Cómo vincular Excel a Word
Hace unas semanas, escribí una publicación sobre cómo vincular archivos de Excel a PowerPoint . Aunque PowerPoint es probablemente la aplicación que más uso (después de Excel, claro), en tercer lugar estaría Word. Si, como yo, crea documentos de Word con regularidad o utiliza plantillas estándar, aprender a vincular Excel a Word puede ahorrarle mucho tiempo.
Si bien el proceso básico es el mismo que el de PowerPoint, el método de implementación es un poco diferente.
Vincular Excel a Word
El proceso de vincular un libro de Excel a un documento de Word es sencillo. Simplemente copie un rango de Excel. Luego, en Word, haga clic en Inicio - Pegar (flecha pequeña). Hay varias opciones, de forma predeterminada podemos hacer clic en los íconos para Pegar enlace y seguir formateando o Pegar enlace y fusionar formato.
Pero, si hacemos clic en Pegado especial... proporciona aún más opciones. Haga clic en el enlace Pegar y luego seleccione el tipo de pegado. Finalmente, haga clic en Aceptar para pegar el contenido de Excel en el documento de Word con las opciones seleccionadas.
Observe la cantidad de opciones de pegado disponibles para usted. Me gusta especialmente el texto sin formato, ya que puede usarse para agregar información variable a una oración estándar.
Dentro de Word, cuando se selecciona, cualquier texto vinculado se resaltará en gris (a menos que se haya cambiado la configuración en Word). Vea la captura de pantalla a continuación.
Códigos de campo
Una de las diferencias clave con PowerPoint es la existencia de códigos de campo. Este es el método mediante el cual Word inserta documentos vinculados y otras opciones dinámicas.
Puede ver el código detrás del Código de campo presionando Ctrl+F9 para ver todos los Códigos de campo, o Shift+F9 para mostrar solo el Código de campo seleccionado. La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo de un Código de campo.
Es posible editar manualmente el texto en el Código de campo. Además de cambiar la ruta del archivo y la dirección de la celda, también es posible cambiar los "interruptores". Los interruptores son los fragmentos de texto al final a los que les sigue "" por una carta o cartas. Los principales son:
| a | actualizar enlace automáticamente (actualización manual si no se utiliza el interruptor) |
| t | mostrar el elemento vinculado como texto |
| pag | mostrar el elemento vinculado como una imagen |
Se puede lograr mucho más a través de códigos de campo, pero eso realmente está fuera del alcance de esta publicación.
Actualizar y editar enlaces
La ventaja de vincular documentos es que, una vez creados, puede actualizar los valores vinculados rápidamente.
Enlace de actualización al abrir
Al abrir el documento de Word tendrás la opción de actualizar el documento con datos de los archivos vinculados.
Actualización bajo demanda
Si solo desea actualizar un solo enlace, puede hacer clic derecho en el enlace y luego seleccionar Actualizar enlace en el menú.
A través del submenú Objeto de hoja de trabajo vinculado (como se muestra arriba) hay más opciones para Editar, Abrir y Convertir Enlaces.
Actualizar con la opción “editar enlaces”
Esta opción está disponible a través del menú Objeto de hoja de trabajo vinculado como se muestra arriba, o a través de la cinta Archivo – Información – Editar enlaces a archivos (está en la esquina inferior derecha, pero solo una vez que se ha guardado el documento de Word).
Se abrirá la ventana Enlaces, que proporciona varias opciones para actualizar, editar y romper enlaces.
Los mejores consejos para vincular Excel a Word
Si vincula Excel a Word con frecuencia, pronto descubrirá que no siempre se comporta como cabría esperar. Estos son mis principales consejos para obtener los mejores resultados:
- Utilice rangos con nombre: agregar filas y columnas en una hoja de cálculo no cambiará la referencia del enlace en Word. Por ejemplo, si Word está vinculado a la celda A1, luego inserta una nueva columna al principio, la celda A1 se convertirá en la celda B1. Pero, Word todavía hace referencia a la celda A1. Esta ahora sería la celda incorrecta. Un rango con nombre ayuda a garantizar que se muestre el rango correcto en el documento.
- Word no sabrá si cambia el nombre o la ruta del archivo de un archivo vinculado (consulte el punto 3 a continuación para conocer la excepción). Debe asegurarse de que la versión más actualizada del archivo de Excel siempre tenga el mismo nombre y archivo. ruta, para que Word pueda encontrarla.
- El método más rápido para cambiar el origen de un archivo de Excel es tener abiertos tanto el archivo de Excel como el de Word vinculado. Luego, guarde el archivo de Excel con una nueva ruta o nombre de archivo. En esta circunstancia, Word actualizará la referencia al archivo automáticamente.
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