Encabezado del informe de fecha dinámica para el período que finaliza

Como regla general, es una buena idea delegar tantas tareas como sea posible en Excel. Los encabezados de los informes no son una excepción, especialmente para los libros de uso recurrente. Esta publicación explora las funciones necesarias para crear un encabezado de informe dinámico, como “Para el período que finaliza el 31 de diciembre de 2015”.

Descripción general

Supongamos que utilizamos el mismo libro de trabajo cada año para preparar un informe. Lo más probable es que el informe incluya un encabezado que indique al lector la fecha de entrada en vigor del informe. Por ejemplo, un estado de pérdidas y ganancias puede indicar “Para los períodos que terminaron el 31 de diciembre de 2015 y 2014”. O bien, un balance general puede utilizar “Al 31 de diciembre de 2015”. El objetivo es que Excel actualice automáticamente todos los encabezados de fecha en todo el libro una vez que ingresamos la fecha de vigencia en una sola celda. Afortunadamente, sólo se necesitan unas pocas funciones de la hoja de cálculo para lograr esto.

Funciones

Comencemos mostrando una captura de pantalla de nuestra hoja Comenzar aquí, donde ingresamos la fecha de vigencia utilizada en todo el libro:

Para mayor comodidad, le he dado a la celda de entrada de fecha el nombre report_date , como se ve en el cuadro de nombre de arriba.

Cuando ingresamos una nueva fecha, nos gustaría que todos los encabezados del informe se actualicen en consecuencia. La primera función que necesitaremos es la función CONCATENAR.

CONCATENAR

La función CONCATENAR nos permite unir valores. Devuelve una cadena de texto que combina todos sus argumentos. Por ejemplo, la siguiente fórmula devolvería la cadena de texto “Universidad de Excel”

=CONCATENAR("Excel", " ", "Universidad")

Además de la función CONCATENAR, puede utilizar el operador de concatenación el signo . Es sólo una preferencia personal cuál usar, ambos logran el mismo resultado. La siguiente fórmula devolvería la cadena de texto “Universidad de Excel”:

="Excel"  " "  "Universidad"

Antes de convertir el encabezado del informe estático en una fórmula, veamos cómo se ve la hoja de trabajo:

Para que Excel proporcione el encabezado del informe, comenzamos escribiendo la siguiente fórmula:

=CONCATENAR("Para el período que finaliza",fecha_informe)

Dónde:

• “Para el final del período” es el primer argumento e incluye un espacio final
• report_date es el nombre de la celda que almacena la fecha de nuestro informe

En este punto, cuando presionamos Enter, obtenemos la siguiente hoja de trabajo:

¡Esperar lo! Nuestra fórmula devuelve “Para el período que termina en 42369”, que ciertamente no es lo que queríamos. Esto se debe a que la función CONCATENAR, al igual que otras funciones de Excel, opera con el valor almacenado, no con el valor mostrado. Eso significa que se ignora cualquier formato de fecha aplicado a la celda de entrada. Para formatear la fecha número de serie 42369 como fecha, necesitaremos contar con la ayuda de la función TEXTO.

TEXTO

La función TEXTO devuelve una cadena de texto con un formato específico. La sintaxis es la siguiente:

=TEXTO(valor, formato_texto)

Dónde:

• valor es el valor a formatear
• format_text es la definición de formato a aplicar, entre comillas

Dado que el argumento format_text admite códigos de formato personalizados estándar, como mmmm para el nombre completo del mes, d para el día y aaaa para el año de cuatro dígitos, podemos incluir una función TEXT alrededor del argumento report_date de la siguiente manera:

=CONCATENAR("Para el período que finaliza ",TEXT(fecha_informe,"mmmm d, aaaa"))

¡Ah sí, mucho mejor! Aquí está el informe actualizado:

¿Y si tuviéramos enunciados comparativos? No hay problema, para eso necesitaremos contar con la ayuda de la función AÑO.

AÑO

Echemos un vistazo rápido al informe:

La función AÑO devuelve el año del argumento de fecha. Entonces, podemos calcular el año de la celda report_date según sea necesario para la celda C5 usando la siguiente fórmula:

=AÑO(fecha_informe)

Y podemos usar la siguiente fórmula para calcular el año anterior según sea necesario para la celda D5:

=AÑO(fecha_informe)-1

Y finalmente, podemos actualizar la fórmula del encabezado del informe de la siguiente manera:

=CONCATENAR("Para los períodos que terminan ",TEXTO(fecha_informe,"mmmm d, aaaa")," y ",AÑO(fecha_informe)-1)

La mejor parte es que cuando actualizamos la celda de entrada de fecha, todos los encabezados del informe se actualizan en consecuencia, como se ilustra a continuación:

¡Bam!

Conclusión

Para que este informe sea realmente fantástico, nos gustaría utilizar la función SUMIFS para calcular los valores del informe en función de la tabla de datos de origen. Si aún no ha explorado la función SUMIFS, consulte la publicación del blog a la que se hace referencia a continuación. Si tiene otros enfoques o ideas, compártalos publicando un comentario a continuación… ¡gracias!

Recursos adicionales

• Descarga de archivo de muestra: ReportHeaders
• Entrada de blog de SUMIFS: SUMIFS