Como Vincular archivos de Excel a PowerPoint

Si creas regularmente presentaciones de PowerPoint que incluyen información de Excel, sabrás lo frustrante que puede ser. Tener que volver a copiar y pegar la información cada vez que se realiza un cambio en los documentos originales de Excel. ¿Ha encontrado la función que le permite vincular su libro de Excel directamente a su presentación de PowerPoint? Cuando utiliza esta función, la presentación cambia automáticamente cada vez que cambia su libro. Esto es lo que cubriremos en esta publicación.

Vincular un documento de Excel a una presentación de PowerPoint

El proceso de vincular un documento de Excel a una presentación de PowerPoint es bastante sencillo. Simplemente copie un rango de Excel (Inicio – Copiar en la cinta o Ctrl+C como acceso directo). Luego, en PowerPoint, haga clic en Inicio – Pegar – Pegado especial. . .

En la ventana Pegado especial, seleccione Pegar enlace, haga clic en Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel y luego haga clic en Aceptar.

La imagen pegada ahora estará vinculada a Excel. Si el archivo de Excel y la presentación de PowerPoint están abiertos, los cambios se actualizarán automáticamente.

Actualizar y editar enlaces

Una vez creados los enlaces en la presentación, es posible que deba actualizarlos en el futuro. Si el archivo Excel no está abierto, es posible actualizar los enlaces utilizando los siguientes métodos.

Actualización al abrir la presentación.

Al abrir una presentación, PowerPoint le preguntará si desea actualizar los enlaces. Simplemente haga clic en el botón Actualizar enlaces y la presentación se actualizará con la información más reciente.

Actualización bajo demanda

Si solo desea actualizar una única imagen vinculada, puede hacer clic derecho en la imagen y luego seleccionar Actualizar vínculo en el menú.

Este menú también le brinda la opción de Editar el enlace al documento original.

Actualizar con la opción “editar enlaces”

En la cinta, haga clic en Archivo – Información – Editar enlaces a archivos (está en la esquina inferior derecha).

Se abrirá la ventana Enlaces, que le proporciona varias opciones para actualizar, editar y romper enlaces.

Mis mejores consejos

Si vincula archivos de Excel a presentaciones de PowerPoint con frecuencia, pronto descubrirá que no siempre se comporta como cabría esperar. Estos son mis principales consejos para obtener los mejores resultados:

1. Utilice rangos con nombre. Agregar filas y columnas en una hoja de trabajo no cambiará la referencia del enlace en PowerPoint. Por ejemplo, si PowerPoint está vinculado a la celda A1 y luego insertó una nueva columna al principio, la celda A1 se convertiría en la celda B1. Pero PowerPoint todavía hace referencia a la celda A1. Esta sería ahora la celda equivocada. Un rango con nombre ayuda a garantizar que se muestre el rango correcto en la presentación.
2. PowerPoint actualiza los enlaces uno a la vez. Si tiene 100 enlaces al mismo libro de Excel, se abrirá el mismo libro de Excel 100 veces, lo que puede llevar mucho tiempo. Si abre primero el documento de Excel, el proceso de actualización es mucho más rápido.
3. PowerPoint no sabrá si cambia el nombre o la ruta de un archivo vinculado (consulte el punto 4 a continuación para conocer la excepción). Debe asegurarse de que la versión más actualizada del archivo de Excel siempre tenga el mismo nombre y ruta de archivo, para que PowerPoint pueda encontrarla.
4. El método más rápido para cambiar el origen de un archivo de Excel es tener abiertos tanto el archivo de Excel como el de PowerPoint vinculado. Luego guarde el archivo de Excel con una nueva ruta o nombre de archivo. En esta circunstancia, PowerPoint actualizará la referencia al archivo.

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