Cómo crear una lista desplegable de Microsoft Excel

Mantener sus registros organizados es esencial ya sea que tenga un negocio o se ocupe del hogar. Hoy en día, hay un montón de aplicaciones que puedes usar para realizar un seguimiento de las tareas pendientes diarias, pero no se pueden comparar con las capacidades de personalización y las funciones avanzadas de Excel. Una de esas características es la lista desplegable de Microsoft Excel, que reduce el tiempo que lleva ingresar y rastrear sus entradas de datos.

Las listas desplegables pueden ayudar a los usuarios de Excel a reducir las opciones de una lista predeterminada y hacer que la búsqueda de información sea un poco más intuitiva. Y, afortunadamente, crearlos es bastante sencillo: aquí te explicamos cómo hacerlo y algunas formas útiles de implementarlos en tus hojas de cálculo.

Cómo crear una lista desplegable sencilla de Microsoft Excel: paso a paso

Supongamos que trabaja en una oficina y su gerente quiere invitarles a todos a almorzar. Ella te pide que cree una hoja de cálculo con todas las preferencias de tus compañeros de trabajo. Pueden elegir entre un sándwich, una ensalada o pasta.

En la hoja de cálculo, la columna A enumera el nombre de los empleados y la columna B enumera su opción de almuerzo preferida.

Puedes descargar esta hoja de cálculo de ejemplo para practicar: Lista de validación de datos .

Paso 1 : seleccione el rango de celdas donde desea ingresar en la lista desplegable. En este ejemplo, serían del B2 al B15.

Paso 2 : navegue hasta las opciones de la cinta de datos y luego seleccione Validación de datos .

Paso 3 : verá la ventana emergente Validación de datos. En la lista desplegable Permitir , seleccione Lista .

Paso 4 : en la sección Fuente de la ventana emergente, ingrese sus artículos separados por comas: sándwich, ensalada, pasta.

Paso 5 : aplique y cierre el cuadro de diálogo, ¡y su lista desplegable para la columna Selección de almuerzo estará lista!

Puede compartir esta hoja de cálculo con sus compañeros de trabajo y permitirles seleccionar el almuerzo que deseen.

¿Necesita fórmulas para crear una lista desplegable de Microsoft Excel?

Como probablemente puedas adivinar desde arriba, la respuesta es no, no necesitas fórmulas para crear listas desplegables. Pero usarlos le permite almacenar su lista de opciones en celdas (en lugar de ingresarlas manualmente en el campo Fuente como en el ejemplo anterior).

Almacenar la lista de opciones en celdas facilita el ajuste de la lista de opciones en el futuro. Por ejemplo, simplemente cambiamos los valores en las celdas. Esto es más rápido que ubicar las celdas de entrada, seleccionarlas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y editar la lista de campos Fuente.

En el ejemplo anterior, proporcionamos la lista de opciones ingresando una lista separada por comas en el campo Fuente. Sin embargo, también podemos almacenar nuestra lista de opciones en un rango de celdas y luego usar una fórmula simple para hacer referencia al rango.

Almacenamiento de lista de opciones en celdas

Comenzamos ingresando la lista de opciones en las celdas. Estos pueden estar en cualquier hoja de trabajo del libro de trabajo. Por ejemplo, en el rango A1:A3 en una hoja diferente denominada Hoja1:

Luego, seleccionamos nuestras celdas de entrada como antes y abrimos el cuadro de diálogo Validación de datos. Seleccionamos nuevamente Lista. Pero esta vez en el campo Fuente, usamos una fórmula para hacer referencia al rango A1:A3 en la Hoja1, así:

Nota: Excel ingresará la fórmula por usted cuando simplemente seleccione el rango de celdas. Sin embargo, puede escribir la fórmula manualmente si lo prefiere.

Lo aplicamos y bam:

Si creemos que queremos agregar más opciones a nuestra lista en el futuro, podemos usar una fórmula que haga referencia a toda la columna. Entonces, en lugar de usar esto en nuestro campo Fuente:

=Hoja1!A1:A3

Usaríamos esto:

=Hoja1!A:A

De esa manera, si agregamos nuevas opciones en la columna A, se mostrarán automáticamente en nuestro menú desplegable.

Un par de cosas a tener en cuenta al crear listas desplegables

¿Agregaste una lista desplegable a la celda equivocada? ¡No hay problema! Puede copiar y pegar fácilmente una celda con validación de datos en otra celda de su elección.

Puede resultar un poco difícil saber qué celdas tienen listas desplegables, por lo que es una buena idea diferenciarlas con formatos como bordes, colores de celda o un estilo de celda.

Si desea copiar una celda de validación de datos y pegar SÓLO la configuración de validación de datos (y no el formato o el valor de la celda):

• Copie la celda de validación de datos que desea pegar.
• Seleccione la celda (o celdas) en la que desea pegar la lista.
• En el elemento de la cinta Inicio , seleccione Pegar y luego Pegado especial .
• Aparecerá el cuadro Pegado especial. Después de seleccionarlo, elija Validación en el menú de opciones de Pegar.

También es posible que te encuentres con varias celdas desplegables sin formato que no puedes localizar. ¡No te preocupes! Hay una manera fácil de localizar:

• En el elemento de la cinta Inicio , vaya a Buscar y seleccione y elija Ir a especial . Cuando aparezcan las selecciones, elija Validación de datos .

• Tenga en cuenta que puede seleccionar Todas las celdas con Validación de datos o solo las Mismas celdas con Validación de datos, lo que significa que solo seleccionará las celdas como la que está seleccionada actualmente. Después de haber hecho su selección, haga clic en Aceptar y se seleccionarán todas las celdas con esa regla.

• Después de eso, puedes darles formato o aplicarles un estilo de celda para que no se pierdan nuevamente.

También puede configurar un nombre definido para consultar su lista de opciones. Puede hacer esto seleccionando las celdas que contienen la lista de opciones, escribiendo el nombre en el cuadro Nombre (por ejemplo, MyRange) y presionando Enter en su teclado. Luego, en el campo Fuente del cuadro de diálogo Validación de datos, puede escribir una fórmula que haga referencia al nombre, como =MiRango.

Eliminar accidentalmente una lista desplegable de Microsoft Excel es demasiado fácil…

¡Por eso el formato puede ser tan importante!

Si realiza un pegado normal en una celda con Validación de datos, la lista desplegable será reemplazada por la configuración de Validación de datos de la celda copiada (si corresponde). Si la celda que copia no tiene configuración de Validación de datos, entonces la celda pegada ahora no tendrá configuración de Validación de datos. Esto se debe a que cuando copia una celda, está copiando muchos atributos de esa celda, incluida la configuración de validación de datos, el valor de la celda y el formato. Si la celda que copia no tiene configuración de Validación de datos, entonces la celda de destino se actualizará en consecuencia y tampoco tendrá ninguna.

Si esto sucede, puedes revertirlo si presionas rápidamente el botón deshacer.

Sin embargo, algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarle a evitar esto son asegurarse de aplicar formato de celda o un estilo de celda a sus celdas de entrada para ayudarle a darse cuenta de que estas celdas tienen aplicada la Validación de datos. Además, al realizar una copia, adquiera el hábito de pegar valores especiales (o fórmula) para no pegar también la configuración y el formato de validación de datos.

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Las listas desplegables de Microsoft Excel no sólo hacen que la navegación por las hojas de cálculo sea más intuitiva, sino que también pueden hacer que parezcan más elegantes y fáciles de entender.

¿Tiene algún consejo útil para mejorar aún más las listas desplegables? ¡Háganos saber en los comentarios!

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ListaValidaciónDatos.xlsx Descargar