Cómo eliminar espacios en Excel (7 formas sencillas)

El carácter de espacio para un usuario de Excel puede ser un verdadero problema. Al exportar datos desde varios sistemas de TI, esa exportación a menudo incluirá espacios adicionales alrededor de los valores. Encontrar una manera de eliminar espacios en Excel es una habilidad crucial para todo usuario.

A menudo no podemos ver los caracteres de espacio, pero Excel los ve. Pueden ser espacios iniciales o finales que se encuentran al inicio o al final de la cadena de texto, pero también podemos encontrar múltiples espacios entre palabras. Estos espacios provocan que los valores no coincidan y se produzcan errores de cálculo, lo que para un usuario de Excel es casi lo peor que le puede pasar.

En esta publicación, descubriremos cómo buscar y eliminar espacios adicionales en Excel para que nuestros datos puedan estar limpios y utilizables.

Los datos de ejemplo para esta publicación son:

En los datos de ejemplo, podemos ver muchos espacios finales, iniciales y múltiples.

Tabla de contenido

• Eliminar espacios en Excel – métodos simples
• Buscar y reemplazar (#1)
• Relleno instantáneo (#2)
• Funciones
• Función TRIM para eliminar espacios sobrantes (#3)
• SUSTITUIR Función para reemplazar espacios (#4)
• Métodos avanzados
• Consulta de energía (#5)
• Macro VBA (n.º 6)
• Secuencias de comandos de Office (n.º 7)
• Conclusión

Eliminar espacios en Excel – métodos simples

Podemos utilizar una funcionalidad simple de Excel para eliminar espacios adicionales, como Buscar y reemplazar o Relleno rápido. Estos son métodos rápidos y veloces, pero deben repetirse si los datos cambian. Por lo tanto, son ideales para actividades puntuales.

Buscar y reemplazar (#1)

Buscar y reemplazar puede parecer obvio, pero le sorprendería saber la cantidad de personas que no piensan en ello.

Si nuestros datos contienen espacios iniciales, finales o intermedios que deben eliminarse, el método Buscar y reemplazar es perfecto.

En nuestros datos de ejemplo, tenemos un problema con la columna Número de pieza; contiene muchos espacios rebeldes.

1. Seleccione el rango de celdas que se cambiarán (celdas B3-B10 en nuestro ejemplo)
2. Haga clic en Inicio Buscar Reemplazar (desplegable) Reemplazar… (atajo: Ctrl + H )
3. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, ingrese un espacio en el campo Buscar y deje el campo Reemplazar con en blanco.
4. Haga clic en reemplazar todo
   

¡Ta-dah! Simple.

Obviamente, si nuestros datos contienen espacios individuales, como el nombre de un proveedor, este enfoque no funcionará.

Si nuestros datos contienen espacios dobles que deben eliminarse, en el cuadro de diálogo Buscar reemplazar ingrese lo siguiente:

• Encontrar qué: [ingrese dos espacios]
• Reemplazar con: [ingrese un solo espacio]

Repita estos pasos varias veces hasta que no queden más elementos para reemplazar.

Relleno instantáneo (#2)

Flash Fill se introdujo en Excel 2013. Es fácil de usar e ideal para buscar patrones en cadenas de texto. Es una característica que se ejecuta en segundo plano y hace recomendaciones en puntos adecuados. Por lo tanto, es posible que haya utilizado Flash Fill antes sin saberlo.

Con nuestros datos a la izquierda, podemos escribir cómo debe mostrarse el primer valor. Luego, cuando comencemos a escribir un segundo valor, con suerte, Flash Fill entrará en acción y hará sugerencias.

Si está satisfecho con las recomendaciones, presione la tecla Tab para aceptarlas. Sin embargo, en nuestro ejemplo, notará que se ha eliminado el período entre Spares y com . Necesitamos seguir agregando más ejemplos para usar Flash Fill.

Una vez que hayamos introducido más valores:

1. Seleccione el rango de celdas a llenar
2. Haga clic en Relleno flash de datos
   

¡Hecho! Debido a que confiamos en el algoritmo de Excel, debemos verificar los otros valores para asegurarnos de que sean correctos. En la captura de pantalla siguiente, la columna F muestra los datos limpios.

