Batalla de pesos pesados: BUSCARV

Esta es la primera publicación de una serie llamada Batalla de pesos pesados. En la serie, usaremos una metáfora del boxeo para comparar BUSCARV y SUMIFS. Ahora, mientras lees el siguiente párrafo, usa tu mejor voz de locutor y asegúrate de imaginar el rugido de una multitud vitoreando

“Damas y caballeros, bienvenidos al evento principal de la velada. En vivo desde Las Vegas, tenemos una verdadera batalla de pesos pesados. A mi izquierda, con calzoncillos rojos, el campeón de peso pesado de todas las funciones de búsqueda de Excel… ¡¡¡VVVVVVVLLOOKKUUPPPPPP!!!!!!”

[¡¡Y la multitud se vuelve loca!!]

“En la esquina opuesta, vestido de azul, el retador de esta noche… ¡SSSUUUMMMMMIFFFFSSSSS!”

[¡¡Más aplausos!!]

“Esta noche seremos testigos del combate más esperado en la historia del boxeo de Excel. Ahora, para el campeonato mundial de peso pesado… ¡preparémonos para la pelea!

[¡¡La multitud ruge fuerte!!]

Divertido, ¿verdad?

Antes de continuar, abordemos una pregunta que puede tener en mente. Puede sonar algo así: “Jeff… ¡espera un segundo! ¿Por qué comparamos BUSCARV con SUMIFS? Quiero decir, SUMIFS NO es una función de búsqueda. Entonces, ¿no deberíamos comparar BUSCARV con ÍNDICE/COINCIDIR? Excelente pregunta y, francamente, el objetivo de esta serie.

Cuando un usuario de Excel tiene que realizar una búsqueda, le vienen a la mente las funciones de búsqueda tradicionales. Los usuarios de Excel no piensan en SUMIFS cuando realizan tareas de búsqueda. Pero… SUMIFS es una excelente función de búsqueda cuando el valor que devuelve es un número. Entonces, el propósito de esta serie es comparar las diferencias clave entre BUSCARV y SUMIFS para que nos sintamos cómodos sabiendo cuál usar en una situación determinada. ¿Suena bien? Muy bien, ¡vamos a ello!

Ahora es el momento de enfrentarnos a nuestros competidores. Comenzaremos presentando BUSCARV en esta publicación, SUMIFS en la siguiente publicación, y luego comenzará la batalla.

Nota: dependiendo de tu versión de Excel, es posible que tengas BUSCAR XL como opción… más información aquí: https://www.excel-university.com/xlookup/

BUSCARV

BUSCARV tiene una carrera impresionante y ha sido una función popular de Excel durante décadas. (Literalmente… décadas). Cuando le pide a un usuario de Excel que enumere sus funciones favoritas, BUSCARV probablemente estará en esa lista. Es una función crítica de Excel y casi se ha convertido en una medida del nivel de habilidad de una persona en Excel. De hecho, las personas que se entrevistan para un puesto de trabajo a menudo escuchan esta pregunta: “¿Conoce BUSCARV?”

Entonces, ¿qué tiene esta función que encanta a los usuarios de Excel? ¿Cuál es el problema? ¿Qué hace? Está diseñado para recuperar un valor relacionado. Si no ha utilizado BUSCARV antes, esta explicación es demasiado vaga, por lo que veremos dos ejemplos específicos.

Ejemplo 1: BUSCARV FALSO

Digamos que necesita preparar un pequeño informe para mostrar los montos de algunas cuentas seleccionadas. Comienza escribiendo los nombres de las cuentas y luego deja algunas celdas para los montos. Quizás se parezca a esto:

Ahora necesita completar la columna Monto. Puede buscar los valores manualmente y escribirlos en Excel. O bien, puede utilizar BUSCARV, que está diseñado para recuperar un valor relacionado.

Entonces, ¿hacia dónde mira exactamente? Buscará los valores relacionados en una tabla de búsqueda. Nuestra tabla de búsqueda se llama Tabla1 y tiene este aspecto:

Si piensa en esto por un momento, la función BUSCARV necesitará conocer algunos datos para poder realizar esta tarea. Necesitará saber qué cuenta está intentando encontrar (por ejemplo, “Comisiones de contabilidad”). Necesitará saber dónde está mirando (por ejemplo, “Tabla1”). Y necesitará saber qué columna tiene el valor que desea devolver (por ejemplo, la segunda columna dentro de la tabla de búsqueda). Proporcionamos esta información, en este orden, utilizando los argumentos de la función de la siguiente manera:

= BUSCARV (valor_buscado, matriz_tabla, núm_índice_columna)

Dónde:

• valor_buscado es el valor que estamos tratando de encontrar
• table_array es la tabla de búsqueda
• col_index_num es la columna que tiene el valor que queremos devolver a la celda de fórmula

Pero también tiene un argumento adicional que nos permite controlar qué tipo de búsqueda queremos realizar. Este cuarto argumento, opcional, se llama range_lookup. Por ahora, usaremos FALSE porque estamos haciendo una “coincidencia exacta”… es decir… estamos buscando un nombre de cuenta que coincida exactamente (no distingue entre mayúsculas y minúsculas).

