Cómo obtener datos de la lista de SharePoint con Power Query
SharePoint se está convirtiendo en una fuente de datos común para muchas organizaciones. Con el aumento de usuarios con licencias de Microsoft 365, creo que podemos asumir que esto seguirá creciendo. Teams, OneDrive y Lists se basan en la plataforma SharePoint; por tanto, es fácil interactuar con SharePoint sin saberlo. Dado este aumento, pensé que deberíamos ver cómo obtener datos de una lista de SharePoint mediante Power Query.
Tabla de contenido
- Obtener la URL del sitio de SharePoint
- Obtenga la lista de SharePoint en Power Query
- Lista de SharePoint
- Lista en línea de SharePoint
- ¿Qué datos están disponibles?
- Lista en línea de SharePoint
- Lista de SharePoint
- Cargando los datos
- ¿Cargar en una tabla de Excel? ¿Necesitamos Power Query?
- Conclusión
Nota: En esta publicación, analizamos el uso de SharePoint en línea. No estamos considerando instalaciones locales, pero muchos principios serán los mismos.
La primera parte de conectarse a una lista de SharePoint es encontrar la URL. Desafortunadamente, no es tan sencillo como copiar la URL de la barra de direcciones.
En la imagen de arriba, tengo una lista de SharePoint. La URL es:
https://exceloffthegrid.sharepoint.com/sites/SharePointExample/Lists/PQ%20Example/AllItems.aspxSin embargo, no queremos la URL completa de la lista. Sólo necesitamos la URL del sitio. Esto incluye hasta e incluyendo el texto después de la palabra sitios/ .
https://exceloffthegrid.sharepoint.com/sites/SharePointExample/Lists/PQ%20Example/AllItems.aspxCopia esta parte del texto.
Ahora vayamos a Excel.
Hay dos conectores de lista de SharePoint, lista de SharePoint y lista de SharePoint Online. Las diferencias entre los dos conectores quedarán claras en la siguiente sección.
Por ahora, elige uno; ingrese la URL del sitio desde arriba, luego haga clic en Aceptar.
Se conecta a SharePoint local y en línea.
Haga clic en Datos Obtener datos de otras fuentes Lista de SharePoint
Se conecta únicamente a SharePoint Online.
Haga clic en Datos Obtener datos de la lista de servicios en línea de SharePoint Online
Seleccionar Implementación 2.0 nos permite recuperar todas las columnas de la lista, o solo aquellas en la vista predeterminada.
La ventana del Navegador abre todos los elementos relacionados con el sitio de SharePoint. Seleccione el sitio para cargar en Power Query y luego haga clic en Transformar datos.
Power Query muestra la lista en la ventana de vista previa.
¿Qué datos están disponibles?
Dependiendo del conector seleccionado, vemos diferentes vistas de datos:
Si seleccionó Lista de SharePoint Online , verá diferentes columnas según la opción Modo de visualización elegida en el conector.
- Predeterminado: solo los datos en la vista predeterminada, más una columna de ID
- Todo: todos los datos de la Lista, más campos adicionales para el creador, modificador, archivos adjuntos, números de versión, etc.
Podemos cambiar entre vistas editando el código M del paso Fuente. En el parámetro ViewMode, ingrese el texto "Todos" o "Predeterminado", como se muestra en el siguiente ejemplo.
= SharePoint.Tables("https://exceloffthegrid.sharepoint.com/sites/SharePointExample/", [Implementation="2.0", ViewMode="All"])Si seleccionamos la Lista de SharePoint , es posible que haya más columnas de las que esperaba.
Estas columnas adicionales nos dan acceso a los metadatos de cada registro. Por ejemplo, al seleccionar un valor en el campo Editor se muestran los detalles sobre la última persona que cambió el valor (lo que podría resultar útil en algún momento).
Simplemente podemos seleccionar los campos que deseamos conservar y hacer clic en Inicio Eliminar columnas Eliminar otras columnas.
El código M en el paso Fuente para este conector es el siguiente. Por lo tanto, si quisiéramos, podríamos cambiar a la Lista de SharePoint Online cambiando los parámetros de consulta a los que se muestran en la sección Lista de SharePoint Online anterior.
= SharePoint.Tables("https://exceloffthegrid.sharepoint.com/sites/SharePointExample/", [ApiVersion = 15])Cargando los datos
En Power Query, haga clic en Inicio Cerrar Cargar en...
Esto conduce a la ventana de diálogo Importar datos. Desde aquí, puedes decidir dónde colocar los datos.
¿Cargar en una tabla de Excel? ¿Necesitamos Power Query?
Si cargamos los datos en una tabla de Excel sin ninguna otra transformación, una alternativa es un archivo .iqy .
En SharePoint, haga clic en Exportar Exportar a Excel.
Esto descarga un archivo llamado query.iqy . Haga doble clic en el archivo para abrirlo en Excel; esto crea un libro de trabajo que contiene una tabla con una conexión activa a la lista de SharePoint.
Para actualizar la tabla, haga clic en Actualizar datos.
Sin embargo, si necesita hacer algo más con los datos, Power Query es la mejor opción.
Conclusión
Con el mayor uso de SharePoint (incluidos Teams, OneDrive y Lists), se está convirtiendo en una fuente más común de almacenamiento de datos. En esta publicación, hemos visto cómo conectarse fácilmente a estos datos y cargarlos en Excel usando Power Query.
Artículos Relacionados:
- Obtenga datos de OneDrive o SharePoint con Power Query
- Obtenga datos de archivos personales de OneDrive con Power Query
- Cómo introducir datos en Power Query: 5 fuentes de datos comunes
Deja una respuesta