Bucle de velocidad en acción

Como instructor de seguridad en motocicletas, les digo a los nuevos conductores que aprender a conducir una motocicleta es como ducharse. Una ducha no te mantiene fresco y limpio por el resto de tu vida, al igual que tomar una clase de motocicleta no te brinda todo lo que necesitas para mantenerte seguro en una motocicleta. Necesita practicar con regularidad y tomar clases con regularidad para mantenerse “fresco” con sus habilidades. Lo mismo se puede aplicar Excel. Tomar una clase o crear una hoja de cálculo no significa que sus habilidades estén tan frescas y actualizadas como pueden o deberían estar. Como contador público certificado, debo mantenerme actualizado con la educación continua. Así conocí el proceso Speed ​​Loop® de la Universidad de Excel .

Speed ​​Loop me hizo pensar en mis hojas de cálculo de manera diferente. Speed ​​Loop es un método formalizado para actualizar libros de Excel de uso recurrente. Primero, identifica los pasos manuales necesarios para preparar el libro de trabajo en cada período recurrente. A continuación, incorpora algunas comprobaciones de errores para prevenirlos y/o detectarlos. Luego comienza a automatizar tantos pasos manuales como sea posible. Pude utilizar estos conceptos para reducir el tiempo que me llevó preparar mis paneles financieros de cinco días a 60 minutos . La conclusión clave del Speed ​​Loop fue que la creación de informes es un proceso y no solo un resultado.

Mi problema

Necesitaba proporcionar financiación para un nuevo grupo como parte de una gran reorganización de la empresa basada en proyectos que apoyo.

Hubo tres obstáculos importantes.

1. Debido al volumen de datos, los datos financieros se segmentaron por tipo de trabajo en lugar de transacciones de proyectos individuales .
2. Había una brecha en cómo las empresas presentaban el contenido financiero y cómo el campo consumía el contenido financiero. Corporativo analizó las categorías de trabajo, mientras que el campo analizó las finanzas por proyecto específico.
3. Las categorías de trabajo rastreadas a nivel corporativo eran menos específicas y diferentes de las que la nueva organización quería utilizar. La empresa agrupó el trabajo en 18 categorías, mientras que la nueva organización quería realizar un seguimiento del trabajo en 46 categorías únicas.

Cómo ayudó el Speed ​​Loop

Mi superpoder es pensar fuera de lo común, por lo que tiendo a no seguir tan bien las instrucciones. Aunque no seguí todos los pasos de Speed ​​Loop a la perfección, los pasos que implementé fueron muy útiles. Aquí está el resumen.

Documenté todos los pasos que seguí para crear mis paneles, desde obtener los datos que necesitaba hasta preparar mis diapositivas de Power Point con capturas de pantalla de mis paneles. El mayor problema a resolver fue lograr que las finanzas mostraran los apodos únicos de nuestros programas en lugar de usar los apodos que surgieron del sistema de registro.

Lo primero que hice fue crear una tabla de mapeo basada en un artículo que Jeff Lenning publicó en el Journal of Accountancy, ” The Power of Mapping “. Necesitaba mapear las 18 categorías que usaban las finanzas del sistema corporativo en mis 46 nombres de programas únicos. El siguiente ejemplo del artículo de Jeff muestra cómo 6 categorías (columna PerTB ) se asignan a 3 categorías (columna PerBSheet ):

Intenté asignar un campo de las finanzas del sistema a nuestro nombre de programa único, pero terminé necesitando usar 4 atributos de las finanzas del sistema (MWC, MAT, Programa, Organización del año actual). Concatené estos 4 campos que las finanzas del sistema usaban en una ID única (ID única de Finanzas del sistema) y luego le asigné un apodo de programa único correspondiente.

Nota: si no estás familiarizado con la concatenación, consulta esta publicación y también esta .

Esto nos permitió agrupar todos los campos concatenados en una línea en las finanzas bajo el nombre único del programa, como se muestra a continuación.

Este mapeo nos permitió tanto poder en el seguimiento de los atributos del programa que agregamos atributos que habían sido rastreados previamente en varios libros de Excel fuera de línea, como Definición de unidad, Definición de finalización, Medida regulatoria, Descripción regulatoria, Compromisos y Descripción del trabajo.

