¿Las fórmulas de Excel no se calculan? 14 razones y cómo solucionarlo

Todos lo hemos vivido, y muchas veces en el peor momento posible. Por alguna razón, las fórmulas de Excel no se calculan correctamente. La buena noticia es que suele ser algo sencillo. Una vez que conocemos las causas más probables, es más fácil solucionar el problema. Entonces, en esta publicación, analizamos las razones más probables por las que las fórmulas de Excel no se calculan.

Las 14 razones y soluciones en esta publicación deberían brindarle lo que necesita saber. Entonces, si le preocupa que Excel haya dejado de calcular o que los números no se actualicen, tenemos la respuesta para usted.

Tabla de contenido

• Opción de cálculo: automático o manual (#1)
• Formato de número incorrecto (#2)
• Apóstrofe principal (#3)
• Espacios iniciales y finales (#4)
• Números contenidos entre comillas dobles (#5)
• Argumentos de fórmula incorrectos (#6)
• Caracteres no impresos (#7)
• Referencias circulares (#8)
• Mostrar fórmulas (#9)
• Referencias de celda incorrectas (#10)
• Conversión de entrada de datos automática (#11)
• Ceros a la izquierda (#12)
• Filas y columnas ocultas (#13)
• Conversión de binario a decimal (#14)
• Conclusión

Opción de cálculo: automático o manual (#1)

Excel tiene dos opciones de cálculo, Automático y Manual . La mayoría de los usuarios ni siquiera saben que existen estos dos modos. Sin embargo, resulta frustrante que en algunas circunstancias puedan cambiar sin que lo sepamos.

El cálculo automático es el modo predeterminado. Aquí es donde las fórmulas se vuelven a calcular después de cualquier cambio que afecte el resultado de un cálculo.

Las fórmulas de Excel son eficientes en el manejo de cálculos. En segundo plano, Excel sabe qué celdas afectan a qué fórmulas. Por lo tanto, el modo de cálculo Automático vuelve a calcular el número mínimo de celdas. Esto garantiza que Excel sea rápido y mantenga todos los valores actualizados. Este es el comportamiento que entendemos y esperamos.

Sin embargo, debido al tamaño y la complejidad de algunas hojas de cálculo o debido a complementos de terceros, la velocidad de cálculo puede volverse muy lenta. Esto lleva a algunos usuarios a cambiar la opción de Excel al modo de cálculo manual. En consecuencia, Excel no vuelve a calcular nada. En el modo de cálculo manual, podemos cambiar los valores de las celdas, pero no pasa nada. Por lo tanto, debemos decirle explícitamente a Excel cuándo volver a calcular.

Por lo tanto, si Excel está en modo de cálculo manual, parecería que hay un problema porque vemos que las fórmulas de Excel no se calculan.

NOTA: Desafortunadamente, Excel puede cambiar entre los modos de cálculo Manual y Automático sin que nosotros lo sepamos. Así que mira esta publicación: ¿Por qué el modo de cálculo de Excel sigue cambiando?

Para determinar qué modo de cálculo está habilitado, haga clic en Opciones de cálculo de fórmulas (menú desplegable) . La marca dentro del menú desplegable identifica qué opción de cálculo se aplica.

Haga clic en Automático para asegurarse de que el cálculo se realice automáticamente.

El modo de cálculo es una configuración a nivel de aplicación; por lo tanto, se aplica a todos los libros abiertos.

Si desea permanecer en el modo de cálculo manual, aquí tiene algunos atajos útiles.

• F9: Calcula las fórmulas que han cambiado desde el último cálculo y las fórmulas que dependen de ellas en todos los libros abiertos.
• Shift + F9: Calcula las fórmulas que han cambiado desde el último cálculo y las fórmulas que dependen de ellas en la hoja de trabajo activa.
• Ctrl + Alt + F9: Calcula todas las fórmulas en todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde la última vez o no.
• Ctrl + Shift + Alt + F9: vuelve a verificar las fórmulas dependientes y luego calcula todas las fórmulas en todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde la última vez o no.

Esta es probablemente la razón número uno por la que vemos que las fórmulas de Excel no se calculan.

CONSEJO PRINCIPAL: Agregue las opciones de cálculo Automático/Manual a su QAT. Esta es una manera fácil de cambiar entre modos e identificar qué modo está activo.

Formato de número incorrecto (#2)

Al observar los valores de las celdas, decidimos qué tipo de datos son. Sabemos instintivamente que los números se pueden agregar, pero el texto no. Desafortunadamente, Excel no es tan inteligente.

Dentro de Número de casa, podemos seleccionar el formato de celda.

Si una celda tiene formato de texto en lugar de número, es posible que Excel no calcule y no muestre el valor que esperamos.