Entonces, incluyendo este cuarto argumento, nuestra función actualizada se ve así:

=BUSCARV(valor_búsqueda, matriz_tabla, núm_índice_columna, [rango_búsqueda])

Dónde:

• valor_buscado es el valor que estamos tratando de encontrar
• table_array es la tabla de búsqueda
• col_index_num es la columna que tiene el valor que queremos devolver a la celda de fórmula
• [range_lookup] – argumento opcional… FALSO (o 0) significa coincidencia exacta, VERDADERO (u omitido) significa coincidencia aproximada

Examinaremos este cuarto argumento con más detalle en el próximo ejercicio. Por ahora, solo recuerde, FALSO (o 0) significa que queremos encontrar un nombre de cuenta que coincida exactamente.

Por tanto, en nuestra primera celda Importe, escribimos lo siguiente:

=BUSCARV(B8, Tabla1, 2, FALSO)

Le damos a Enter y bam…

Sí… ¡funcionó! Lo llenamos y bam…

¡Nuestro informe está listo!

Entonces, esa es la idea general de recuperar un valor relacionado con BUSCARV. Pero antes de continuar, repasemos algunos puntos clave:

• BUSCARV recupera un valor relacionado
• El primer argumento es el valor_buscado, el valor que estamos tratando de encontrar.
• El segundo argumento es table_array, que es la tabla de búsqueda.
• El tercer argumento es col_index_num, que es un número entero que indica qué columna dentro del rango de búsqueda tiene el valor que desea devolver (es decir, 2 para la segunda columna dentro de la tabla de búsqueda, 3 para la tercera columna, etc.)
• El cuarto argumento es range_lookup y, por ahora, usamos FALSE, que significa coincidencia exacta.
• Busca verticalmente (arriba y abajo) un valor coincidente (es decir, una búsqueda vertical, BUSCARV… puede hacer una búsqueda horizontal con BUSCARH si es necesario)
• Una vez que encuentra su coincidencia, se mueve hacia la derecha para recuperar el valor relacionado.
• La función busca el valor_buscado en la primera columna (más a la izquierda) dentro de table_array

¿Hasta ahora, todo bien? Genial, ahora examinemos el cuarto argumento mirando el siguiente ejemplo.

Ejemplo 2: BUSCARV VERDADERO

Digamos que no está buscando un valor coincidente exacto… digamos que está buscando un valor que se encuentre dentro de un rango de valores. Cuando pensamos en cadenas de texto, como el nombre de una cuenta, esto no tiene mucho sentido. Pero empieza a tener más sentido cuando pensamos en números, como valores que se encuentran dentro del rango de 100 a 200, o de 200 a 300, etc.

Para usar un ejemplo concreto, digamos que la gerencia ha elaborado un programa de bonificaciones basado en las ventas. Proporciona el monto del bono que pagamos en función del monto de las ventas. Se parece a esto:

Esto nos dice que si el monto de las ventas está entre 0 (inclusive) y 10,000 (exclusivo), el monto del bono es 0. Y si las ventas caen entre 10,000 (inclusive) y 50,000 (exclusivo), el monto del bono es 1,000. Si las ventas están entre 50.000 (inclusive) y 100.000 (exclusivo), el monto del bono es 2.500. Etcétera.

Queremos poder ingresar un monto de ventas en una celda y hacer que una fórmula de Excel recupere el monto de bonificación correspondiente. Configuramos una hoja de trabajo en consecuencia:

Para que Excel recupere el monto del bono correspondiente, podemos usar BUSCARV. Suponiendo que nuestra tabla de bonificación se llame Tabla2, nuestra fórmula en C9 se vería así:

=BUSCARV(C8, Tabla2, 2, VERDADERO)

Dónde:

• C8 es el valor de búsqueda (el monto de las ventas)
• Table2 es la tabla de búsqueda (programa de bonificación)
• 2 es la columna con el valor a devolver (monto del bono)
• VERDADERO significa búsqueda de rango (no buscamos una cantidad de ventas que coincida exactamente)

Pulsamos Enter y bam, la función devuelve 1000 como se esperaba:

Podemos ingresar otro valor de ventas y bam, devuelve 1000 como se esperaba:

Introducimos otro valor de venta, y bam… nos devuelve 2.500 como se esperaba:

Sí… ¡funciona!

Entonces, ¿cómo funciona exactamente esta lógica de búsqueda de rango? Así es como lo pienso. BUSCARV comienza en la primera fila de la tabla de búsqueda y avanza hacia abajo, tratando de encontrar una fila donde el valor de ventas (valor de búsqueda) sea mayor o igual a la fila actual Y menor que la fila siguiente.

Aquí hay algunos puntos clave sobre BUSCARV VERDADERO:

• La tabla de búsqueda debe ordenarse en orden ascendente según la columna de búsqueda (primera columna).
• El cuarto argumento se puede omitir o expresar como VERDADERO (o un número distinto de cero) para realizar una búsqueda de rango.
• En la práctica, uso esto principalmente con valores de búsqueda numéricos, pero técnicamente también funciona con cadenas de texto.
• Piense en este argumento como si permitiera una búsqueda de rango, no como si realizara una coincidencia aproximada (o difusa). Si necesita hacer una coincidencia aproximada o aproximada, consulte mis publicaciones de coincidencias parciales o de coincidencias aproximadas .

Conclusión

Muy bien amigo mío, esta es una introducción básica al campeón BUSCARV. En la próxima publicación de la serie, conoceremos al retador SUMIFS. Mientras tanto, si desea obtener más información sobre BUSCARV, escribí otra serie a la que puede consultar aquí .

Archivo de muestra: Presentación de VLOOKUP.xlsx