Luego seguimos volviéndonos locos con el mago del queso al descubrir nuevas formas de usar la herramienta de mapeo. A continuación, necesitábamos realizar un seguimiento de las unidades de trabajo que debían completarse, es decir, completar 500 unidades por $15 000. El simple seguimiento de los 15.000 dólares no fue suficiente. Agregamos una columna de subapodo para separar aún más los programas. Por ejemplo, en la imagen de arriba toda la columna G se acumularía en un número en las finanzas, pero en una vista diferente, la columna H mostraría los cuatro programas diferentes bajo DO Reliability –49 y cómo esos programas se estaban rastreando en comparación con las unidades planificadas que necesitaba ser completado.

Lo último que hicimos con la herramienta de mapeo fue agregar informes de excepciones. Hice que otro equipo creara una consulta para comparar los cuatro campos que concatenamos desde el sistema de registro a nuestra herramienta de mapeo. Si había una concatenación que no estaba en nuestra herramienta de mapeo, ese registro se incluía en una columna denominada Faltante . Luego, agregaríamos esos datos faltantes a nuestra herramienta de mapeo para que todo se vincule con las finanzas corporativas.

No quiero pasar por alto la última frase. Esta fue la guinda del pastel. Pudimos comparar las finanzas de nuestra organización con las finanzas corporativas y las cifras vinculadas dentro del 0,0002%. Si los números no coincidieran, iríamos a la herramienta de mapeo y encontraríamos lo que faltaba. Por lo general, era tan simple como cambiar un programa de confiabilidad a confiabilidad eléctrica.

Al final, el proceso de actualización de los datos financieros se automatizó utilizando herramientas disponibles de Microsoft, principalmente Power Query y Power BI. Se necesitaron 6 meses para construir y solucionar los problemas y se han ahorrado 40 días de ocho horas (320 horas) de trabajo desde su finalización, además de todos los demás beneficios discutidos anteriormente.

Historia exitosa

Existen muchos beneficios de tener un proceso sólido y automatizado para las finanzas. He aquí un tipo de historia de éxito. A veces, los directores de programas cuestionaban una cifra presentada en mi panel financiero. Por ejemplo, si un director de programa tuviera una variación diferente entre lo planificado y lo real. Inmediatamente entré en pánico, temiendo haber hecho algo mal. Cuando investigué la desconexión, resultó que mi panel de control era correcto, porque me había centrado en construir un proceso. Las finanzas que se enviaron al equipo de campo con las finanzas específicas del proyecto también fueron correctas. El problema era que las finanzas corporativas incluían trabajo específico que estaba etiquetado incorrectamente en el sistema de registro. Como resultado, no se incluyó cuando se enviaron las finanzas del proyecto específico al director del programa. El director del programa pudo ver esto y corregir inmediatamente el trabajo mal etiquetado. Todo atado. Y los datos subyacentes en el sistema de registro se corrigieron para que la calidad de los datos mejorara y fuera más precisa en el futuro. Hasta ahora, el tablero está 37 a cero en desafíos de defensa, pero ¿quién cuenta?

Conclusión

Ahora, cada informe/panel que construyo es un proceso. Aprendí Power Query y Power BI a medida que avanzaba en cada paso del proceso. Vi varios de los videos de capacitación de una hora de duración hasta que tuve una comprensión básica de la herramienta y luego pude buscar en YouTube soluciones específicas cuando encontré problemas. Desde este esfuerzo, he seguido el mismo proceso para todos mis libros de uso recurrente. Estos son los pasos que sigo:

• Automatizar pasos manuales
• Anticipar errores durante todo el proceso
• Capacítese continuamente para utilizar más capacidades de estas herramientas de Microsoft.
• Bienvenido desafío: probar el proceso es una excelente manera de construir un sistema sólido

Recursos adicionales

Si desea obtener más información sobre los temas de Excel tratados, aquí hay enlaces con información adicional:

• Concatenación
• Cartografía
• Bucle de velocidad
• Consulta de energía

¿Tiene alguna pregunta? Contáctenos para ponerse en contacto con el autor de la publicación, Larry Peck.