Lo que los expertos desearían haber sabido antes

Si de algo estoy seguro es de esto: Siempre hay algo nuevo que aprender en Excel . Algunas de esas cosas serán pequeños consejos y trucos que pueden ayudarte un poco, pero otras cosas que aprendas cambiarán las reglas del juego. Estos cambios de juego son cosas que ahorran horas de tiempo cada semana, que convierten algo complejo en algo fácil, que nos hacen decirnos a nosotros mismos "Ojalá hubiera sabido eso antes". El problema es que no sabemos lo que no sabemos. Entonces, les pregunté a algunos expertos: "¿Qué es lo único de Excel que desearías haber sabido antes?". A través de sus respuestas espero que podamos encontrar aquellos que cambien las reglas del juego y centrar nuestro aprendizaje en áreas que sabemos que les han funcionado.

Sumit Bansal – Trump Excel

“Una característica que desearía haber usado más a menudo son las tablas de Excel .

Convertir datos tabulares en una tabla de Excel realmente puede simplificar su uso posterior. Le resulta muy fácil consultar los puntos de datos por su nombre en lugar de por referencias.

Puede dar cuenta de nuevos puntos de datos, lo cual resulta útil al crear paneles o modelos de datos. Ahora, cada vez que creo un panel de Excel, lo primero que hago es convertir los datos en una tabla de Excel”.

Si desea saber más sobre las tablas, lea el artículo de Sumit aquí: https://trumpexcel.com/excel-table/

Dave Bruns – Excel Jet

“Ojalá hubiera conocido SUMPRODUCT antes. La función SUMPRODUCT es elegante, versátil y lógica. Pero SUMPRODUCT puede parecer aterrador o incluso aburrido a primera vista. No dejes que esto te desanime: vale la pena dedicarle tiempo y te sacará de muchos momentos difíciles.

Puedes usar SUMPRODUCT para contar y sumar como COUNTIFS y SUMIFS, pero con mucha más flexibilidad. Y SUMPRODUCT puede manejar matrices de forma nativa, sin control + shift + enter. Esto significa que puedes hacer fácilmente cosas como esta:

=SUMAPRODUCTO(LEN(A1:A10))

para contar todos los caracteres en A1:A10.

O esto:

=SUMAPRODUCTO((LEN(A1:A10)5)*(B1:B10=”rojo”))

para contar filas con más de 5 caracteres en la columna A y "rojo" en la columna B.

O esto:

=SUMAPRODUCTO((MES(fechas)=3)*(DÍA SEMANAL(fechas)=2)*ventas)

para sumar las ventas totales los lunes de marzo.

Hay muchos usos para SUMPRODUCT y es una excelente manera de comenzar a aprender fórmulas matrices básicas en Excel”.

Descubra más sobre SUMPRODUCT en el artículo de Dave aquí: https://exceljet.net/excel-functions/excel-sumproduct-function

David Hager – Excel para usted

“Fui uno de los MVP originales seleccionados cuando se creó el programa. 1995 – 2003

Me corté los dientes en Excel con fórmulas matriciales y el lenguaje de macros xlm. Entonces, no estaba listo para aprender VBA cuando salió en 1995. Esa desgana ralentizó mi desarrollo como desarrollador profesional de Excel. Recientemente he visto la misma renuencia entre los profesionales de Excel a dedicar tiempo a aprender sobre DAX y Power Query y los animo a que se lancen de inmediato”.

Puedes leer los artículos de David en su sitio web: https://dhexcel1.wordpress.com/

Kasper Langmann – Hoja de cálculo

“Cuando comencé con Excel, trabajaba mucho con BUSCARV, como hace la mayoría de la gente. Utilicé BUSCARV en enormes hojas de cálculo.
En los casos en que la columna de retorno estaba a la izquierda de la columna de búsqueda, pasé muchas horas reorganizando los datos.

Si hubiera sabido sobre INDEX + MATCH en ese momento, podría haberme ahorrado muchas horas.

