Fecha de transacción más reciente

Recientemente recibí una pregunta sobre cómo encontrar la fecha de transacción más reciente de una lista de artículos. Hay algunas formas divertidas de lograr esto, por lo que pensé en analizar tres opciones. ¡Gracias Darrell por tu pregunta!

Objetivo

La pregunta exacta de Darrell es:

“Tengo una tabla de datos con información de ventas de la que me gustaría poder extraer la fecha más reciente o más actual en la que se vendió una lista de artículos. ¿Existe una función de fecha que me permita hacer esto?

Con base en esta pregunta, imagino una tabla de transacciones de ventas que podría verse así:

Luego, tenemos una lista de artículos para los cuales queremos encontrar la fecha de venta más reciente. Puede verse algo como esto:

Como ocurre con casi todo en Excel, existen varias formas de realizar esta tarea. Y veremos tres opciones y hablaremos sobre cuándo cada una puede ser adecuada según el propósito del libro de trabajo. ¿Suena a plan? Genial, hagamos esto.

Opciones

Veremos las siguientes tres opciones:

• Con una fórmula
• Con una tabla dinámica
• Con una consulta Obtener y transformar

Los tomaremos uno por uno.

Con una fórmula

Una opción basada en fórmulas sería una buena opción si necesita recuperar estos valores en celdas específicas del libro de trabajo, por ejemplo, en un panel, informe KPI u otro resumen.

Hay varias funciones que podríamos usar aquí, incluidas funciones de búsqueda tradicionales como BUSCARV o ÍNDICE/COINCIDIR (que funcionarían si los datos estuvieran ordenados de forma descendente por fecha), o MAXIFS si tiene una versión moderna de Excel que las admita (gracias por la asistencia Donald!).

ÍNDICE/PARTIDO

Comenzaremos con la combinación ÍNDICE/COINCIDIR, ya que estas funciones han estado disponibles durante décadas.

Para que esto funcione, debemos comenzar ordenando las transacciones en orden descendente por fecha. De esa manera, la primera fila encontrada para cada artículo será la fecha de transacción más reciente (la más reciente).

La tabla ordenada se ve así:

Ahora, nuestro trabajo es simplemente recuperar la primera fecha que aparece para cada uno de los elementos seleccionados.

Entonces, digamos que ingresamos los elementos en algunas celdas, así:

Suponiendo que nuestra tabla de transacciones se llame tbl_data , escribiríamos la siguiente fórmula en C7 :

=ÍNDICE(tbl_data[Fecha],COINCIDIR(B7,tbl_data[Artículo],0))

La función ÍNDICE devuelve un valor de la columna tbl_data[Fecha] y la función COINCIDIR le dice a la función ÍNDICE qué fila. Devuelve la fecha de la primera fila donde se encuentra el elemento en B7 en la columna de elementos de la tabla tbl_data[Item] . El valor del argumento 0 le dice a la función COINCIDIR que utilice una lógica de coincidencia exacta.

Completamos la fórmula y tenemos las fechas máximas, como se muestra a continuación.

MAXIFOS

Si tu versión de Excel tiene la función MAXIFS, esta tarea será mucho más sencilla. Simplemente podemos usar la siguiente fórmula en C7 :

=MAXIFS(tbl_data[Fecha],tbl_data[Artículo],B7)

¡Y la mejor parte es que no es necesario ordenar los datos!

Por tanto, un enfoque basado en fórmulas es una opción. Veamos otra opción.

Con una tabla dinámica

También podemos realizar esta tarea con una tabla dinámica. Esta opción sería una buena opción si realiza esta tarea con frecuencia y si la lista de elementos es pequeña. Con unos pocos elementos, es realmente rápido y fácil filtrar el informe de la tabla dinámica para los elementos deseados.

Comenzamos seleccionando cualquier celda en el rango de datos y luego usamos el comando Insertar Tabla dinámica .