Mire la captura de pantalla a continuación.

En la celda B4, la SUMA de B2:B3 es igual a 1; 1+1 = 1 es definitivamente incorrecto. Esto se debe a que B3 tiene formato de texto y la función SUMA ignora el texto. Entonces, si bien el cálculo puede parecer 1+1 = 1 (lo cual es incorrecto), en realidad es 1+0 = 1 (lo cual es correcto).

Para solucionar este problema, aquí hay 3 opciones:

1. cambio manual
   • Cambie el formato de la celda de Texto a otro formato (General es una buena opción para empezar)
   • Haga doble clic en la celda del problema para ingresar al modo de edición.
   • Presione regresar para confirmar la fórmula
2. Si la celda tiene un triángulo verde:
   • Haga clic en la celda
   • Seleccione Convertir a número en el menú desplegable de advertencia.
     
3. Sumar cero al número
   • Seleccione cualquier celda en blanco.
   • Copia la celda
   • Seleccione las celdas que se convertirán en números.
   • Haga clic en Inicio Pegar Pegado especial…
   • En la ventana Pegado especial , seleccione Agregar y luego haga clic en Aceptar.

El número 1 se relaciona específicamente con números formateados como texto, pero los números 2 y 3 se pueden usar en muchos escenarios donde los números se almacenan como texto.

Apóstrofe principal (#3)

El apóstrofe (') es un carácter especial en Excel. Siempre que se ingresa un apóstrofo al comienzo de un valor o fórmula, esto le dice a Excel que todo lo que sigue es texto.

Este carácter especial garantiza que podamos almacenar números como texto. Por ejemplo, si quisiéramos mantener un número de empleado que contenga ceros a la izquierda, Excel podría eliminar los ceros al ingresar datos.

Por lo tanto, insertamos el apóstrofe para asegurarnos de que Excel lo entienda como texto.

Sin embargo, en ocasiones puede aparecer un apóstrofe cuando no lo queremos. Esto suele suceder cuando los datos se importan desde un sistema externo.

La siguiente captura de pantalla muestra un cálculo que no funciona como se esperaba. La fórmula en la celda B4 es SUMA(B2:B3), por lo tanto, 1 + 1 = 2, pero el valor en B4 es igual a 1. Esto se debe a que la celda B3 contiene un valor con un apóstrofo precedido.

Elimine el apóstrofe manualmente o utilice las técnicas n.° 2 y n.° 3 enumeradas en la sección anterior para solucionar el problema.

Hay un impacto similar en las fórmulas. Por ejemplo, en la captura de pantalla siguiente, la función SUMA tiene un apóstrofo inicial; por lo tanto, se trata como texto.

Como es una fórmula, deberás eliminar el apóstrofe manualmente. Entonces estás listo para irte.

Espacios iniciales y finales (#4)

Los espacios iniciales y finales son un gran problema; a menudo aparecen en texto importado, pero no podemos verlos con nuestros ojos.

Veamos un ejemplo.

En la captura de pantalla anterior, la fórmula en la celda B13 es:

=SUMIFS($B$2:$B$9,$A$2:$A$9,A13)

Estamos realizando una función SUMIFS básica para sumar los valores del producto Alfa. Según los datos, el valor debería ser 50, pero se calcula como cero.

El problema es que todos los valores de las celdas A2:A9 tienen espacios finales. En lugar de "Alfa" , utilizado en la celda A13 para la función SUMIFS, el valor en los datos es "Alfa" (con espacios al final). Excel los ve como valores diferentes. Como resultado, no hay coincidencia.

Para solucionar este problema, existen muchas opciones. Algunas sugerencias son:

• Eliminar manualmente el espacio de los datos
• Agregar el espacio final a nuestros criterios SUMIFS
• Usar la función RECORTAR para eliminar espacios adicionales desde el inicio/final del texto
• Si no hay espacios en medio del texto, podemos usar Buscar y Reemplazar para eliminar espacios adicionales.

Números contenidos entre comillas dobles (#5)

Otro problema de confusión entre texto y números se produce cuando los números se incluyen entre comillas dobles.

Mire la captura de pantalla a continuación. Hay un problema; 100+50+100 definitivamente no es igual a 200.

En este escenario, existe un volumen mínimo de venta de 50; por lo tanto, usando una función SI, el valor en la fila 3 aumentó correctamente de 30 a 50. En consecuencia, el total debería ser 250. Entonces, ¿qué pasó?

El problema se debe al cálculo de la celda C3.

La fórmula es:

=IF(B350,"50",B3)

En la celda B3, el valor es inferior a 50; por lo tanto, el valor de texto "50" se devuelve en la celda C3. Las comillas dobles le indican a Excel que se trata de texto y no de un número.