Entonces, si usas BUSCARV un par de veces a la semana, entonces te debes a ti mismo aprender ÍNDICE + COINCIDIR”.

¿Quieres aprender ÍNDICE / PARTIDO? Consulte el artículo de Kasper: http://spreadsheeto.com/index-match/

También tengo una publicación sobre los usos avanzados de INDEX MATCH y por qué es mejor y VLOOKUP .

Sam McIntire - Escritorio brillante

“De todas las características de Excel, hay una que aprendí muy tarde y desearía haber aprendido antes: Tablas .

Las tablas son una forma fantástica de formatear datos en Excel de forma rápida y sencilla, y tienen varias ventajas:

• Automáticamente dan formato hermoso a sus datos, con filas bien rayadas y encabezados claros;
• Automáticamente nombran rangos dentro de su conjunto de datos, por lo que puede hacer referencia a ellos por nombre en lugar de por número de celda; y
• Completan automáticamente las fórmulas en las columnas cuando se modifican, lo que le ahorra un montón de tiempo de "copiar y pegar".

Para obtener más información sobre las tablas, puede consultar el artículo de Deskbright en https://www.deskbright.com/excel/using-tables-in-excel/ .

John Michaloudis - Mi Excel en línea

“¡Mi respuesta es tablas dinámicas ! Solía ​​​​usar muchas fórmulas para analizar mi conjunto de datos.

Aprender fórmulas no es fácil ya que hay muchas pruebas, errores y frustraciones. Las fórmulas son geniales una vez que las conoces, pero la curva de aprendizaje puede ser lenta y constante.

Avance rápido a las tablas dinámicas.

Con su configuración con un solo clic y su facilidad de arrastrar y soltar, olvidará la molestia de usar fórmulas para analizar sus datos.

Las tablas dinámicas le permiten analizar sus datos en un informe resumido rápido, brindándole métricas clave en un panel que conduce a decisiones comerciales perspicaces”.

Puede consultar el seminario web gratuito de John sobre tablas dinámicas para descubrir cómo crear fácilmente tablas dinámicas: http://www.myexcelonline.com/pivottable-webinar

Alan Murray - Computadora Gaga

“Mi mayor momento de sorpresa en Excel fue comprender el poder de SUMPRODUCT . Es una función tan poderosa y versátil que he escrito y hablado sobre ella muchas veces.

Su propósito (como su nombre lo indica) es encontrar el producto a partir de rangos de valores y luego sumarlos. Sin embargo, esto se puede manipular para que SUMPRODUCT logre algunas tareas impresionantes.

Se utiliza habitualmente como alternativa a las fórmulas matriciales. Puede sumar, contar o buscar valores dependiendo de cualquier número de condiciones. Puedes ver algunos de estos ejemplos en mi tutorial de 5 maravillosos ejemplos de SUMPRODUCT .

También lo he usado para crear mis tablas de ligas deportivas automatizadas debido a su capacidad para manejar los criterios complejos utilizados en las clasificaciones de ligas. El potencial es tan vasto; Creo que es un momento Excel que cambia la vida”.

¿Nuevo en esta maravillosa función? Conozca la función SUMPRODUCT aquí: https://www.computergaga.com/blog/5-groovy-sumproduct-examples-advanced-excel-formula-tutorials/

Chris Newman – El gurú de las hojas de cálculo

“Mi idea inicial fue aventurarme a utilizar atajos de teclado. Los atajos de F4 y Alt + Tab fueron algunos de los que me vinieron a la mente cuando, literalmente, recuerdo que me quedé boquiabierto cuando supe lo que podían hacer. Pero decidí no seguir ese camino, porque los atajos de teclado, en general, pueden ahorrarle a cualquiera una enorme cantidad de tiempo, pero el poder de los atajos de teclado depende de cómo un usuario individual usa Excel.

