ELEGIR o CAMBIAR

Durante décadas, los usuarios de Excel han tenido la función ELEGIR y ésta ha podido impulsar algunas fórmulas maravillosas. Pero recientemente recibimos la función SWITCH que proporciona mucha más flexibilidad. Desde un nivel alto, ambas funciones nos permiten analizar un valor y luego devolver varios resultados en función de ese valor. Pero SWITCH ofrece algunas opciones que no están disponibles con CHOOSE. Vamos a por ello.

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Objetivo

Antes de llegar demasiado lejos, proporcionemos algo de contexto para estas funciones. En una publicación anterior, demostré cómo permitir que el usuario elija las matemáticas con la función ELEGIR. Entonces, usaremos eso como nuestro punto de partida y luego actualizaremos el libro con la función CAMBIAR.

En resumen, la publicación anterior mostró cómo permitir al usuario ingresar un código de método de presupuesto y hacer que las fórmulas realicen los cálculos deseados. Aquí hay una captura de pantalla que muestra la idea básica junto con la fórmula en la celda I17 que usa la función ELEGIR:

Dependiendo de lo que el usuario ingrese en la columna Método de presupuesto, las fórmulas de presupuesto se actualizarán en consecuencia. Por ejemplo, si un usuario ingresa el código 1, las fórmulas presupuestarias comienzan con el total del año anterior y se dividen por 4 para calcular el monto trimestral. Si el usuario ingresa el código 2, las fórmulas coinciden con los valores del año anterior. Y si el usuario ingresa el código 3, las fórmulas disminuyen el año anterior real en un 10%.

Nota: aquí está la publicación completa si desea verla: Elija las matemáticas con la función ELEGIR

Pero esta fórmula requiere que el usuario ingrese un valor entero de 1, 2 o 3 como método de presupuesto. Digamos que en lugar de pedirle al usuario que ingrese un código, queremos permitirle elegir una etiqueta de texto amigable de un menú desplegable. Bueno, aquí es donde SWITCH puede ayudar.

Nota: dependiendo de tu versión de Excel, es posible que tengas o no la función CAMBIAR. Está disponible para suscripciones a O365 y Excel 2019 o posterior.

CAMBIAR

La función CAMBIAR comienza mirando un valor. Luego, compara ese valor con una lista de opciones y devuelve el resultado correspondiente. Si está familiarizado con ELEGIR, suena más o menos igual. Pero existen algunas diferencias clave:

• ELEGIR se basa en valores de índice (números enteros 1,2,3…) pero SWITCH también puede usar cadenas de texto y decimales
• ELEGIR requiere que las opciones se enumeren en orden (1, 2, 3…) pero CAMBIAR no
• CHOOSE devolverá un error si no se encuentra ninguna opción coincidente, pero SWITCH nos permite especificar un valor predeterminado que se devolverá si no se encuentra ninguna coincidencia.

La sintaxis de la función CAMBIAR:

=CAMBIAR(expresión, valor1, resultado1, valor2, resultado2, ..., resultado predeterminado)

Entonces, si quisiéramos usar CAMBIAR en lugar de ELEGIR en nuestro libro de presupuesto, se vería así:

La fórmula básicamente dice: observe el valor del método presupuestario (H8). Si es “SpreadPY”, entonces tome el total del año anterior (G8) y divídalo por 4. Si es “MatchPY”, simplemente use la cantidad del año anterior. Si es “Disminución10”, utilice el 90% del monto del año anterior.

Esto es bueno porque el usuario puede trabajar con etiquetas amigables como SpreadPY, MatchPY y Decrease10 en lugar de valores enteros como 1, 2 y 3.

Nota: antes de que tuviéramos SWITCH, podíamos usar MATCH o VLOOKUP para traducir la etiqueta descriptiva a un valor entero, y ese enfoque se muestra en el archivo de muestra de la publicación anterior.

Además, podemos configurar un menú desplegable de validación de datos para que puedan elegir de una lista en lugar de escribir (Datos Validación de datos Lista de permitidos).

Además, si quisiéramos que la fórmula devolviera un valor de texto “Desconocido” si el usuario ingresa un método de presupuesto que no está en nuestra lista de opciones de SWITCH, entonces simplemente agregaríamos eso como argumento final, de la siguiente manera:

=SWITCH($H8,"SpreadPY",$G8/4,"MatchPY",C8,"Decrease10",C8*0.9,"Desconocido")

Descargue gratis el archivo de muestra a continuación para ver las fórmulas tanto para ELEGIR como para CAMBIAR.

Y, si tiene otros consejos de SWITCH, compártalos publicando un comentario a continuación… ¡gracias!

Archivo de muestra: ChooseSwitch.xlsx