5 formas rápidas de incrustar un documento de Word en Excel
Voy a decirlo... Excel no es la herramienta adecuada para muchos trabajos. Si bien sé que los autores han escrito libros completos en Excel, no es bueno para texto. Excel no es un editor de texto y no ha sido diseñado para ese fin. Por lo tanto, surge una pregunta común: ¿Cómo incrustar un documento de Word en Excel ? Esta es una técnica útil para agregar texto detallado debajo de una tabla de Excel o para proporcionar documentación sobre un proceso.
Si desea incrustar Word dentro de Excel, siga los sencillos pasos de esta publicación.
Hay 5 formas diferentes de “incrustar” un documento de Word. Cada uno tiene un flujo de trabajo diferente o tiene un propósito ligeramente diferente. Pero no te preocupes, te tenemos cubierto, te informaremos sobre todos ellos.
Microsoft utiliza el término vinculación e incrustación de objetos (OLE) para describir el método de agregar contenido de un programa a otro. OLE es compatible con una variedad de programas diferentes. La capacidad de incrustar un documento de Word en Excel es sólo un ejemplo de ello.
Tabla de contenido
Incrustar un objeto de documento de Word
Un documento de Word incrustado crea una nueva instancia del archivo dentro del libro de Excel.
Si el Excel se envía a otra persona, esta podrá ver el documento incrustado. No necesitan acceso al archivo original, ya que el objeto incrustado es una copia del original. Desafortunadamente, esto también significa que realizar cambios en el documento original de Word no actualizará automáticamente la copia en el libro de Excel.
Una cosa a tener en cuenta es que si tiene muchos documentos incrustados, puede aumentar significativamente el tamaño del archivo de Excel.
Incrustar el documento usando la cinta
El primer método para incrustar un documento de Word en Excel utiliza la interfaz estándar de cinta de Excel.
- Seleccione la celda donde se insertará el objeto.
- Haga clic en la pestaña Insertar grupo Texto Objeto
- En el cuadro de diálogo Objeto , seleccione la pestaña Crear desde archivo.
- Haga clic en Examinar para navegar hasta el archivo.
- Asegúrese de que la opción Vincular al archivo no esté marcada
- La visualización como un cuadro de iconos puede ser:
- Marcado: muestra un icono
- Desmarcado: muestra la primera página del documento.
- Si decide mostrar el ícono, hacer clic en el botón Cambiar ícono le permitirá seleccionar un ícono diferente y proporcionar un título más significativo.
- Haga clic en el botón Aceptar .
El documento de Word está incrustado en Excel. Si elige mostrarlo como un ícono, aparecerá el ícono; de lo contrario, verá un cuadro de texto que contiene el documento.
Incrustar el documento con Pegado Especial
La segunda forma sencilla de incrustar un documento de Word utiliza Pegado especial. Utilice este método para documentos de Word que ya estén abiertos.
- Con el documento de Word abierto, seleccione el texto que desea que sea visible en la hoja de cálculo.
- Copie la selección haciendo clic en Inicio Copiar (o presione Ctrl + C )
- Regrese al archivo de Excel original, seleccione la celda donde se insertará el objeto
- Haga clic en Pegar (desplegable) y luego haga clic en Pegado especial...
- En el cuadro de diálogo Pegado especial , seleccione:
- Opción de pegar a la izquierda
- Objeto de documento de Microsoft Word en la lista Como
- Active la casilla de verificación para decidir si desea mostrar el elemento como un icono.
- Haga clic en Aceptar
Esto logra el mismo resultado que usar la cinta.
Cómo editar el documento incrustado
Una vez incrustado el documento de Word, hay muchas ediciones que podemos realizar:
- Simplemente podemos arrastrar y soltar el documento de Word en cualquier lugar de la hoja de trabajo.
- Al hacer clic una vez en el documento, se muestran controladores de cambio de tamaño para cambiar el tamaño del documento.
- Al hacer doble clic en el documento, se abre para editarlo dentro de la aplicación de origen. La aplicación fuente debe estar instalada en su computadora para que esto suceda.
Insertar un documento de Word vinculado
Usamos un objeto vinculado si queremos mantener actualizado el documento de Word incrustado cuando se producen cambios en el documento original. Dependiendo de su escenario específico, esta puede ser una mejor manera que incrustar.
Con objetos vinculados, la información permanece en el documento de Word. El libro de Excel no incluye una copia del documento; almacena un enlace al archivo original. Por lo tanto, los archivos vinculados no aumentan el tamaño del archivo de Excel. Pero Excel muestra una representación de imagen del documento, por lo que aún puedes verlo.