Flash Fill es una característica bastante interesante.

Nota: Si Excel no puede encontrar un patrón coincidente, devolverá un mensaje de error.

Funciones

Si buscamos un método más dinámico para eliminar espacios innecesarios, entonces funciones como RECORTAR o SUSTITUIR pueden ser una mejor solución.

Las fórmulas son útiles si es probable que obtengamos nuevos datos y tengamos que realizar el proceso de eliminación de espacio nuevamente. Simplemente aplicamos la fórmula a los nuevos datos y se recalcula automáticamente.

Función TRIM para eliminar espacios sobrantes (#3)

La función TRIM realiza dos tareas:

• Elimina los espacios iniciales y finales.
• Reduce múltiples espacios a un solo espacio.

La función TRIM tiene un único argumento, que es el texto del que se eliminarán los espacios.

Regresemos y veamos cómo podemos usar esto con nuestra columna de nombre de proveedor.

La fórmula en la celda F3 es

=TRIM(C3)

El resultado es que se han eliminado los espacios. Es una función simple y poderosa.

Una vez calculado, si queremos, podemos copiar los valores de las celdas F3:F10 y pegar los valores en las celdas C3:C10. Alternativamente, podríamos conservar el cálculo para manejar cualquier cambio de datos futuro.

NOTA: Las versiones de recorte de VBA y Power Query son diferentes. No eliminan espacios adicionales en el medio de las cadenas.

SUSTITUIR Función para reemplazar espacios (#4)

Si desea combinar el resultado de Buscar reemplazo con el beneficio de una función, entonces SUSTITUIR es el camino a seguir para usted.

La función SUSTITUIR reemplaza caracteres específicos en una cadena de texto.

Sintaxis:

SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

Argumentos:

• Texto: El texto que contiene los caracteres a sustituir.
• Old_text: El texto a reemplazar
• New_text: El texto para reemplazar el old_text con
• Núm_instancia: opcional. Especifica qué aparición de texto_antiguo se debe reemplazar. por ejemplo, si es 2, entonces sólo se sustituye la segunda instancia de texto_antiguo. Si se excluye, se reemplazan todas las instancias de texto_antiguo.

Apliquemos SUSTITUTO a nuestros datos de ejemplo:

La fórmula en la celda F3 es:

=SUBSTITUTE(B3," ","")

SUSTITUIR utiliza la celda B3 y reemplaza todos los espacios con una cadena de texto vacía.

Métodos avanzados

Dependiendo de su escenario y experiencia específicos, es posible que esté utilizando funciones de Excel más avanzadas, como Power Query, macros de VBA u scripts de Office.

Como se trata de funciones más avanzadas, no las analizaremos paso a paso. Si ya los está utilizando, puede aplicar sus conocimientos existentes para aplicar las técnicas.

Consulta de energía (#5)

Power Query es la herramienta de Excel para limpiar datos sucios. Sin embargo, es tan fácil como utilizar los métodos anteriores.

Recortar los espacios iniciales y finales.

Para eliminar los espacios iniciales y finales, seleccione la columna que desea limpiar y haga clic en Transformar formato (desplegable) Recortar de la cinta.

Los espacios iniciales y finales se eliminan instantáneamente.

Eliminar espacios dobles dentro del texto

Desafortunadamente, la versión de recorte de Power Query no elimina los espacios dobles dentro de una cadena de texto. Entonces, si este es su escenario, debemos recurrir a una técnica más avanzada.

La siguiente función personalizada se puede utilizar para eliminar espacios. Ingrese la función en una consulta en blanco usando el Editor avanzado.

(textValue as text)=let    SplitText = Text.Split(textValue," "),    ListNonBlankValues = List.Select(SplitText, each _ ""),    TextJoinList = Text.Combine(ListNonBlankValues," ")in    TextJoinList

He llamado a esta consulta fxTrim.

Para aplicar esta función, haga clic en Agregar columna Columna personalizada

En la ventana Columna personalizada, podemos usar la función personalizada.

