Apilar o ajustar columnas

Me preguntaron cómo preparar una tabla con 50 columnas para imprimir. La solicitud específica fue dividir cada registro de la tabla de datos en varias filas impresas con una fila en blanco entre cada registro. Básicamente, queremos que las columnas se ajusten cuando se impriman. En esta publicación, mostraré cómo definir grupos de columnas que se pueden apilar para imprimir con Power Query.

Objetivo

Antes de llegar demasiado lejos, visualicemos la situación. Tenemos una tabla de costos de trabajo con un montón de columnas, como esta:

No podemos imprimir esto de manera efectiva debido a la cantidad de columnas. Si los ajustamos para imprimir en una página, el tamaño de fuente es demasiado pequeño. Por lo tanto, necesitamos de alguna manera lograr que Excel ajuste o apile grupos de columnas. De esa manera, cada fila de costo del trabajo se convierte en varias filas impresas con una fila en blanco entre cada trabajo. Más como esto:

Como se trata de Excel, existen múltiples opciones, incluidas fórmulas. En esta publicación, demostraré una opción que usa Power Query. Esta opción tiene la ventaja de que se adaptará dinámicamente a las nuevas filas de la fuente de datos cuando se actualice.

Video

Descripción general

Seguiremos los siguientes pasos.

1. Elija las columnas para cada fila del informe
2. combinarlos
3. Formatear la tabla del informe

¡Hagámoslo!

Nota: este tutorial utiliza Power Query… puede determinar rápidamente si su versión de Excel incluye Power Query haciendo clic en la pestaña Datos y buscando el grupo de comandos “Obtener y transformar datos”.

Pasos detallados

Tiempo necesario: 15 minutos

Descripción general: crearemos una nueva consulta para cada fila del informe que defina sus columnas. Luego, agregaremos las consultas. Finalmente, aplicamos algo de formato a la tabla de resultados.

1. Elija las columnas para cada fila del informe

   Realizaremos este paso para cada fila del informe.

   Nuestra ilustración crea cuatro filas de informe para cada trabajo:
   Fila 1 del informe: ID del trabajo
   Fila 2 del informe: Propietario, organización, tipo, Código del sistema, PM… Tipo de factura
   Fila 3 del informe: Horas actuales, Costo actual, Horas YTD…
   Fila 4 del informe PctBud: fila en blanco

   Dado que nuestro informe contiene 4 filas por trabajo, realizaremos estos pasos 4 veces.

   A. En Excel, seleccione la tabla de datos
   B. Datos Obtener datos De tabla/rango
   C. Seleccione las columnas que aparecerán en esta fila (por ejemplo, ID de trabajo)
   D. Inicio Eliminar columnas Eliminar otras columnas
   E. Transformar Utilice encabezados como primera fila
   F. Agregar columna Columna de índice Desde 1
   G. Agregar columna Columna personalizada “Fila” =1 (2, 3, 4,…)

   

   H. Asigne un nombre a la consulta Fila1, Fila2,…
   I. Cerrar y cargar en… Consulta de conexión únicamente.

   Al finalizar, tendremos una nueva consulta para cada fila del informe. Ahora toca combinarlos.

2. combinarlos

   Para combinar las consultas de filas individuales en Excel:

   A. Datos Obtener datos Combinar consultas Agregar
   B. Tres o más tablas Agréguelas en orden:

   

   C. Ordenar por columna de índice
   D. Ordenar por columna de fila
   E. Eliminar las columnas Índice y Fila
   F. Cerrar y cargar en… tabla

   La tabla de resultados aparece en Excel y ahora estamos listos para formatearla.

3. Formatear la tabla del informe

   Utilice la pestaña Herramientas de tabla para formatear como desee.

   

   Estos son los pasos que utilicé para crear el informe que se muestra arriba:
   A. Pestaña Tabla desmarque Fila de encabezado
   B. Se aplicó negrita a las tres primeras filas del informe
   C. Pestaña Tabla desmarque Filas con bandas
   D. Pestaña Tabla marque Columnas con bandas
   E. Pestaña Tabla Estilos de tabla

Una vez que esta solución esté implementada, podemos simplemente hacer clic derecho y Actualizar para extraer cualquier trabajo nuevo de la tabla de fuente de datos.

Si tiene alguna alternativa que prefiera o tiene alguna mejora en este enfoque, compártala publicando un comentario a continuación… ¡gracias!

Archivo de muestra:

Columnas apiladasDescargar