Lo único sobre Excel que desearía haber sabido antes es cómo escribir formatos de números personalizados . Los formatos de números personalizados son increíbles porque pueden enmascarar valores visualmente, lo que permite que sus fórmulas hagan los cálculos detrás de escena y que su audiencia comprenda fácilmente cómo se organizan los datos.

Imagine esto, tiene encabezados de columna llamados "Enero", "Febrero", "Marzo", pero necesita realizar una función SUMIFS() en rangos de fechas que abarcan esos meses. En lugar de agregar celdas auxiliares o crear una fórmula compleja, simplemente puede cambiar los encabezados a fechas (es decir, 1/1/2017, 1/2/2017, 1/3/2017) y usar un formato de número personalizado para que aparezca como aunque el texto del encabezado original (es decir, “enero”, “febrero”, “marzo”) aún permanece.

Podría analizar muchos más ejemplos de cómo los formatos de números personalizados pueden mejorar la configuración de sus hojas de cálculo, desde insertar símbolos de flecha hacia arriba/abajo para variaciones hasta hacer que sus números se muestren en millones. La conclusión es que si comprende cómo escribir reglas de formato de números personalizadas, las posibilidades de enmascarar sus valores son casi infinitas. Definitivamente, esta es una característica de Excel que uso con bastante frecuencia y definitivamente desearía haberla dominado hace años”.

Consulte los tutoriales de Chris y los complementos que le ahorrarán tiempo en su sitio web: https://www.thespreadsheetguru.com/

Oz du Soleil – Excel en llamas

“¿Qué es lo que me gustaría haber sabido antes sobre Excel? ¡Mesas!

Si hubiera sabido acerca de las tablas, podría haberme salteado años de escribir código VBA y crear paneles de control complicados y torpes.

Mesas. Hermosas mesas.

En lugar de que una fórmula haga referencia a un rango estático, la fórmula puede hacer referencia a una columna o fila específica de una tabla. Las tablas absorben automáticamente datos nuevos, lo que reduce la posibilidad de tener cálculos que no se actualizan con los cambios. Una tabla dinámica que está vinculada a una tabla se flexionará fácilmente a medida que cambien los datos de origen en la tabla.

¿Pero cómo es que me perdí las Tablas durante tanto tiempo? Porque el ícono de Tablas en Excel se ve exactamente igual al ícono de Tabla en Word.

Una tabla en Word es solo una cuadrícula. No hace mucho. Por lo tanto, asumí que la tabla en Excel era una cuadrícula irresponsable y no podía entender por qué alguien pondría una cuadrícula en otra cuadrícula.

Y un día… un día tomé conciencia de la majestuosidad. “

Oz es el maestro del análisis y manipulación de datos. Consulte el canal de YouTube de Oz, Excel on Fire: https://www.youtube.com/c/OzduSoleilDATA

Ryan Wells – WellsR.com

“Una característica de Excel que desearía haber conocido antes es que puedes crear tus propias funciones poderosas definidas por el usuario para acortar fórmulas complejas que te encuentras escribiendo repetidamente.

Por ejemplo, a menudo tengo que comparar resultados de diferentes fuentes para ver si coinciden, así que hice esta función de comparación para evitar tener que escribir una declaración =IF() complicada cada vez. También creé uno para facilitar la interpolación lineal .

La mejor parte es que puedes guardar tus funciones personalizadas como un complemento de Excel para que siempre estén ahí cuando las necesites. Todo lo que tiene que hacer es ir a Guardar archivo como y seleccionar "Complemento de Excel" en el menú desplegable. ¡Instale el complemento y estará listo!

El blog de Ryan está lleno de excelentes artículos de VBA: http://wellsr.com/

Hay muchas funciones definidas por el usuario aquí en Excel Off The Grid que pueden resultarle interesantes:

• Cambiar o insertar imágenes basadas en valores de celda
• Establecer el eje del gráfico mínimo y máximo según un valor de celda
• Cree títulos de gráficos dinámicos con formato personalizado

Niels Weterings – Excel Fácil

“Ojalá hubiera sabido antes cómo crear fórmulas matriciales en Excel. Las fórmulas de matriz de una sola celda realizan múltiples cálculos en una celda.

