Cómo crear un panel interactivo de solo vista desde Excel

A menudo, como usuarios de Excel, podemos mirar Power BI y ver la conveniencia de tener un panel compartible basado en web. Es bueno que cada persona vea un panel sin afectar a otros usuarios. No tenemos nada parecido en Excel… ¿o sí?

Normalmente, si compartimos un Libro de Excel guardado en OneDrive o SharePoint, cada cambio que realiza un usuario actualiza el archivo. Por lo tanto, afecta a todos los demás que ven el libro al mismo tiempo.

Podríamos enviar el informe por correo electrónico a todos los usuarios, pero eso no equivale a conservar una única versión de un archivo. Además, si se trata de un informe en vivo, ¡podríamos enviarlo por correo electrónico todos los días!

Entonces, ¿cómo podemos crear un panel interactivo de solo lectura desde Excel, que esté vinculado a una fuente? Vamos a averiguar.

Tabla de contenido

• Obtener la URL para compartir
• Ver el tablero
• Personalización de URL
• ¿Seguridad a nivel de fila?
• Conclusión

Obtener la URL para compartir

Abra el libro de Excel en Excel Online desde One Drive for Business o SharePoint. Nota: Debe estar en Excel Online, ya que las opciones no existen en Excel Desktop.

En Excel Online, haga clic en Compartir archivo Insertar

El cuadro de diálogo Insertar contiene varias configuraciones.

• Qué mostrar : seleccione un libro de trabajo completo o restrinja a un rango o gráfico específico
• Apariencia – Decida si:
  • Ocultar líneas de cuadrícula
  • Ocultar encabezados de filas y columnas
  • Incluir un enlace de descarga
• Interacciones : determine cómo los usuarios pueden usar la hoja de trabajo.
  • Permitir que las personas clasifiquen y filtren
  • Permitir que las personas escriban en las celdas
  • Comience siempre con una celda seleccionada
• Dimensiones : define el ancho y el alto del iframe HTML. No utilizamos un iframe en esta publicación, por lo que podemos ignorar esta configuración.

Después de realizar estas selecciones, podemos ver el Código para insertar en la parte inferior de la ventana. Copie este código y péguelo en un editor de texto.

Ver el tablero

El código para insertar se parece a esto:

iframe frameborder="0" scrolling="no" src="https://exceloffthegrid-my.sharepoint.com/personal/mark_exceloffthegrid_com/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx}action=embedviewAllowTyping=TrueActiveCell='Presentation'!A1wdHideGridlines=TruewdHideHeaders=TruewdInConfigurator=TruewdInConfigurator=True"/iframe

Al principio y al final de este código están las etiquetas iframe. Estos sirven para incrustar el libro de Excel en una página web. Pero no queremos hacer eso; solo queremos compartir el panel. Por lo tanto, necesitamos eliminar estos elementos.

iframe frameborder="0" scrolling="no" src="https://exceloffthegrid-my.sharepoint.com/personal/mark_exceloffthegrid_com/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx}action=embedviewAllowTyping=TrueActiveCell='Presentation'!A1wdHideGridlines=TruewdHideHeaders=TruewdInConfigurator=TruewdInConfigurator=True"/iframe

Esto deja solo la sección que necesitamos.

https://exceloffthegrid-my.sharepoint.com/personal/mark_exceloffthegrid_com/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx}action=embedviewAllowTyping=TrueActiveCell='Presentation'!A1wdHideGridlines=TruewdHideHeaders=TruewdInConfigurator=TruewdInConfigurator=True

Copie y pegue el código restante en la barra de direcciones de un navegador web.

¡AUGE! Nuestro panel de Excel ahora está disponible en pantalla completa para que los usuarios interactúen. Las segmentaciones funcionan y las fórmulas se actualizan, pero no se guardan cambios.

No necesitamos un sitio web; simplemente podemos enviar la URL a los usuarios, quienes pueden ver los informes.

Personalización de URL

La URL incluye la configuración que aplicamos en el cuadro de diálogo Insertar. Por lo tanto, los usuarios pueden editar la URL y aplicar otras configuraciones si así lo desean. Es posible que esto no sea ideal para su situación, así que tenga en cuenta que podría representar un riesgo en su situación.

La siguiente URL muestra cómo se aplican las configuraciones. Hay unseparando cada configuración.

https://exceloffthegrid-my.sharepoint.com/personal/mark_exceloffthegrid_com/_layouts/15/Doc.aspx?sourcedoc={xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx} action=embedview AllowTyping=True ActiveCell='Presentación'!A1 wdHideGridlines=True wdHideHeaders=True wdInConfigurator=TruewdInConfigurator=True

La siguiente es una lista de configuraciones que podemos usar:

• wdHideSheetTabs=Verdadero
  • Oculta las pestañas de las hojas que se muestran en la parte inferior del libro.
  • Si se excluyen, se muestran las pestañas.
• wdAllowInteractivity=Verdadero
  • Permite a los usuarios interactuar con el libro (por ejemplo, filtrado de tablas, filtrado de tablas dinámicas, segmentaciones, etc.)
  • Si se excluye, se permite la interactividad de forma predeterminada.
• Artículo = nombre del artículo
  • Solo muestra un elemento con nombre, como un rango, gráfico, tabla o tabla dinámica con nombre.
  • Se reemplazó itemName con el nombre que desea mostrar
  • Si se excluye, muestra el libro completo
• ActiveCell=Nombre de celda
  • Determina qué celda y hoja están activas cuando el libro se abre en el navegador.
  • Puede ser una referencia de celda o un rango con nombre.
  • La sintaxis es: 'Hoja%20Nombre'!A1 (%20 representa un carácter de espacio)
  • Si no se proporciona ninguna celda activa, se muestra la última vista guardada
• wdHideGridlines=Verdadero
  • Oculta las líneas de la cuadrícula de la hoja de trabajo
  • Si no se establece, el valor predeterminado es falso. Respetará si ya están ocultas las líneas de cuadrícula en el archivo original.
• wdHideHeaders=Verdadero
  • Oculta los encabezados de columnas y filas.
  • Si no se establece, el valor predeterminado es falso
• wdDownloadButton=Verdadero
  • Incluye el botón Descargar en la barra inferior para que los usuarios puedan descargar una copia del libro.
  • Si no se establece, el valor predeterminado es falso

¿Seguridad a nivel de fila?

Power BI tiene seguridad a nivel de fila; por lo tanto, los usuarios sólo tienen acceso a los datos que pueden ver. Sin embargo, utilizando el método de esta publicación, cada usuario puede ver todos los datos.

La única forma de restringir los datos en Excel es crear diferentes versiones del informe y tener URL independientes para cada una.

Conclusión

En Excel, podemos crear un informe interactivo, de solo lectura y basado en web desde Excel, similar a los de Power BI. Sin embargo, existen limitaciones de seguridad y solo podemos aplicarlas utilizando Excel Online.

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