Para solucionar este problema, elimine las comillas dobles alrededor del número 50. Luego se calculará el total correcto.

Argumentos de fórmula incorrectos (#6)

Las funciones de Excel son un lenguaje de programación para calcular un resultado. Cada función tiene su propia sintaxis (es decir, los argumentos necesarios para calcular un resultado). Si nos equivocamos con esta sintaxis, podemos producir resultados inesperados.

BUSCARV es una función muy propensa a errores; ha sorprendido a muchos usuarios desprevenidos.

Echemos un vistazo a un ejemplo.

En el ejemplo anterior, la fórmula de la celda E3 es:

=VLOOKUP(D3,A2:B4,2)

Resulta 40 para Charlie, lo cual es correcto.

Ahora cambiemos el valor en D3 a Bravo:

¡¡Todavía vuelve 40!! Bravo debería tener 20 años. ¿Cómo es eso posible?

En nuestra fórmula, excluimos el cuarto argumento de BUSCARV, que es el argumento Range_Lookup.

• Si ingresamos VERDADERO o excluimos este argumento, le estamos diciendo a Excel que:
  • la primera columna de nuestros datos está ordenada de forma ascendente
  • queremos devolver el valor más cercano, pero no mayor, que el valor de búsqueda (conocido como coincidencia aproximada).
• Si ingresamos FALSO como cuarto argumento, Excel solo devuelve una coincidencia exacta.

Nuestra primera columna no está en orden ascendente, pero al excluir el cuarto argumento, Excel cree que está ordenada. Por lo tanto, Excel calculó el resultado incorrecto.

Si volvemos atrás y cambiamos nuestra fórmula, de modo que el cuarto argumento sea FALSO, funciona.

Esto demuestra la importancia de comprender qué hacen todos los argumentos de función.

Caracteres no impresos (#7)

Los caracteres no impresos son letras utilizadas en el código de computadora que una persona no puede ver. Como ejemplo simple, el carácter de salto de línea que podemos ingresar en Excel usando Alt + Enter no se puede imprimir.

En la captura de pantalla anterior, la función LEN muestra 6 caracteres en la celda C2. Pero la palabra "Hola" sólo tiene 5 caracteres.

No hay espacios en la celda C2, entonces, ¿qué está pasando? Es porque hay un carácter de salto de línea al final.

Podemos eliminar caracteres no impresos usando la función CLEAN.

Mira la captura de pantalla de arriba. Una vez que hemos utilizado la función CLEAN, el valor vuelve a ser correcto.

Referencias circulares (#8)

Las referencias circulares son aquellas donde una fórmula hace referencia a una celda dentro de su propia cadena de cálculo. Aquí hay un ejemplo.

La fórmula en la celda B5 es:

=SUM(B2:B5)

Si te fijas, la referencia de celda de la fórmula (B5) está incluida dentro del rango de celdas (B2:B5). En consecuencia, Excel no puede calcular un resultado (a menos que se hayan habilitado los cálculos iterativos).

Cuando creamos o abrimos un libro con referencias circulares, Excel suele mostrar un mensaje de error:

“Existen una o más referencias circulares donde una fórmula hace referencia a su propia celda ya sea directa o indirectamente. Esto podría hacer que calculen incorrectamente.

Intente eliminar o cambiar estas referencias, o mover las fórmulas a celdas diferentes".

Pero los mensajes de error no nos impiden hacer clic en Aceptar y continuar como si nada estuviera mal.

Si hay referencias circulares, puede resultar difícil encontrarlas manualmente. Afortunadamente, Excel nos ha brindado una herramienta dentro de Fórmulas Auditoría de fórmulas Comprobación de errores Referencias circulares que muestra las referencias circulares en cualquiera de nuestros libros abiertos.

Como se muestra en la captura de pantalla anterior, la celda B5 tiene una referencia circular. Una vez que lo eliminemos, se calculará correctamente.

Mostrar fórmulas (#9)

En Excel, normalmente vemos los resultados de los cálculos. Sin embargo, con un clic del mouse o un atajo, podemos alternar rápidamente para mostrar fórmulas en lugar de resultados.

La activación de las fórmulas de visualización puede realizarse fácilmente por accidente o ser guardada en este estado por un usuario anterior.

Para mostrar los resultados de la fórmula nuevamente, haga clic en Fórmulas Auditoría de fórmulas Mostrar fórmulas o use la tecla de método abreviado Ctrl + ` (la tecla a la izquierda de la tecla 1 en un teclado estándar de Windows).

Referencias de celda incorrectas (#10)

Una cosa que aprendemos en Excel desde el principio es el uso del símbolo de dólar ($) para bloquear referencias de celda. Por ejemplo:

• Si ingresamos =A1 en una celda y la copiamos, cambiará a =A2.
• Si ingresamos =A$1 y copiamos la celda hacia abajo, permanecerá como =A$1.

