Cómo agregar una lista desplegable en Excel (3 formas sencillas)
Nos encontramos constantemente con listas desplegables en Internet y otras aplicaciones de software. Son útiles porque limitan las opciones disponibles para el usuario, ya que sólo se pueden seleccionar elementos previamente validados. En esta publicación, veremos cómo agregar una lista desplegable en Excel.
En Excel, existen tres tipos diferentes de listas desplegables basadas en hojas de cálculo:
- Validación de datos
- Control de formulario
- ActiveX
Entonces, ¿cómo sabes cuál debes usar? Como ocurre con tantas cosas, la respuesta es "depende". Echemos un vistazo a estas tres opciones y comprendamos dónde usar cada una.
Tabla de contenido
- Lista desplegable de validación de datos
- Otras opciones de lista de validación de datos
- Notas útiles
- Lista desplegable de control de formulario
- Opciones de rango de entrada
- Notas útiles
- Lista desplegable de ActiveX
- Notas útiles
- ¿Qué opción elegir?
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Nombre de archivo: 0028 Listas desplegables en Excel.xlsx
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Lista desplegable de validación de datos
La forma más común de lista desplegable es una lista de validación de datos. Creemos una de estas.
Ingrese los valores que se utilizarán en la lista desplegable en un rango de celdas; estos se conocen como "elementos de lista".
Luego seleccione la celda en la que debería existir el menú desplegable.
Haga clic en Datos Validación de datos (desplegable) Validación de datos…
Se abre el cuadro de diálogo de validación de datos. En la pestaña Configuración , seleccione la lista del cuadro de permitir e ingrese el rango de celdas que contienen la lista en el cuadro de origen .
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de validación de datos.
Para usar el menú desplegable, haga clic en la celda que contiene la lista de validación de datos. Ahora solo podemos seleccionar un valor de la lista.
Si escribe una entrada no válida en la celda, aparecerá un mensaje de error.
Otras opciones de lista de validación de datos
Hay mucha flexibilidad en este tipo de lista desplegable.
Enumerar la entrada como valores codificados
No es necesario que la lista esté en una hoja de trabajo; los valores se pueden codificar en el campo de origen. La siguiente captura de pantalla muestra cómo incluir las opciones Sí, No y Quizás sin usar celdas; cada elemento de la lista está separado por una coma
Una lista desplegable creada de esta manera se vería así:
CONSEJO PRINCIPAL: Si necesitamos usar una coma en el texto del elemento de la lista, presione ALT+0130 para ingresar la coma, en lugar de un carácter de coma normal.
Listar la entrada como filas o columnas
Si utiliza valores en las celdas de la hoja de cálculo como fuente, la lista de valores se puede organizar en filas o columnas (pero no en ambas al mismo tiempo).
Listar la entrada como un rango con nombre
La lista de valores se puede almacenar en un rango con nombre, siempre que sea un rango continuo de filas o columnas.
CONSEJO PRINCIPAL: Si no recuerda el nombre del rango nombrado, presione F3 y seleccione en el cuadro de diálogo Pegar nombre.
Listar la entrada como una tabla
Me encantan las tablas, pero no funcionan tan bien con las listas de validación de datos como deberían. Consulte esta publicación para descubrir cómo hacerlo funcionar .
Listar la entrada como matrices dinámicas
Si tiene una versión de Excel habilitada para matrices dinámicas (solo Microsoft 365 y Excel 2021), las listas de validación de datos pueden contener el resultado de una matriz dinámica.
Si la primera celda de la matriz de salida estuviera en la celda A2, podríamos usar =A2# como referencia en el cuadro de origen. Este método es excelente para técnicas avanzadas, como listas de reducción o listas dependientes .
Mensajes de entrada
La pestaña Mensaje de entrada del cuadro de diálogo de validación de datos proporciona la configuración para mostrar un mensaje cuando un usuario hace clic en la celda de validación de datos.
El mensaje tiene como objetivo proporcionar orientación al usuario para que sepa qué tipo de información ingresar.
Sólo necesitamos proporcionar un título y un mensaje de entrada .
Asegúrese de que esté marcado mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda ; de lo contrario, el mensaje no aparecerá.
Alertas de errores
El propósito de una lista desplegable es seleccionar entradas válidas de una lista. Como resultado, la posibilidad de introducir datos no válidos se reduce significativamente. Sin embargo, los usuarios aún pueden ingresar texto directamente en la celda; por lo tanto, aún es posible introducir datos no válidos.
El mensaje predeterminado no proporciona ninguna orientación sobre por qué la entrada no es válida. Pero podemos proporcionar mensajes personalizados dentro de la pestaña Alerta de error .
Para proporcionar un mensaje personalizado, solo necesitamos proporcionar un título , un mensaje de error y seleccionar un icono de estilo .
Asegúrese de que esté marcada Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos ; de lo contrario, no aparecerá ningún mensaje de error; un usuario podría ingresar cualquier valor.
Notas útiles
Antes de continuar, quiero informarle sobre algunos problemas con las listas desplegables de validación de datos en Excel:
Identificar las celdas que contienen la validación de datos.
La flecha desplegable solo es visible cuando un usuario hace clic en la celda. Por lo tanto, aquí no hay ningún indicador visual de que una celda contenga una lista desplegable hasta que se selecciona. Formatear la celda puede resultar útil para proporcionar una mejor experiencia de usuario.
Peligros de copiar y pegar
Cuando copiamos y pegamos celdas que contienen la validación de datos en otras celdas, la lista desplegable se transfiere como parte del formato. Esto es genial si queremos crear muchas listas desplegables que contengan los mismos elementos.
