Comparar listas con formato condicional

Comparar listas es una tarea bastante común en Excel y, como ocurre con todo, hay muchas formas de abordarla. Cuando comparamos dos listas, básicamente estamos tratando de descubrir qué nombres aparecen en ambas listas o qué nombres aparecen en una sola lista. Tony publicó un comentario en el blog sobre cómo realizar comparaciones de listas con formato condicional y me gustaría compartir su consejo con ustedes ahora. Gracias toni!

He preparado un video corto y una narrativa completa como referencia a continuación.

Video

Objetivo

Antes de llegar demasiado lejos, dejemos claro nuestro objetivo. Tenemos dos listas en Excel. En esta ilustración, usaremos una grabación bancaria como ejemplo. Una lista contiene los cheques del registro de cheques y la otra lista es la descarga de la actividad bancaria. Estos se muestran a continuación.

Al comparar estas listas para realizar nuestra conciliación bancaria, tenemos un par de preguntas clave. Por ejemplo, ¿qué cheques han sido liquidados en el banco? ¿Qué cheques aún están pendientes? ¿Hay alguna transacción que el banco haya registrado que no esté en los libros? Todas estas son preguntas que se responden fácilmente cuando realizamos una comparación de listas. Esencialmente, necesitamos determinar qué elementos aparecen en ambas listas y qué elementos aparecen en una sola lista.

Como ocurre con todo en Excel, hay muchas formas de lograr esto, por ejemplo, podríamos usar fórmulas o Power Query. Pero el enfoque de Tony utiliza una de mis funciones favoritas en Excel: el formato condicional. Échale un vistazo.

Formato condicional

En resumen, el formato condicional da formato a las celdas según las reglas que usted define. Las reglas pueden ser simples, como celdas mayores que 0, o pueden ser más complejas.

Una de las reglas integradas está relacionada con los valores duplicados. Podemos pedirle a Excel que formatee valores duplicados o valores únicos. Como puede imaginar, formatear los valores duplicados entre las listas identificará qué elementos aparecen en ambas listas. Y formatear los valores únicos identificará qué elementos aparecen en una sola lista.

Para comenzar, debes seleccionar las columnas de la lista que deseas comparar. En nuestra ilustración, serían solo las columnas de número de cheque y no las columnas de monto. Para seleccionar dos rangos separados, seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl en su teclado y luego seleccione el segundo rango.

En este punto, se deben seleccionar las dos columnas que desea comparar, como se muestra a continuación.

¡Ahora estás listo para la magia!

Para identificar los elementos que aparecen en ambas listas, utilice:

• Inicio Formato condicional Resaltar reglas de celda Valores duplicados

Esto abrirá el cuadro de diálogo Valores duplicados, donde le indicamos a Excel que formatee las celdas que contienen valores duplicados con relleno verde, como se muestra a continuación.

Cuando le damos a OK… ¡bam! Podemos ver fácilmente qué elementos aparecen en ambas listas, es decir, qué cheques han sido liquidados en el banco.

Pero digamos que, en cambio, queríamos identificar elementos que aparecen en una sola lista. Ningún problema.

Simplemente podemos eliminar la regla actual seleccionando:

• Inicio Formato condicional Borrar reglas Borrar reglas de toda la hoja

A continuación, seleccionamos nuestras dos columnas nuevamente y luego regresamos a:

• Inicio Formato condicional Resaltar reglas de celda Valores duplicados

Esto muestra el cuadro de diálogo Duplicar valores, donde optamos por formatear las celdas que contienen valores únicos con un relleno rojo, como se muestra a continuación.

Y, como sospechas, podemos ver fácilmente qué elementos aparecen en una sola lista:

Ahora bien, si estas listas son cortas, entonces es fácil ver los cheques pendientes. Pero, ¿y si estas listas son largas? No hay problema, podemos filtrar fácilmente por color. Así es cómo.

Filtrar por color

Haga clic derecho en uno de los cheques pendientes (con relleno rojo) y seleccione:

• Filtrar Filtrar por color de celda seleccionada

Al instante, Excel oculta los cheques compensados ​​y le deja solo una lista de los cheques pendientes, como se muestra a continuación.

Conclusión

Esperemos que esta técnica te ayude a ahorrar algo de tiempo. Si desea consultar el archivo de muestra, utilice el siguiente enlace. Si tiene otros consejos relacionados, compártalos publicando un comentario a continuación. De nuevo… ¡gracias Tony!

• Archivo de muestra: CompareListsCF.xlsx