Cómo utilizar Excel para finanzas: equilibrar su presupuesto personal

Excel es una de las herramientas más poderosas para todo tipo de análisis financiero, ya que puedes personalizar tus informes exactamente como quieras. Aprender a usar Excel para finanzas requiere un poco de trabajo cuando comienzas, pero es una manera maravillosa de realizar un seguimiento de tu presupuesto, ingresos y gastos.

De hecho, aprender a equilibrar su propio presupuesto con Excel es una forma fantástica de familiarizarse con las funciones y fórmulas que utilizará a diario. ¡Compartimos algunos consejos para aprovechar al máximo Excel y su capacidad para ayudarlo a realizar un seguimiento de sus finanzas personales!

¿Es Excel mejor que las aplicaciones de presupuesto?

Si bien hay muchas aplicaciones de presupuesto disponibles, a menudo son bastante complicadas, no lo suficientemente personalizables o, irónicamente, requieren un pago mensual para mantenerlas.

¡Encontrar una aplicación de presupuesto que satisfaga sus necesidades exactas a menudo puede ser más difícil que simplemente aprender a usar Excel!

Comience a aprender a utilizar Excel para finanzas y presupuestos personales

Si es totalmente nuevo en Excel, puede realizar un curso de introducción gratuito para familiarizarse con los conceptos básicos antes de sumergirse. Además, Microsoft ofrece una impresionante variedad de plantillas de presupuesto que se adaptan a muchas necesidades diferentes. Estas plantillas van desde presupuestos universitarios hasta planificación financiera de eventos, presupuestos familiares básicos y más.

Crear un presupuesto personal puede llevar un poco de tiempo (especialmente cuando no está familiarizado con el software), por lo que usar una de esas plantillas es una excelente manera de impulsar su práctica de elaboración de presupuestos en Excel. Además, siempre puedes sumar y restar elementos para personalizar realmente el diseño del presupuesto.

Si desea diseñar su propio presupuesto personalizado, hay algunos aspectos básicos que querrá incluir.

• Sección de ingresos : Aquí es donde realizarás un seguimiento de tus ingresos. Tenga en cuenta que si tiene múltiples fuentes de ingresos, también querrá etiquetarlas.
• Columna de fecha : no es 100 % necesario incluir una sección de fecha, aunque es muy útil si sus fuentes de ingresos mensuales y fechas de pago cambian.
• Columna planificada : aquí es donde puede registrar cuánto espera ganar. Tener una sección de ingresos planificada tampoco es estrictamente necesario, pero puede ayudarte a descubrir tendencias en tu presupuesto a largo plazo.
• Columna de ingresos totales : aquí informará sus ingresos totales del trabajo.

A continuación, querrás crear una sección de gastos. Puede ir en la misma hoja que sus ingresos, pero puede que le resulte más fácil guardarlos en hojas separadas.

Es probable que su sección de gastos sea similar a la sección de ingresos. Necesitará una columna de fecha para mantenerse al día con las facturas, una columna de planificación para estimar cuánto espera gastar y una columna de gastos exactos para mostrar con precisión lo que gastó (con suerte, menos de lo planeado).

También puedes personalizar tu hoja de cálculo con cualquier gasto único que puedas tener, por lo que usar Excel es una excelente manera de contabilizar cada centavo que entra y sale.

Las cosas más importantes que querrás incluir (y la verdadera razón por la que Excel es una excelente herramienta de elaboración de presupuestos) son las funciones y fórmulas que te permiten automatizar los cálculos.

¿Qué funciones utilizará con más frecuencia?

A medida que se familiarice con los pormenores de cómo usar Excel para finanzas y presupuestos, probablemente también se sentirá más cómodo con el uso de funciones y fórmulas avanzadas. Sin embargo, estas son algunas funciones sencillas que utilizará todo el tiempo:

Agregue ingresos y gastos con SUM .

Cuando se trata de finanzas en Excel, la función SUMA es la que más utilizará. ¡Con él, puedes sumar números, celdas que contengan números o una combinación de ambos! En su presupuesto, puede utilizar fórmulas con SUMA para sumar tanto sus ingresos como sus gastos.

