recibe una alerta de error, como se muestra a continuación:

Si tiene un enfoque adicional, publique un comentario a continuación. ¡Me encantaría saber más al respecto!

Recursos adicionales

• Descargar archivo de muestra: LockedCellFormatting
• Publicación de la función PMT: Calcular el Pago de un Préstamo con PMT
• Pasos detallados para la protección de estilos de celda: estilos de celda y protección de hojas de trabajo