La mayoría de los principiantes no saben que es necesario finalizar una fórmula matricial presionando CTRL + MAYÚS + ENTRAR. La barra de fórmulas indica que ha ingresado una fórmula matricial al rodear la fórmula con llaves {}. No los escriba usted mismo. Por ejemplo:

Para contar todos los caracteres en A1:A5 use

{=SUM(LARGO(A1:A5))}

Sin esta fórmula matricial, tendría que crear un rango adicional (B1:B5) con la cantidad de caracteres en cada celda. A continuación, =SUM(B1:B5) da exactamente el mismo resultado.

Para sumar un rango (A1:A7) con errores utilice

{=SUM(SIERROR(A1:A7,0))}

Para sumar los 4 números más grandes en A1:A11 use

{=SUM(GRANDE(A1:A11,{1,2,3,4}))}

¡El cielo es el limite! Las fórmulas matriciales eliminan los cálculos intermedios y mantienen limpia la hoja de cálculo”.

Para obtener mucho más información sobre las fórmulas matriciales en Excel, visite: http://www.excel-easy.com/functions/array-formulas.html

Encuentre mi artículo sobre el uso de fórmulas matrices básicas aquí .

¿Qué hay de mí?

Cuando trato con Excel, constantemente digo "Ojalá lo hubiera sabido antes". Pero, si tuviera que elegir una cosa, sería comprender el poder real de la función ÍNDICE .

INDEX es una función tan simple que realmente no destaca por ser nada especial. Pero no me había dado cuenta de una cosa importante. . . ¡INDEX no devuelve un valor! Permítanme decirlo de nuevo, sólo para que se asimile. . . ¡INDEX no devuelve un valor! Si esto te confunde, no me sorprende. Cuando usamos la función ÍNDICE, en lugar de devolver un valor, devuelve una dirección de celda.

=INDEX(A1:A10,4) es exactamente lo mismo que escribir =A4.

Separe dos funciones ÍNDICE con dos puntos y obtendrá un rango dinámico

=SUM(INDEX(A1:A10,4):INDEX(B1:B10,9)) es exactamente igual que =SUM(A4:B9)

Esto abrió la puerta a un mundo completamente nuevo de dinámicas y fórmulas avanzadas que ni siquiera tenía idea de que fuera posible. Consulte estas publicaciones para ver ejemplos del uso de INDEX de nuevas formas:

• La verdadera razón por la que INDEX/MATCH es mejor que BUSCARV
• 3 formas de cambiar o insertar imágenes basadas en valores de celda
• INDEX MATCH MATCH en Excel: búsqueda de 2 dimensiones

Conclusión

¿Hay algo ahí que aún no hayas dominado? Quiero decir, verdaderamente dominado. Si es así, tómate el tiempo para aprender estas características y técnicas de Excel. Quizás descubras algo sorprendente que ni siquiera conocías.

Para cada problema que enfrentamos en Excel tenemos que crear soluciones, y cada una de esas soluciones nos enseña algo nuevo. Puede resultar frustrante descubrir finalmente algo que nos habría hecho la vida más fácil si lo hubiésemos sabido. Sin embargo, me gustaría terminar este post con la respuesta de Jon Peltier, porque por más frustrante que pueda ser, es un viaje de aprendizaje.

Jon Peltier – Peltiertech

“Ciertamente, ha habido cosas sobre Excel que descubrí mucho después de que hubieran sido útiles, pero generalmente ha habido otra forma de obtener lo que necesitaba. Cuando me entero de algo en particular que no sabía, mi respuesta suele ser "Hmm, algo más" en lugar de "Ojalá lo supiera".

Jon tiene el mejor sitio web de gráficos de Excel que existe, incluidos algunos complementos que le permitirán ahorrar tiempo. Compruébalo aquí: http://peltiertech.com/

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