Insertamos el campo Elemento en el área de diseño Filas y luego insertamos el campo Fecha en el área Valores . En este punto, el informe se parece a esto:

Una vez establecida la estructura básica, sólo necesitamos los cosméticos. Primero, comencemos diciéndole a Excel que busque la fecha máxima para cada elemento. Hacemos esto haciendo clic derecho en cualquier valor en la tabla dinámica y luego seleccionando Resumir valores por Máx . El informe actualizado está aquí:

Actualmente, la columna Fecha máxima no parece una fecha porque muestra la serie de fechas en lugar de una fecha formateada. No te preocupes, podemos cambiar el formato fácilmente. Hacemos clic derecho en cualquiera de las series de fechas y seleccionamos Formato de número (no Formato de celdas). En el cuadro de diálogo resultante, elegimos el formato de fecha deseado y el informe actualizado se verá bien.

Ahora, usamos el menú desplegable Etiquetas de fila para seleccionar la lista de elementos que queremos ver y eliminamos el total general usando el ícono de cinta Herramientas de tabla dinámica Diseño Totales generales . El informe actualizado se muestra aquí:

Verificamos dos veces las fechas y confirmamos que son las mismas fechas devueltas por el enfoque de fórmula… ¡bien!

Vayamos a nuestra opción final.

Con una consulta Obtener y transformar

Una consulta Get Transform (primera integrada en Excel 2016 para Windows, anteriormente disponible como complemento de Power Query) sería una excelente opción para esta tarea cuando hay toneladas de transacciones y la lista de elementos seleccionados es larga.

Si no está familiarizado con el uso de consultas Obtener y Transformar, le proporcionaré un enlace a publicaciones de blog adicionales de GT a continuación como referencia.

Primero, seleccionamos la tabla de elementos y seleccionamos el comando Datos De tabla . (Este comando se integró por primera vez en Excel 2016 para Windows). Como no tenemos ninguna transformación, en el Editor de consultas resultante, simplemente seleccionamos Cerrar y cargar en.Tenga en cuenta que Cerrar y cargar en está disponible mediante el botón desplegable Cerrar y cargar. En el cuadro de diálogo Cargar en resultante, seleccionamos Solo crear conexión , como se muestra a continuación.

A continuación, hacemos lo mismo para la tabla de datos y nuevamente seleccionamos el cuadro de diálogo Crear conexión solamente.

En este punto, nuestro libro contiene dos conexiones de consulta, una a la lista de elementos y la otra a las transacciones. En este punto, solo necesitamos recuperar la fecha máxima de la consulta de datos para cada elemento de la consulta de elementos. Para ello seleccionamos

• Datos Nueva consulta Combinar consultas Fusionar

En el cuadro de diálogo Combinar resultante, seleccionamos la consulta del elemento del primer menú desplegable y luego seleccionamos la columna del elemento. En el segundo desplegable, seleccionamos la consulta de datos y nuevamente seleccionamos la columna del elemento. Al seleccionar las dos columnas de elementos, le estamos diciendo a Excel que estos son los campos que tienen los valores de elementos coincidentes. Es decir, son el campo de unión. Dado que queremos que la consulta resultante muestre todos los elementos de la consulta de elementos y solo los valores coincidentes de la consulta de datos, aceptamos la combinación externa izquierda predeterminada como se muestra a continuación.

El editor de consultas resultante se muestra a continuación.

Ampliamos los campos de la tabla NewColumn haciendo clic en el icono en el encabezado NewColumn y seleccionando solo la columna de fecha, como se muestra a continuación.

Luego seleccionamos la columna Elemento y hacemos clic en el comando de cinta Agrupar por . En el cuadro de diálogo Agrupar por resultante, creamos un nuevo nombre de columna, como MaxDate, seleccionamos Max como Operación y seleccionamos la columna Fecha, como se muestra a continuación.

Ahora, simplemente cerramos y cargamos para devolver los valores a nuestro libro de trabajo. Después de aplicar nuestro formato de fecha deseado, los resultados se muestran a continuación.

Y mira… son los mismos valores que las otras dos opciones. Funcionó… ¡sí!

Entonces, examinamos tres formas de realizar la misma tarea en Excel. Dependiendo de la naturaleza de sus datos y su libro de trabajo, una opción puede ser más adecuada. Ahora, si tiene opciones adicionales, compártalas publicando un comentario a continuación… ¡gracias!

Recursos adicionales

• Archivo de Excel: QA1.xlsx
• Publicaciones de blog adicionales de Obtener y transformar: Publicaciones de Obtener y transformar
• Publicaciones adicionales del blog de tabla dinámica: Publicaciones de tabla dinámica