Cómo limpiar datos en Excel: 8 formas sencillas

Cualquier trabajo que realice en Excel se basa en los datos de sus hojas de trabajo. Hay muchas formas en que los datos pueden fallar (incluyendo la estructura, la ubicación, el formato, los caracteres innecesarios, etc.), especialmente cuando se trabaja con conjuntos de datos grandes. Aprender a limpiar datos en Excel hará que su trabajo sea más organizado y preciso.

1. Cómo limpiar datos en Excel eliminando duplicados

Pueden aparecer valores duplicados al datos importantes. Puede resaltar rápidamente los valores duplicados o eliminarlos.

Resaltar duplicados : consulta nuestra publicación sobre cómo resaltar duplicados en Excel con formato condicional para aprender cómo resaltar valores consecutivos, verificar varias columnas y más.

Eliminar duplicados : para eliminar filas duplicadas, seleccione el rango de datos y haga clic en Datos Eliminar duplicados . El cuadro de diálogo resultante le pedirá que confirme qué columnas deben coincidir para que la fila se considere duplicada. Haga clic en Aceptar y Excel eliminará las filas duplicadas.

2.Asegúrese de que los números tengan el formato correcto

No siempre podemos controlar el formato de los datos que importamos a nuestras hojas de trabajo y, en ocasiones, es posible que los números se almacenen como valores de texto. Tenga en cuenta que los números almacenados como texto seguirán apareciendo como números en la celda… simplemente se almacenan en Excel como una cadena de texto.

Nota: una indicación rápida de que el valor de una celda se almacena como texto es si el valor está alineado a la izquierda dentro de la celda. De forma predeterminada, Excel alinea los valores de texto a la izquierda y los valores numéricos a la derecha.

Si utiliza estas celdas de texto en los cálculos, pueden causar problemas en algunas fórmulas. A continuación se explica cómo convertir números almacenados como valores de texto en números almacenados como valores numéricos.

Dependiendo de su versión de Excel, es posible que obtenga un indicador de Número almacenado como texto en la celda. Si es así, puedes hacer clic en él y seleccionar Convertir a número .

Si desea utilizar una fórmula para convertir el valor del texto en un número, puede utilizar la función VALOR. Si el valor de su texto estaba en A1, podría escribir la siguiente fórmula en otra celda como B1:

=VALOR(A1)

O puede convertir rápidamente una amplia gama de valores de texto como este:

• Seleccione cualquier celda vacía y haga una Copia estándar ( Ctrl + C )
• Seleccione la celda o rango que desea convertir a números
• En el elemento de la cinta Inicio , seleccione la flecha debajo de Pegar y luego Pegado especial
• En el cuadro de diálogo Pegado especial resultante, seleccione Agregar y haga clic en Aceptar . Excel intenta sumar 0 a cada celda. Esto obliga a Excel a convertir texto que represente un número en un valor numérico almacenado.

3. Cambie el caso de su texto

Los nombres y títulos suelen ser inconsistentes cuando importa datos de archivos de texto o hereda una hoja de trabajo. A veces, el texto puede estar escrito completamente en minúsculas, mayúsculas o una combinación de ambas. Afortunadamente, existen tres funciones que facilitan la conversión de texto:

• INFERIOR: cambia todo el texto a letras minúsculas
• SUPERIOR: convierte todo el texto en letras mayúsculas
• ADECUADO: convierte todo el texto en mayúsculas y minúsculas adecuadas

Por ejemplo, si la celda A1 contiene una dirección de correo electrónico en este formato: [email protected] , podrías escribir esta fórmula en una celda como B1 para convertirla a minúsculas:

=BAJO(A1)

Cuando presionas Enter… bam: [email protected] .

Nota: también podemos usar Power Query para realizar estas tareas… consulta el bono de Power Query a continuación.

4. Elimina los espacios extra

Los espacios adicionales pueden ser difíciles de identificar y eliminar. Pueden ser más obvios si hay varios espacios en una cadena de texto, pero los espacios finales pueden ser complicados. Cuando una declaración o palabra termina con un espacio en blanco, esto se conoce como espacio final.

A continuación se explica cómo deshacerse de ellos utilizando la función TRIM. Comience seleccionando cualquier celda vacía… generalmente una celda a la derecha y en la parte superior del rango de datos.

Luego, escribe la siguiente fórmula, donde rango representa el rango a recortar:

=RECORTAR(rango)

La fórmula devolverá los valores originales, pero sin los espacios adicionales.

Nota: dependiendo de su versión de Excel, es posible que deba completar la fórmula.

Si desea reemplazar los valores originales con los resultados de la fórmula recortada, copie las celdas de la fórmula y realice una copia estándar. Luego, seleccione el rango de valores originales y realice un Pegado especial como valores. Luego, elimine las fórmulas.