La fórmula utilizada anteriormente es:

=fxTrim([Proveedor])

Después de usar la función, se eliminan los espacios dobles. Una vez que los datos estén limpios, cárguelos nuevamente en Excel.

NOTA: Para conocer un método más avanzado para eliminar espacios en Power Query , consulte esta publicación: Eliminar espacios sobrantes en Power Query

Macro VBA (n.º 6)

Si eliminamos espacios con regularidad, tener una macro guardada en nuestro Libro de macros personal puede ser un método rápido y sencillo.

Recorte de VBA: elimine los espacios finales iniciales

El siguiente código elimina los espacios finales iniciales, pero no los espacios dobles, dentro de una cadena de texto.

Sub RemoveLeadingTrailingSpaces()Dim c As Range'Loop through each cell in selectionFor Each c In Selection    'Apply VBA Trim function to each cell    c = Trim(c)Next cEnd Sub

Recorte de Excel: elimine espacios iniciales, finales y dobles

El siguiente código replicará la función TRIM de Excel.

Sub RemoveAdditionalSpaces()Dim c As Range'Loop through each cell in selectionFor Each c In Selection    'Apply Excel TRIM function to each cell    c = Application.WorksheetFunction.Trim(c)Next cEnd Sub

Reemplazo de VBA: eliminar todos los espacios

El siguiente código elimina todos los espacios.

Sub RemoveAllSpaces()Dim c As Range'Loop through each cell in selectionFor Each c In Selection    'Apply VBA Replace function to remove spaces    c = Replace(c, " ", "")Next cEnd Sub

Secuencias de comandos de Office (n.º 7)

Si está utilizando Excel Online y tiene scripts de Office disponibles, puede utilizar los siguientes scripts:

Recortar los espacios finales iniciales

El siguiente script elimina los espacios finales iniciales.

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {//Declareandassignvariablefortheselectedcellslet rng = workbook.getSelectedRange();//Createarrayforthevaluesintherangelet arr = rng.getValues();//Loopthrougheachiteminthe2Darrayfor (let i = 0; i  arr.length; i++) {for(letj=0;jarr[0].length;j++){ //ApplyJavaScriptTrimfunctiontoeachcell arr[i][j] = arr[i][j].toString().trim(); }}//Push array back to cells using the setValues methodrng.setValues(arr);};

Recortar espacios iniciales, finales y dobles

El siguiente script replica el resultado de la función TRIM de Excel.

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {//Declareandassignvariablefortheselectedcellslet rng = workbook.getSelectedRange();//Createarrayforthevaluesintherangelet arr = rng.getValues();//Loopthrougheachiteminthe2Darrayfor (let i = 0; i  arr.length; i++) {for(letj=0;jarr[0].length;j++){  //ApplyRegExtoremoveadditionalspacesfunctiontoeachcell arr[i][j] = arr[i][j].toString().replace(/s+/g, ' ').trim(); }}//Push array back to cells using the setValues methodrng.setValues(arr);};

Eliminar todos los espacios

El siguiente script elimina todos los espacios.

function main(workbook: ExcelScript.Workbook) {//Declareandassignvariablefortheselectedcellslet rng = workbook.getSelectedRange();//Createarrayforthevaluesintherangelet arr = rng.getValues();//Loopthrougheachiteminthe2Darrayfor (let i = 0; i  arr.length; i++) {for(letj=0;jarr[0].length; j++) {  //ApplyJavaScriptReplacefunctiontoremoveallspacesarr[i][j]=arr[i][j].toString().replace(/s/g,''); }}//Push array back to cells using the setValues methodrng.setValues(arr);};

Conclusión

Ahí lo tienes, 7 formas de eliminar espacios en Excel.

Muchos dirían que sólo necesitamos una forma de lograrlo; sin embargo, el contexto lo es todo. ¿Por qué utilizar un método de Power Query si Buscar y reemplazar funciona? Pero si usa Power Query para extraer datos, el método Buscar y reemplazar sería inútil. Por lo tanto, la elección depende totalmente de su situación.

Con suerte, esta publicación le ha proporcionado suficientes formas de eliminar espacios en Excel, sin importar su escenario.

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