Nos acostumbramos rápidamente a esta sintaxis de referencia. Sin embargo, esto facilita cometer errores al copiar fórmulas a otras celdas.

Mira la captura de pantalla de arriba. Definitivamente hay un problema con el cálculo en la celda D6.

Haga doble clic en la celda y el problema se revelará rápidamente.

Sí... alguien olvidó que se habían utilizado los símbolos $ en la fórmula de la celda C6, luego copiaron la fórmula de las celdas D6 a F6.

Desafortunadamente, es fácil de hacer; Yo mismo lo he hecho muchas veces.

¿Cómo podemos encontrar este tipo de errores? La única manera es comprobar nuestro trabajo sobre la marcha y aplicar un poco de escepticismo a cualquier resultado de cálculo. Es mejor hacer una autoevaluación y encontrar un error que sentarse en una reunión con su gerente y él lo encuentra.

Conversión de entrada de datos automática (#11)

Para ayudar a reducir la cantidad de errores que cometemos, Excel está programado para corregir/cambiar automáticamente algunos datos a medida que los ingresamos. Esto es genial la mayor parte del tiempo y quién sabe con qué frecuencia nos ha salvado de un error vergonzoso.

Sin embargo, la autocorrección puede causar problemas en otros momentos. Por ejemplo, ¿qué queremos si ingresamos 1/1 en Excel? ¿Queremos el resultado de 1? ¿O queremos el 1 de enero? En este caso, Excel supone que queremos el 1 de enero del año actual.

Las fechas son el tipo más común de conversión automática. Las fechas en Excel son en realidad números, basados ​​en la cantidad de días desde el 31 de diciembre de 1899. Entonces, suponiendo que el año actual es 2022, si ingresamos 1/1, Excel cree que queremos el 1 de enero de 2022 (que es el número 44562). Podemos ver esto cuando cambiamos la fecha a un formato numérico.

Intentamos ingresar un valor de 1/1 y terminamos con un valor de 44562. Hmmm… eso podría causarnos un problema.

Ceros a la izquierda (#12)

Ya hemos visto anteriormente en el punto 3 que los ceros a la izquierda pueden ser un problema.

Si intentamos ingresar un número con ceros a la izquierda, como 0005321, Excel asume que no queremos los ceros a la izquierda y convierte el número a 5321.

Para conservar los ceros a la izquierda, deberíamos:

• Añade un apóstrofo al principio.
• Convierta el tipo de datos a texto antes de ingresar el valor

Filas y columnas ocultas (#13)

Esta es una de mis cosas que me molestan. Las filas y columnas ocultas causan muchos problemas a los usuarios de Excel. En mi opinión, deberían evitarse a toda costa.

Veamos un ejemplo:

Mira la captura de pantalla de arriba. La fórmula en la celda B5 es:

=SUM(B2:B4)

¿Es correcto este resultado? En realidad, sí. Pero la fila oculta hace que el resultado parezca incorrecto. Esto se debe a que la fila oculta contiene un valor adicional, como podemos ver cuando mostramos la fila 3.

Si queremos un cálculo que excluya celdas ocultas, deberíamos considerar usar la función AGREGAR o SUBTOTAL.

Conversión de binario a decimal (#14)

Las computadoras almacenan números usando binario (una mezcla de 1 y 0). Sin embargo, aprendemos números usando un sistema decimal de base 10. Como resultado, Excel debe convertir entre números binarios y decimales, lo que puede generar algunas diferencias inesperadas.

Sabemos que un tercio (1/3) no se puede expresar como decimal; se calcula como 0,333333… repitiéndose hasta el infinito. Por eso tendemos a utilizar una aproximación con un número reducido de dígitos.

En binario, también hay números que tienen un número recurrente hasta el infinito. Una décima parte (1/10) se puede expresar fácilmente como decimal: 0,1. Pero en binario, es 00011001100110011… recurrente hasta el infinito.

Excel calcula hasta 15 dígitos significativos. Por lo tanto, es posible que se produzcan pequeñas diferencias de redondeo debido a la conversión de binario a decimal. Si bien esto puede ser insignificante, si se usa en una declaración lógica, puede conducir a un resultado alternativo.

Consulte esta publicación para obtener más detalles: Excel puede calcular resultados incorrectos: ADVERTENCIA

Conclusión

En esta publicación, le brindamos las razones más probables por las que encontramos que las fórmulas de Excel no se calculan como se esperaba. Confío en que estas 14 técnicas te hayan ayudado a resolver tu problema.

Si ha encontrado otros problemas simples que provocan cálculos incorrectos, agréguelos en los comentarios a continuación.

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