Ordenar por color

En esta publicación, responderé una pregunta enviada por la lectora Chérie sobre la clasificación por color. La pregunta básica es esta. “He creado una lista codificada por colores, donde sí = verde, no = rojo, tal vez = naranja y otro es cualquier otro color. ¿Cómo puedo ordenar la lista para que todas las filas de sí sean primero, luego no, luego tal vez y luego otras? ¡Gracias por tu pregunta! Es hora de ponerse a trabajar.

Objetivo

Seamos claros sobre nuestro objetivo. Hay dos formas de identificar filas. Uno es usando un valor de celda y el otro es con formato de celda. Por ejemplo, si las filas se identifican únicamente por color y no hay ningún valor de celda correspondiente, la lista puede verse así.

Pero, además, puede haber un valor de celda relacionado con la identificación, como se ilustra en la columna Estado a continuación.

Ahora, clasifiquemos ambos tipos de listas en un orden específico: sí, no, tal vez y otro.

Ordenar por color

Primero, ordenaremos por color, lo que funciona en ambos tipos de listas. Para ordenar la lista por color, agregue controles Ordenar y Filtrar seleccionando cualquier celda en el rango y luego el siguiente comando de la Cinta:

• Datos Filtrar

Esto proporcionará pequeños menús desplegables en la fila del encabezado como se muestra a continuación.

Expanda cualquiera de los menús desplegables y seleccione lo siguiente:

• Ordenar por color Orden personalizado

Esto abre el cuadro de diálogo Ordenar. En el campo Ordenar por, seleccione cualquier columna que incluya los colores. Luego, elija Ordenar por color de celda. Elija el color que desea que aparezca en la parte superior de la lista. Luego haga clic en el botón Agregar nivel y repita usando el siguiente color, y así sucesivamente. Cuando haya terminado, su cuadro de diálogo debería verse así.

Aplique la clasificación y su lista debería aparecer ahora en el orden deseado, como se muestra a continuación.

Cuando tiene un valor de celda, opcionalmente podemos usar una lista personalizada. Comprobemos eso.

Lista personalizada

Cuando tiene una columna que contiene valores de celda, pero el orden de clasificación deseado no es ascendente o descendente, puede crear una lista personalizada. Por ejemplo, considere los datos a continuación.

Digamos que intentamos ordenar por los valores de la columna Estado. Si usáramos una clasificación ascendente, terminaríamos con Quizás, No, Otro, Sí. Si usáramos la opción descendente, terminaríamos con Sí, Otro, No, Quizás. Ninguno de estos criterios de clasificación integrados es lo que queremos, que es Sí, No, Quizás, Otro. Aquí es cuando una lista personalizada puede resultar útil. Para crear una lista personalizada, abra el cuadro de diálogo Opciones con el siguiente comando.

• Archivo Opciones

Haga clic en la categoría Avanzado y luego desplácese hacia abajo hasta que vea un botón llamado Editar listas personalizadas como se muestra a continuación.

Haga clic en él para abrir el cuadro de diálogo Listas personalizadas. Simplemente ingrese las entradas de su lista en orden, Sí, No, Quizás, Otro, y luego haga clic en Agregar. Esto creará una nueva lista personalizada, como se muestra a continuación.

Ahora, esta lista personalizada estará disponible en otros libros de trabajo y en varios lugares dentro de Excel, incluidas tablas dinámicas, series de relleno y en el cuadro de diálogo Ordenar.

Para ordenar nuestros datos usando el orden de la lista personalizada, simplemente seleccione cualquier celda de datos y luego el siguiente comando de la cinta:

• Datos Ordenar

Esto abre el conocido cuadro de diálogo Ordenar y esta vez le pediremos a Excel que ordene por la columna Estado. En el menú desplegable Orden, seleccione Lista personalizada y luego elija su nueva y elegante lista personalizada. El cuadro de diálogo Ordenar se verá así.

Aplique la clasificación y bam… ¡se aplicó un orden de clasificación personalizado!

¡Objetivo cumplido!

Si tiene otros consejos de clasificación, compártalos publicando un comentario a continuación… ¡gracias!

Recursos adicionales

Archivo de Excel de muestra: Ordenar por color