El documento original debe conservarse en la misma ubicación del archivo y estar disponible en su computadora para mantener el enlace. Por ejemplo, si utiliza una ubicación en la red de su empresa, es posible que el libro no esté disponible si no ha iniciado sesión.
Vincular el documento usando la cinta
El primer método de vinculación OLE utiliza los botones de la cinta:
- Seleccione la celda donde se insertará el objeto.
- Haga clic en Insertar grupo de texto Objeto
- En el cuadro de diálogo Objeto , seleccione la pestaña Crear desde archivo.
- Haga clic en el botón Examinar para navegar hasta el archivo.
- Asegúrese de que la opción Vincular al archivo esté marcada
- La visualización como un cuadro de iconos puede ser:
- Marcado: muestra un icono
- Desmarcado: muestra la primera página del archivo.
- Haga clic en Aceptar .
Ahora se agrega un enlace al documento de Word en Excel.
Vincular el documento usando Pegado especial
La segunda forma de vinculación OLE también utiliza Pegado especial.
- En Word, seleccione el texto que desea que sea visible en la hoja de cálculo.
- Copie la selección haciendo clic en Inicio Copiar en la cinta de Word (o presione Ctrl + C )
- En Excel, seleccione la celda donde se insertará el objeto.
- Haga clic en Pegar (desplegable) Pegado especial…
- En el cuadro de diálogo Pegado especial , seleccione:
- Opción Pegar enlace a la izquierda
- Objeto de documento de Microsoft Word en la lista Como
- Seleccione dónde mostrar el elemento como icono
- Haga clic en Aceptar
Cómo editar el documento vinculado
Para editar el documento vinculado, sólo necesitamos actualizar el archivo original. Excel mantiene un enlace al original, por lo que automáticamente tendrá la última versión.
En Excel, al hacer clic derecho en el objeto vinculado se muestran opciones de menú adicionales para Editar, Abrir y Convertir el objeto.
El enlace dejará de funcionar si el archivo vinculado se mueve a otra ubicación.
Documentos vinculados y seguridad
Microsoft considera todos los enlaces externos como un riesgo potencial para la seguridad. Esto se debe a que Excel no tiene idea de cuál es el archivo vinculado, por lo que muestra un mensaje de seguridad al abrir el libro de trabajo.
Si espera enlaces y confía en ellos, es seguro hacer clic en Habilitar contenido .
Una vez que se hayan habilitado los enlaces para el documento, estará disponible la capacidad de actualizar los enlaces al abrirlos. En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en Actualizar para actualizar los enlaces al abrir el archivo de Excel.
Los documentos de Word se pueden guardar localmente en una PC y en OneDrive o SharePoint. La distinción fundamental es que los archivos de OneDrive o SharePoint se guardan en la nube.
Para los documentos guardados en OneDrive o SharePoint, los enlaces solo se pueden crear o actualizar cuando el documento está abierto dentro de la aplicación Word de escritorio. Por lo tanto, esto puede limitar la flexibilidad de este enfoque para su escenario.
Crea un documento de Word dentro de Excel
La última opción es crear un nuevo documento de Word desde Excel. Esto es útil si el documento aún no existe.
Cómo crear un nuevo documento de Word
- Seleccione la celda donde se insertará el objeto.
- Haga clic en Insertar grupo de texto Objeto
- En el cuadro de diálogo Objeto , seleccione la pestaña Crear nuevo.
- Seleccione Documento de Microsoft Word de la lista Tipo de objeto
- La visualización como un cuadro de iconos puede ser:
- Marcado: muestra un icono
- Desmarcado: muestra la primera página del archivo.
- Si decide mostrar el ícono, hacer clic en el botón Cambiar ícono le permitirá seleccionar un ícono diferente y proporcionar un título más significativo.
- Haga clic en Aceptar .
Cuando guarde y cierre el libro de Excel, el documento de Word se guardará automáticamente. Esto no crea un nuevo documento en su PC, sino que lo incrusta directamente en Excel.
Esto utiliza el mismo enfoque que incrustar un documento, por lo que las opciones de edición son las mismas que se indicaron anteriormente.
Otro contenido que puedes incrustar en Microsoft Excel
Para ver qué otras aplicaciones están disponibles para la incrustación de vinculación de objetos, haga clic en Insertar texto en la sección Objeto .
Se abre el cuadro de diálogo Objeto . La lista muestra todos los tipos de archivos disponibles para incrustar. No nos limitamos a las aplicaciones de Microsoft Office, otras opciones comunes son archivos pdf e imágenes de mapa de bits. Además, no estamos limitados a incrustar y vincular documentos en Excel. Por ejemplo, también podemos incrustar un Excel en Word.
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