Bucle de velocidad 3: darse cuenta de la ganancia

Esta es la tercera y última publicación de la serie Speed ​​Loop. En la primera publicación , identificamos y preparamos nuestros libros de trabajo de proyectos recurrentes para acelerarlos. En la segunda publicación , aumentamos su valor mejorando la eficiencia y la precisión. Ahora es el momento de aprovechar nuestro ahorro de tiempo. El último paso es: darse cuenta de la ganancia.

Antes de entrar en detalles, echemos un vistazo rápido a la imagen de Speed ​​Loop:

Darse cuenta de la ganancia

Entramos en la etapa Realizar ganancia cuando salimos del circuito. Salimos del circuito una vez que todas, o casi todas, las tareas manuales se han automatizado.

Ahora es el momento de aprovechar nuestro ahorro de tiempo haciendo estas dos cosas:

• Reconstruir
• Reinvertir

Hablemos de cada uno.

Reconstruir

Reconstruir es lo que parece… reconstruimos los libros de trabajo desde cero . Pero no te preocupes… será más divertido de lo que crees.

Te escucho …. “¡Jeff! Estás loco… ¡Acabo de terminar de marcar los libros de trabajo!

Sé que sé. Pero aquí está la cuestión. Las mejoras que hemos realizado hasta ahora son incrementales. Podemos alcanzar una eficiencia del siguiente nivel reconstruyendo el conjunto de libros desde cero.

Verá, los libros de trabajo comienzan haciendo una pequeña cosa. Luego, en algún momento, alguien quiere que el libro de trabajo también haga esta otra cosa. Entonces, parcheamos y ponemos curitas en el libro de trabajo para acomodar esa solicitud. Luego, otra cosa. Otro parche. Etcétera. El alcance de lo que hace cambia con el tiempo. Y como resultado, podemos terminar con cálculos secundarios y un libro de trabajo desorganizado. Pero, ahora que conocemos completamente el alcance del libro de trabajo, podemos diseñarlo intencionalmente para realizar tareas específicas.

Durante este paso, consideramos los libros de trabajo como un conjunto (en lugar de individualmente). Esto significa que es posible que sea necesario combinar algunos libros. Por ejemplo, quizás tengamos varios libros de trabajo que resumen los mismos datos. En lugar de importar los mismos datos en varios libros de trabajo, es posible que podamos combinarlos para importar solo los datos en un solo libro de trabajo.

O tal vez queramos dividir un libro de trabajo gigantesco en libros de trabajo más pequeños y modulares.

Queremos dar un paso atrás, pensar en el conjunto de libros de trabajo como un todo y reconstruirlos sabiendo todo lo que sabemos ahora sobre el proyecto.

Además, cuando digo “desde cero” me refiero a “desde cero”. No me refiero a copiar y pegar todas las fórmulas y demás. Si todo lo que hiciéramos fuera copiar y pegar terminaríamos con el mismo libro.

Me refiero a reescribir todas las fórmulas desde cero. ¿Por qué? Porque apuesto a que las fórmulas que puedas escribir en este punto son más eficientes, más confiables y más elegantes que las fórmulas que pudiste escribir al comienzo de este proceso.

O… quizás ni siquiera escribiste la fórmula original. Quizás lo heredaste de tu predecesor. O tal vez el predecesor de su predecesor. Y seré que puedes escribir mejores fórmulas.

Además, es posible que pueda reemplazar los enfoques tradicionales con enfoques modernos. Por ejemplo, usar Power Pivot en lugar de usar una tabla dinámica tradicional y combinar varias tablas de datos con BUSCARV. O reemplazar fórmulas y columnas auxiliares con Power Query. Etcétera. Créeme… hazlo desde cero sabiendo todo lo que sabes ahora. No estará limitado a nada que haya heredado y podrá diseñarlo intencionalmente utilizando sus conocimientos actuales de Excel.

Y mientras lo hace, piense en la organización de los libros y las hojas de trabajo. Piense en el flujo de datos. Piense en la documentación. Piense en qué libros necesitan qué datos. Piensa en los informes. Piense en el alcance. Piense en las herramientas disponibles. Piense en el panorama general, adopte una visión holística.

Cree un conjunto de libros de trabajo que a USTED le hubiera gustado heredar cuando asumió este rol. Transmita mejores libros de trabajo a la persona que los heredará de usted. Deja tu marca. Agregue su nombre a la hoja de administración para que los futuros empleados sepan su nombre. Y cuando vean su nombre, sabrán que creó libros de trabajo de calidad. Con eficiencia. Con precisión. Deja tu legado.

Una vez que haya reconstruido el conjunto de libros de trabajo, experimentará un importante ahorro de tiempo. Ahora viene la parte divertida… reinvertir los dividendos de la eficiencia.

Reinvertir

Ahora ha generado importantes ahorros de tiempo. Los procesos que antes tomaban horas ahora toman minutos. No queremos desperdiciar los dividendos de la eficiencia… queremos reinvertir el ahorro de tiempo .

Entonces, ¿cómo se ve esto? Significa diferentes cosas para diferentes personas.

Puede significar que reinviertas tiempo en tu familia al no trabajar hasta altas horas de la noche o los fines de semana. Puede significar dedicarse a pasatiempos para los que nunca tuvo tiempo. Puede significar hacer un trabajo más significativo y proyectos más grandes. Puede significar desarrollar nuevos negocios para su empresa. Puede significar salir a caminar durante el almuerzo. Tomando una clase en línea. Tomar un curso en un colegio comunitario. Salir temprano de la oficina los viernes.

O puede significar volver a hacer el Speed ​​Loop con otro proyecto recurrente. O en un proyecto para un departamento diferente. Puede significar mostrarles a otros en su organización cómo hacer lo que usted hizo. Puede significar cambiar su rol por completo. Ahora que no está realizando las tareas mecánicas mundanas, tal vez pase a desempeñar un papel más bien de coordinador del proceso de mejora, donde se concentrará en hacer las cosas más eficientes. Eso es lo que me pasó. Una vez que marqué el cierre mensual (pasándolo de 2 semanas por mes a 2 días por mes), comencé a automatizar proyectos para otros departamentos. Tuve mucho tiempo… además ¡me encantó!

Cómo eliges pasar tu tiempo es cómo eliges pasar tu vida. Así que emplea tu tiempo sabiamente. Sea intencional.

Bueno amigo, ese es el Speed ​​Loop. Realmente espero que pueda ayudarle a realizar su trabajo más rápido y ahorrar tiempo.

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