Obtenga datos del archivo más reciente con Power Query

Nuestra capacidad para gestionar las entradas de forma eficaz es fundamental para crear procesos automatizados en Excel. Un escenario de generación de informes común es obtener datos del archivo más reciente. Esto generalmente ocurre cuando cada archivo incluye los datos históricos; por lo tanto, sólo necesitamos el archivo más reciente.

En esta publicación, estamos explorando cómo crear una solución eficiente para esta situación.

Tabla de contenido

• Cómo identificar el archivo más reciente
• Métodos para evitar el problema.
• Pasos de consulta de energía
• Método alternativo
• Conclusión

Cómo identificar el archivo más reciente

El archivo más reciente puede resultarnos obvio; Incluso podríamos ser la persona que guardó el archivo en la carpeta. Pero para Power Query, no es obvio; en cambio, Power Query debe seguir la lógica para identificar el archivo.

Power Query proporciona 4 campos sobre los que podemos construir esa lógica.

Fecha de creación : la fecha y hora en que se creó el archivo en la ubicación actual del sistema de archivos. Nota: Al copiar un archivo de una ubicación a otra, la fecha de creación cambia ya que el archivo tiene una nueva ubicación en el sistema de archivos.

Fecha de modificación : la fecha y hora en que se guardó el archivo por última vez. Nota: Algunas aplicaciones guardarán archivos incluso si no hay modificaciones; esto cambiará la fecha de modificación.

Fecha de acceso : la fecha y hora en que se accedió al archivo por última vez.

Nombre : el nombre del archivo.

Ahora que entendemos estos términos, queda claro que algunos campos pueden no ser tan útiles como pensábamos al principio.

• Si se ha copiado un archivo, la fecha de creación cambia; por lo tanto, la fecha de modificación puede ser anterior a la fecha de creación. ¡Eso no es particularmente lógico!
• Si un archivo se abre y guarda sin modificaciones, la fecha de modificación no será la fecha del último cambio. ¡Eso no es útil!
• Un usuario puede acceder a un archivo en cualquier momento; por lo tanto, la fecha de acceso podría cambiar en cualquier momento. Además, ¡no es útil!

Por lo tanto, si queremos utilizar la fecha de creación, modificación o acceso para determinar el archivo más reciente, controlar el acceso al archivo es muy importante, ya que podría provocar que se reconozca el archivo incorrecto como el más reciente.

La forma más confiable es utilizar nombres de archivos. Podemos controlarlos y asegurarnos de que sea el archivo correcto.

Si el archivo más reciente se guarda con la fecha y/u hora dentro del nombre del archivo (en formato aaaymmmdd-hhmmss), podemos ordenar la columna de nombre para encontrar el archivo más reciente.

Métodos para evitar el problema.

Dos formas comunes de evitar el problema por completo son:

• Numeración de la versión de copia de seguridad : la numeración de la versión de copia de seguridad es cuando el archivo actual siempre tiene el mismo nombre; Los archivos más antiguos tienen números de versión o fechas. Por lo tanto, el archivo más reciente siempre se encuentra en la misma ruta de archivo.
• Carpeta para el archivo reciente : si el archivo más reciente es el único guardado en la carpeta reciente , podemos conectarnos fácilmente a ese único archivo.

Con estos métodos, no necesitamos usar la lógica de Power Query para identificar el archivo más reciente; simplemente nos conectamos al archivo o carpeta y sabemos que siempre es el archivo que queremos.

Si bien esto es conveniente, se necesitan algunos pasos manuales adicionales para garantizar que los datos estén en la ubicación correcta y con el nombre correcto.

Pasos de consulta de energía

Suponiendo que no estamos utilizando uno de los métodos para evitar el problema, descubramos cómo conectarnos al archivo más reciente.

En Excel, haga clic en Datos Obtener datos del archivo de la carpeta .

Navegue hasta la ubicación de la carpeta y haga clic en Abrir .

Cuando aparezca la lista de archivos, haga clic en Transformar datos .

Los archivos ahora se muestran en la ventana de vista previa.

CONSEJO:

Si la carpeta contiene subcarpetas que desea excluir del proceso, cambie Folder.Files en la barra de fórmulas a Folder.Contents .

O, si usa SharePoint, cambie SharePoint.Files a SharePoint.Contents .

Filtre los archivos que definitivamente desee excluir (por ejemplo, archivos sin la extensión de archivo correcta).

Seleccione la columna que contiene el método de fecha que está utilizando (Fecha de creación, Fecha de modificación, Fecha de acceso o Nombre), luego haga clic en Inicio Ordenar ZA .

Como puede ver en la captura de pantalla anterior, la columna Nombre está ordenada en orden descendente.

Desafortunadamente, si utilizamos la interfaz de usuario para el siguiente paso, codifica el nombre del archivo en el código M. Esto interrumpe la consulta la próxima vez que obtengamos un archivo nuevo. Urrgh.

Pero no te preocupes, podemos escribir un pequeño fragmento de código nosotros mismos.

Si el archivo es un archivo de Excel, haga clic en el ícono fx al lado de la barra de fórmulas e ingrese lo siguiente:

= #"Sorted Rows"[Content]{0}

• #”Filas Ordenadas” : nombre del paso anterior.
• [Contenido] : nombre de la columna que contiene el binario del libro.
• {0} : la primera fila de la columna (Power Query tiene base cero, por lo que 0 es el primer elemento).

Power Query ahora se conecta al archivo.

Desde allí, puede navegar por el libro de Excel y expandir los datos relevantes.

Este método funciona con otros tipos de archivos.

Método alternativo

Si no se siente cómodo escribiendo el código anterior, existe una opción alternativa.

Después de ordenar los archivos, haga clic en Inicio Mantener filas Mantener filas superiores

En el cuadro de diálogo Mantener filas superiores , ingrese 1 como número de filas y luego haga clic en Aceptar .

Haga clic en el icono de combinar archivos en la parte superior de la columna Contenido . Esto sigue el proceso de combinar todos los archivos de la carpeta.

Para obtener más información sobre el método de combinar archivos, consulte esta publicación
Obtener datos de una carpeta en Power Query: combinar archivos rápidamente

A través de este método, Power Query crea consultas auxiliares adicionales para tratar con varios archivos. Sólo tenemos 1 archivo, por lo que esto añade una complejidad innecesaria. Por lo tanto, escribir el código es un mejor enfoque.

Conclusión

Conectarse al archivo más reciente de una carpeta es una excelente manera de agilizar un proceso. Sin embargo, debemos tener cuidado con la forma en que manejamos los archivos.

El mejor método es un método sin intervención, en el que un proceso automatizado guarda un archivo y nunca tocamos el archivo. Esto garantiza que la fecha de creación sea confiable y podamos usarla para ordenar los archivos.

Sin embargo, si no podemos darnos ese lujo, incluir la fecha y la hora en el nombre del archivo (ya sea manual o automáticamente) también proporciona un método confiable.

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