Sin embargo… ahora viene la parte del peligro…
Un usuario puede copiar y pegar valores en una celda, incluso si esos valores no están en la lista de validación de datos. Si un usuario escribe en una celda, se ejecuta el proceso de validación de datos; Si un usuario pega valores en una celda, la validación no se activa en absoluto. Este es un gran problema
Aquí hay otra peculiaridad...
Si la hoja de cálculo está protegida, copiar y pegar sobrescribe el valor, pero conserva la lista desplegable. Sin embargo, si la hoja no está protegida, copiar y pegar aplica el formato de la celda de origen. Como resultado, la validación de datos se elimina. -La lista desplegable puede desaparecer por completo.
Resalte todas las celdas con opciones no válidas
Excel puede realizar una verificación para identificar cualquier celda que contenga valores que no cumplan con los criterios de validación de datos. Haga clic en Datos Validación de datos (menú desplegable) Circule datos no válidos
Esto resaltará las celdas de la siguiente manera:
Para eliminar los círculos, haga clic en Datos Validación de datos (menú desplegable) Borrar círculos de validación .
Lista desplegable de control de formulario
Los controles de formulario se pueden utilizar como otro tipo de lista desplegable en Excel. Si bien eliminan algunos de los aspectos negativos de los menús desplegables de validación de datos, presentan sus propios desafíos únicos. VBA se puede utilizar para controlar los elementos de control de formularios; sin embargo, en esta publicación, mantendremos las cosas simples y analizaremos la funcionalidad básica que no es VBA (que sigue siendo bastante poderosa).
Comencemos creando una lista desplegable de control de formulario. Estos se encuentran en la cinta Desarrollador.
Haga clic en Desarrollador Insertar cuadro combinado (control de formulario)
El puntero del mouse cambiará a una cruz. Haga clic y mantenga presionado el mouse mientras dibuja la ubicación para colocar la lista desplegable. Mantener presionada la tecla ALT mientras coloca el objeto también ajustará el menú desplegable a la cuadrícula.
Haga clic derecho en la lista desplegable y seleccione control de formato...
Se abrirá la ventana de formato del objeto. Haga clic en la pestaña de control . Los campos clave son:
- Rango de entrada : el rango de celdas que se incluirán en la lista desplegable.
- Enlace de celda : la celda en la que generar el valor.
La celda seleccionada para el enlace de celda muestra la posición elegida en el cuadro desplegable. Como Este es el tercer elemento de la lista, la celda F2 muestra 3.
El mayor problema con el menú desplegable de control de formulario es que el enlace de la celda muestra la posición en el menú desplegable en lugar del valor en sí. Al usar la función ÍNDICE y las celdas del rango de entrada, podemos recuperar el valor de la lista.
La fórmula en la celda G2 es:
=ÍNDICE(A2:A6,F2)
Opciones de rango de entrada
Con las listas desplegables de Control de formulario, el rango de entrada puede ser un rango de celdas estándar o un rango con nombre. Las listas codificadas y las matrices dinámicas no son compatibles. Sin embargo, podemos utilizar una matriz dinámica colocada dentro de un rango con nombre como solución alternativa.
Notas útiles
Si deseamos tener muchas listas desplegables, podemos copiar y pegar un objeto de control de formulario. Sin embargo, debemos entrar en cada menú desplegable individualmente para redirigir a un nuevo enlace de celda.
No podemos ingresar texto en la lista desplegable; por lo tanto, no es posible seleccionar una entrada no válida.
Los controles de formulario no son compatibles con Excel Online.
Lista desplegable de ActiveX
Ahora, para el tipo final de lista desplegable en Excel; Lista desplegable ActiveX.
Haga clic en Desarrollador Insertar cuadro combinado (control ActiveX)
Al igual que la opción de control de formulario que se muestra arriba, dibuje el cuadro desplegable en la hoja de trabajo.
Haga clic derecho en el menú desplegable y seleccione propiedades en el menú.
Se abre el cuadro de diálogo de propiedades. Los parámetros críticos para nuestros propósitos son LinkedCell y ListFillRange . Son similares a la lista desplegable de control de formulario; introduzca rangos equivalentes en estos campos. Haga clic en la [x] en la esquina superior derecha para cerrar la ventana Propiedades.
Al hacer clic en Modo de diseño de desarrollador se alterna entre usar y editar la lista desplegable. Cuando está en el modo de diseño, el menú desplegable se puede editar, pero no usar. Viceversa, cuando está en el modo de visualización, el menú desplegable se puede usar, pero no. editado.
A diferencia de la versión de control de formulario, el menú desplegable ActiveX muestra el valor seleccionado directamente en la celda vinculada.
ActiveX tiene opciones de formato más amplias que los controles de formulario.
Notas útiles
Los cuadros desplegables de ActiveX tienen muchas características que debe tener en cuenta:
- Cuando está en modo de diseño, el menú desplegable ActiveX se puede copiar o eliminar, pero no cuando está en modo de visualización.
- ActiveX no funciona en Mac ni en Excel Online. Por lo tanto, si desea un libro de trabajo genuinamente multiplataforma, esta no es la opción para usted.
¿Qué opción elegir?
Entonces, ¿qué opción deberías elegir para una lista desplegable en Excel? Como dije en la introducción, depende. Mi consejo general es:
- Evite ActiveX, si es posible.
- Utilice controles de formulario para selecciones de una sola celda donde se requiere una entrada estricta.
- Utilice la validación de datos, donde es posible que sea necesario copiar un menú desplegable.
Esa es sólo una regla básica que uso. En todos los casos, se debe aplicar una protección adecuada a la hoja de cálculo para evitar cambios accidentales. En última instancia, deberá experimentar con todas las opciones y determinar cuál es mejor para sus circunstancias.
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