5. Cómo limpiar datos en Excel resaltando errores

Es posible que se encuentre con algunos errores de fórmula al copiar datos o crear informes complejos. Si la hoja de trabajo es pequeña, estos errores son fáciles de identificar. Pero rastrear errores en las fórmulas puede llevar mucho tiempo con hojas de trabajo grandes. Dos opciones que pueden ayudar son tener Excel (1) Seleccionar todas las celdas de error o (2) Resaltar todas las celdas de error.

Para seleccionar celdas de error : puede hacer que Excel seleccione todas las celdas de error en una hoja de cálculo a la vez, incluso si hay varias celdas de error. Para hacerlo:

• Seleccione cualquier celda en la hoja de trabajo
• Inicio Buscar y seleccionar Ir a oferta especial
• Seleccione Fórmulas y luego marque la casilla Errores únicamente
• Haga clic en Aceptar

Ahora, se seleccionan todas las fórmulas que devuelven un error. Para avanzar a través de ellos, simplemente presione la tecla Tab.

Para resaltar celdas de error : También puede hacer que Excel resalte todas las celdas de error con formato condicional:

• Seleccione todas las celdas de la hoja de trabajo haciendo clic en la esquina superior izquierda de la hoja o Ctrl+A.
• Inicio Formato condicional Resaltar reglas de celda Más reglas .
• Formatee solo las celdas con: seleccione Errores en el menú desplegable.
• Elija el formato deseado y haga clic en Aceptar.
• Cuando actualice la fórmula y elimine el error, el formato volverá a la normalidad.

Ahora, todas las celdas con errores se resaltan con el formato deseado. La buena noticia es que una vez que corrija el error, Excel eliminará automáticamente el formato seleccionado. Y, si aparece algún error nuevo, Excel lo resaltará automáticamente aplicando el formato seleccionado.

6. Eliminar todo el formato

Colorear los fondos de las celdas, alinear el texto dentro de ellas, agregar bordes, etc., se consideran formatos.

Asegurarse de que el formato sea uniforme es una buena manera de mantener los datos consistentes y fáciles de leer. En algunas situaciones, eliminar el formato existente le permitirá empezar de nuevo.

Puede eliminar el formato de todas las celdas de la hoja de trabajo:

• Seleccione todas las celdas de la hoja de trabajo haciendo clic en la esquina superior izquierda de la hoja o Ctrl+A
• Inicio Grupo Edición Borrar Borrar Formatos

Para eliminar rápidamente cualquier regla de formato condicional, Inicio Formato condicional Borrar reglas Borrar reglas de toda la hoja .

7. Utilice Buscar y reemplazar

Cuando se trata de limpiar datos en Excel, Buscar y reemplazar es esencial. Puede identificar y ajustar fácilmente el formato, buscar y eliminar todos los ceros, cambiar las referencias de fórmulas y más. ¡Y es bastante fácil de usar!

Verá la opción Buscar y seleccionar en la pestaña de la cinta Inicio . Cuando selecciona el elemento desplegable Reemplazar, se abrirá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Allí, haga clic en el botón Opciones para revelar numerosas opciones, incluido el formato, buscar dentro, buscar por, coincidir con mayúsculas y minúsculas y más.

8. Recuerde utilizar el corrector ortográfico

Antes de compartir o presentar tu trabajo, es una buena idea revisar la ortografía. ¡El corrector ortográfico integrado en Excel lo hace fácil!

Puede utilizar los siguientes pasos para revisar la ortografía en la hoja de trabajo.

• Vaya a la pestaña Revisar y haga clic en el botón abc Ortografía .
• Excel identificará automáticamente las palabras mal escritas y mostrará la ortografía sugerida en el cuadro de diálogo.
• Las sugerencias se pueden aceptar o ignorar según sea necesario.
• También hay varias opciones para explorar.

Bonificación: consulta de energía

Además de las técnicas manuales anteriores, es posible que desees consultar Power Query si terminas aplicando los mismos pasos de limpieza al mismo tipo de datos importados de forma recurrente. Se necesitará un poco más de esfuerzo para aprender y crear el proceso. Pero el beneficio es que, una vez que crea la consulta y define los pasos, puede hacer clic en Actualizar en períodos posteriores. Entonces, dependiendo de sus datos y de la frecuencia con la que tenga que limpiarlos, Power Query puede ser una excelente opción para explorar. ¡Tenemos toneladas de publicaciones de Power Query para que puedas comenzar!

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La limpieza de datos en Excel puede ser un proceso de varios pasos, pero marca la diferencia cuando se trata de legibilidad de la hoja de cálculo.

¿Tiene algún consejo más sencillo para limpiar sus datos en Excel? ¡Háganos saber en los comentarios!