Mapas del tesoro 1

Esta es la primera publicación de la serie Treasure Maps, donde discutiremos el tesoro (eficiencia) que se puede lograr mediante el uso de tablas de mapeo.

Repasemos el panorama general antes de pasar a la mecánica.

Digamos que exportamos algunos datos de un sistema y se ve así (lo llamaremos Punto A):

Y digamos que queremos hacer algo con los datos que requiere etiquetas DIFERENTES. Por ejemplo, quizás nos gustaría incluir los números en un informe como este (lo llamaremos Punto B):

Dado que las ETIQUETAS entre ellas son DIFERENTES, ¿cómo se llega del punto A al punto B?

Las etiquetas son diferentes (AcctName versus las etiquetas del informe), por lo que no podemos simplemente usar una función de búsqueda como BUSCARV. Una opción es escribir fórmulas que apunten a celdas individuales. Quizás algo como esto:

=B1+B2+B3

Luego, la siguiente celda del informe apuntaría a celdas diferentes, tal vez así:

=B4+B5

Hay un par de problemas con este enfoque. Primero, cada celda del informe B requiere una fórmula personalizada… es decir… no podemos simplemente completar la fórmula. Esto requiere que escribamos una fórmula única para cada celda del informe. Esto no es muy eficiente.

En segundo lugar, este enfoque es frágil. Es decir, si alguien clasifica los datos en A, el informe B se romperá. O, si el orden de los datos cambia el próximo mes cuando peguemos datos actualizados, el informe B se interrumpirá.

En lugar de tomar una ruta tan tortuosa y peligrosa, podemos utilizar un mapa. Un mapa nos ayudará a llegar del punto A al punto B de forma más eficiente. Un mapa simplemente define la traducción de etiquetas entre dos tablas, así:

Me gusta pensar en esto como un mapa del tesoro, ¡porque nos ayuda a descubrir el tesoro de la eficiencia!

Implementación

Hay muchas formas de implementar dicho mapa (también conocido como tabla de mapeo, tabla de transformación o tabla de búsqueda). En esta serie, veremos tres formas de implementar tablas de mapeo. Específicamente, discutiremos:

• SUMIFS
• Consulta de energía
• Pivote de poder

En esta publicación, usaremos SUMIFS para implementar nuestra tabla de mapeo.

Video

SUMIFS

SUMIFS es una función de suma condicional. Si no lo ha explorado mucho, no dude en revisar estas publicaciones de SUMIFS , ya que he escrito bastante sobre ello. Desde un nivel alto nos permite sumar una columna de números e incluir solo las filas que cumplan una o más condiciones. La sintaxis básica es esta:

=SUMIFS(rango_suma, rango_criterio1, criterio1, ...)

Con esta implementación, básicamente usaríamos SUMIFS para extraer los números de los datos de origen al mapa, y luego nuevamente para extraer los números del mapa al informe final. Aunque el texto a continuación es pequeño, aquí hay una imagen que proporciona la idea general:

Ahora, pongámonos a trabajar. Comenzaremos incorporando los números de la fuente de datos al mapa.

Datos Mapa

Digamos que los datos se almacenan en una tabla llamada Tabla1, así:

Luego creamos nuestro mapa básico y lo almacenamos en una tabla llamada Tabla2, como esta:

Necesitamos traer los valores de cantidad de la Tabla 1 al mapa. Podemos usar SUMIFS para completar la columna Cantidad del mapa, así:

=SUMIFS(Tabla1[Cantidad], Tabla1[NombreCuenta], [@NombreCuenta])

Le damos Enter y bam:

Una vez hecho esto, todo lo que tenemos que hacer es introducir los números del mapa en el informe.

Mapa Informe

Ahora que tenemos los valores en nuestro mapa (Tabla 2), debemos incluirlos en nuestro informe:

Para extraer los valores del mapa al informe, usaremos SUMIFS. Podemos escribir la siguiente fórmula en J12:

=SUMIFS(Tabla2[Cantidad],Tabla2[Línea FS],I12)

Cuando copiamos la fórmula… bam:

Ahora, lo bueno es que cuando nuestra tabla de datos se actualiza con diferentes transacciones, todas pasan al informe automáticamente. Cuando tengamos una cuenta nueva, podremos agregarla a la tabla de mapeo. Y si tenemos una nueva Línea FS, podemos agregarla al informe.

Conclusión

Esta es una de las muchas formas posibles de implementar una tabla de mapeo. En la segunda publicación , exploramos otra opción que usa Power Query.

Archivo de muestra

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