Cómo ocultar fórmulas en Excel (y proteger sus hojas de trabajo)

Supongamos que ha estado creando una hoja de trabajo para compartir con sus compañeros de trabajo. Cuando lo comparta, podrán ver, editar y cambiar todo lo que hay en el libro, incluidas sus fórmulas. A veces puede resultar demasiado fácil realizar esos cambios accidentales. Por eso es una buena idea bloquear e incluso ocultar fórmulas en Excel; De esa manera, aún podrás compartir su libro, pero sabrá que su trabajo está protegido.

Cómo proteger tu hoja de trabajo

Primero, si no desea que las personas con las que comparten la hoja de trabajo cambien nada, puede proteger toda la hoja de trabajo haciendo clic en la pestaña de la cinta Revisar y seleccionando Proteger hoja . Puede seleccionar qué acciones pueden realizar los usuarios mientras la hoja está protegida marcando las opciones deseadas.

En la práctica, normalmente acepta las opciones predeterminadas de Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celda desbloqueada . En este punto, Excel básicamente evitará que los usuarios cambien algo en la hoja de trabajo protegida.

Hay dos mejoras que podemos hacer. El primero que abordaremos es ocultar las fórmulas a la vista. Luego permitiremos a los usuarios cambiar algunas celdas (como celdas de entrada de datos) y no otras celdas (fórmulas). Empecemos por ocultar fórmulas que, afortunadamente, sólo requieren unos pocos pasos adicionales.

Cómo ocultar todas las fórmulas en su hoja de cálculo de Excel

Estos son los pasos para evitar que los usuarios (a) realicen cambios en la hoja de trabajo y (b) vean fórmulas cuando seleccionan una celda de fórmula. Es decir, cuando un usuario hace clic en una celda de fórmula, verá una barra de fórmulas vacía en lugar de la fórmula. La fórmula seguirá funcionando.

La hoja debe estar desprotegida para realizar estos pasos.

1. Localice el botón Proteger hoja o Desproteger hoja en la pestaña de la cinta Revisar. Si la hoja ya está desprotegida, ya está todo listo; Si está protegido, asegúrese de seleccionar Desproteger hoja .

2. Elija las celdas cuyas fórmulas desea ocultar y seleccione Formato de celdas o Ctrl+1 .

3. Elija la pestaña Protección en el cuadro de diálogo Formato de celdas.

4. La casilla de verificación Bloqueado está marcada de forma predeterminada, así que marca también la casilla Oculto. La opción Oculto es lo que oculta la fórmula al usuario. La opción Bloqueado evita que un usuario cambie el valor de la celda.

Ahora… AQUÍ ESTÁ LA PARTE IMPORTANTE… los atributos Oculto/Bloqueado no se aplican hasta que activa la protección de la hoja de cálculo. Es decir, hasta que utilice el comando Proteger hoja, las configuraciones Bloqueado y Oculto se ignoran. Esto explica por qué ha podido cambiar los valores de las celdas aunque las celdas estén bloqueadas de forma predeterminada.

Entonces… el último paso es proteger la hoja haciendo clic en Proteger hoja en la pestaña de la cinta Revisar. En este punto, el usuario no podrá ver las fórmulas (ni realizar cambios en los valores de las celdas).

Entonces, el pequeño ajuste final es permitir al usuario cambiar los valores en algunas celdas, pero no en otras (por ejemplo, sus fórmulas).

¿Qué sucede si deseas ocultar fórmulas en Excel, pero aún permite otros cambios?

Es posible que comparta libros de trabajo con personas y desee que puedan realizar cambios en determinadas celdas; esto es bastante común en hojas de trabajo que implican entrada de datos, estadísticas y más. Pero, si protege toda la hoja de trabajo como se muestra arriba, esencialmente se impedirá que otros realicen cambios en las celdas.

La forma de permitirles realizar cambios en algunas celdas y no en otras es desmarcando el atributo Bloqueado antes de proteger la hoja de trabajo.

Por ejemplo, digamos que queremos permitir que el usuario realice cambios en todas las celdas excepto en las de fórmula. Para lograr esto, desmarcamos la propiedad Bloqueado para todas las celdas excepto las que tienen fórmulas. ¡Aquí están los pasos detallados sobre cómo hacerlo!

Comience deshabilitando la opción bloqueada

1. Seleccione todas las celdas; la forma más rápida de hacerlo es utilizando el atajo Ctrl + A.

2. Abra el cuadro de diálogo Formato de celdas ( Ctrl+1 ).

3. Seleccione la opción Protección y asegúrese de que la casilla Bloqueado no esté marcada.

4. Haga clic en Aceptar.

Ahora que la opción Bloqueado se ha desactivado, los usuarios podrán editar esas celdas cuando la hoja esté protegida.

Ahora, bloqueemos y ocultemos fórmulas.

Bloquea todas las celdas con fórmulas y alterna la opción Oculto

1. Comience seleccionando una sola celda (no importa cuál) o todas las celdas ( Ctrl+A ).

2. En la pestaña Inicio, haga clic en el comando Buscar y seleccione y seleccione Ir a especial. Marque la casilla Fórmulas para seleccionar solo las celdas con fórmulas.

3. Con solo las celdas de fórmula seleccionadas, abra el cuadro de diálogo Formato de celdas ( Ctrl + 1 ).

4. Seleccione la pestaña Protección y asegúrese de que las opciones Bloqueado y Oculto estén marcadas.

5. Haga clic en Aceptar .

6. Proteja su hoja de trabajo navegando a la pestaña de la cinta Revisar y seleccionando la opción Proteger hoja .

Ahora que la hoja está protegida, se aplican los atributos bloqueados/ocultos. Como los aplicamos a las celdas de fórmulas, solo se bloquearán las celdas con fórmulas. Y si un usuario selecciona una de las celdas de fórmula, la fórmula se ocultará de la barra de fórmulas. El usuario podrá editar cualquiera de las otras celdas (ya que desmarcamos la casilla Bloqueada).

Tenga en cuenta que si agrega una fórmula en el futuro, deberá desproteger la hoja, ocultar/bloquear la nueva celda de fórmula y luego proteger la hoja.

Misión cumplida

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¿Tiene algún otro consejo para mantener sus libros protegidos mientras los comparte? ¡Háganos saber en los comentarios!