Suma gastos específicos con SUMIFS .

La función SUMIFS, como SUMA, le permite sumar valores, pero lo bueno de SUMIFS es que puede elegir agregar solo ciertos valores. Por ejemplo, puede calcular el monto total adeudado por sus facturas mensuales o dividir la categoría de “facturas” aún más en secciones como facturas de teléfono, seguros, pagos de automóvil, etc.

SUMIFS será realmente útil para cualquiera que necesite aislar ciertos valores de una larga lista de datos presupuestarios.

Agregue su número total de pagos y gastos con COUNTIFS .

¿Necesita saber exactamente cuántas facturas paga cada mes o cuántos cheques de pago recibe cada trimestre? Puede contar cuántas celdas contienen esos números usando la función CONTAR.SI.

Cuanto más utilice su hoja de cálculo de presupuesto de Excel, más valiosas serán las fórmulas que contienen CONTAR.SI, ya que harán que sea más fácil notar cuántos gastos tiene frente a cuántos ingresos está ganando.

Utilice MIN y MAX para encontrar los valores más altos y más bajos.

Es posible que desee examinar los valores más altos al realizar un seguimiento de las facturas y los ingresos de su presupuesto. Estas funciones pueden ayudarle a realizar ajustes para los meses o años venideros al determinar qué meses suelen tener más gastos. Como es de esperar, MAX muestra el valor más grande y MIN muestra el más bajo.

Vea qué tan cerca está su próximo cheque de pago con la función DÍAS .

La función DÍAS puede ayudarle a calcular cuántos días tiene hasta que le paguen, y también cuándo vence el pago de una factura o préstamo, como parte de su presupuesto.

Esta función es una pequeña herramienta excelente para evitar sorpresas y ayudarle a estar al tanto de lo que se debe y cuándo. Por ejemplo, si puede mirar hacia adelante y ver que tiene una factura que vence exactamente un día antes de su próximo día de pago, sabrá que debe contabilizar esa factura en el presupuesto de la semana actual.

Utilice la función WORKDAY para calcular cuántos días hábiles faltan para su próximo cheque de pago.

WORKDAY devuelve la fecha de un número determinado de días laborales (o hábiles) a partir de una fecha específica. Por lo general, esto ocurre de lunes a viernes y los fines de semana y días festivos definidos no están incluidos.

Esta función también puede resultar muy útil a la hora de pagar facturas. Supongamos que realiza un pago con tarjeta de crédito, pero en realidad no será visible en su cuenta durante 5 días hábiles; puede usar WORKDAY para saber exactamente qué día se aplicará el pago.

¿Qué hay de completar sus datos financieros?

Una vez que su presupuesto esté configurado, es hora de agregar los datos. Afortunadamente, existe una manera de evitar ingresar manualmente todos sus datos, ya que eso puede llevar mucho tiempo, especialmente si desea agregar su historial de transacciones anterior.

Muchos bancos ofrecen la opción de ingresar todos sus datos en un archivo CSV o Excel que luego puede importarse a su nueva hoja de cálculo. Normalmente puede acceder a este servicio a través de su cuenta en el sitio web de su banco. Esto podría liberar mucho tiempo y facilitar la visualización de las tendencias actuales en sus transacciones.

Excel es realmente una de las mejores herramientas de presupuesto disponibles

¡Y no sólo porque es totalmente personalizable! Muchos usuarios de Excel descubren que crear una hoja de cálculo de presupuesto práctica les ayuda a analizar de dónde viene (y también hacia dónde va) su dinero. Es posible que comprenda mejor sus opciones de gasto y que los datos solo se vuelvan más sólidos y precisos a medida que pasa el tiempo.

Con Excel, podrá realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos a lo largo de años (¡incluso décadas!), ver tendencias en sus gastos y tomar decisiones informadas con respecto a su presupuesto.

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¿Utiliza Excel para realizar presupuestos personales? ¡Háganos saber si tiene algún consejo interesante para hacer presupuestos en Excel en los comentarios!