Hoja de referencia de fórmulas de Excel para principiantes

Excel es una de las herramientas de software de contabilidad más poderosas que existen y la mayor parte de ese poder proviene de la capacidad de utilizar fórmulas de Excel para automatizar su trabajo. Cuando aprendes a usarlas por primera vez, es fácil sentirte un poco abrumado. ¡Afortunadamente, esta hoja de trucos de fórmulas de Excel está aquí para ayudarte a entenderlo todo!

Echemos un vistazo a los conceptos básicos de las fórmulas, algunas funciones comunes que usará con ellas y cómo mantenerlas organizadas sin importar cuán complejas sean.

¿Cuál es la diferencia entre funciones y fórmulas?

Mucha gente usa los términos “función” y “fórmula” indistintamente, pero en realidad son dos cosas diferentes. Una fórmula comienza con un signo igual seguido de una expresión, que puede incluir una o más funciones. Una función comienza con un nombre y normalmente va seguida de argumentos entre paréntesis.

A continuación se muestra un ejemplo de una fórmula que utiliza la función CONTAR :

=CONTAR(A1:A15)

Puede ver cómo la fórmula utiliza la función CONTAR para calcular el resultado, que es el recuento de números en el rango de celdas A1 a A15.

La siguiente lista muestra una pequeña muestra de las funciones de Excel que probablemente utilizará con frecuencia.

SUMA	Calcula la suma de los valores determinados.	SUMIFS	Calcula la suma de un conjunto de valores donde se cumplen una o más condiciones.
PROMEDIO	Encuentra el valor promedio en un grupo de valores.	MEDIANA	Encuentra el valor mediano en un grupo de valores.
MÍNIMO	Calcula el número más pequeño en un rango.	MÁXIMO	Calcula el número más alto en un rango.
CONTAR	Cuenta el número de celdas numéricas en un rango	CONTAR.SI	Cuenta el número de celdas en un rango donde se cumplen una o más condiciones

Cuando se trabaja con nombres, direcciones, listas de clientes o cualquier otro dato basado en texto, las funciones de texto de Excel resultan útiles.

Algunas de las funciones de texto que utilizará con frecuencia incluyen:

IZQUIERDA	Devuelve uno o más caracteres del lado izquierdo de una cadena de texto	BIEN	Devuelve uno o más caracteres del lado derecho de una cadena de texto
MEDIO	Devuelve uno o más caracteres del medio de una cadena de texto.	CONCAT	Fusiona dos (o más) cadenas de texto
SUPERIOR	Convierte una cadena de texto a mayúsculas	MÁS BAJO	Convierte una cadena de texto a minúsculas
TEXTO	Convierte un número en texto	VALOR	Convierte un texto en un número

Las funciones de búsqueda son útiles para buscar en grandes cantidades de datos. Si bien la mayoría de los usuarios de Excel tienen su propia función de búsqueda favorita (o un par de funciones), cada una tiene ventajas que funcionan mejor en diferentes situaciones.

BUSCARV	Busca verticalmente un valor en una tabla	BUSCARH	Busca horizontalmente un valor en una tabla
ÍNDICE	Una función de búsqueda que busca en una tabla tanto vertical como horizontalmente.	FÓSFORO	Devuelve la ubicación de un valor en una secuencia
BUSCARX	Una versión actualizada de BUSCARV disponible en versiones más recientes de Excel	COMPENSAR	Mueve la referencia de celda por el número de filas y/o columnas dadas

Si bien esas son algunas de las funciones que usará con frecuencia en sus fórmulas, está lejos de ser la lista completa. Si necesita la lista completa de funciones de Excel, ¡ Microsoft las tiene convenientemente organizadas por categoría!

Ahora que conoces las funciones comunes, ¿qué fórmulas las utilizan?

Las fórmulas son, en su mayor parte, totalmente personalizables en función de las necesidades del usuario. Los que utilice con más frecuencia variarán según el tipo de trabajo que necesite realizar.

Sin embargo, aún puedes practicar un poco trabajando con algunas fórmulas simples. Una vez que domines los conceptos básicos, crear fórmulas complejas y personalizadas será mucho más fácil, ¡e incluso divertido!

Las fórmulas pueden contener:

• Operadores, como +, -, *, /
• Funciones, como SUMA
• Funciones anidadas, como INDEX(MATCH())
• Nombres, como CompanyName (nombrados con el Administrador de nombres)
• Constantes, como 10 o 20
• Referencias de celda, como A1

Para conocer algunas buenas prácticas con fórmulas básicas de Excel, consulte estas publicaciones:

• Suma de las últimas N columnas : este tutorial comienza con una fórmula simple que usa SUMA y luego incorpora la función ÍNDICE, ¡así que practicarás un poco con ambas!
• Lista de meses de Excel : la fórmula de esta publicación utiliza funciones comunes de fecha y hora para crear un calendario responsivo.
• Contar entre fechas : esta publicación lo ayudará a familiarizarse con las fórmulas que contienen la función CONTAR.SI.

Una vez que se haya familiarizado con la creación de fórmulas simples, querrá comenzar a usar dos herramientas que resultan útiles cuando se vuelven más avanzadas: referencias de rango y la función LET.

Hoja de referencia de fórmulas de Excel: referencias de rango

Puede hacer referencia a datos en otras partes de una hoja de trabajo proporcionando referencias de rango en los argumentos de la fórmula o la función. Puede hacer referencia a celdas (o a un rango de celdas) al crear una fórmula básica o una que incluya una función. Por ejemplo, digamos que elige hacer referencia a la celda B2: la fórmula calculará el resultado utilizando el valor de esa celda. La fórmula recalculará automáticamente su resultado cuando cambie el valor en esa celda.

En Excel, puede utilizar dos tipos de referencias de celda:

• Relativa : referencia de celda que se ajusta cuando la celda se copia o se llena.
• Absoluta : referencia de celda que no cambia cuando se copia o se completa.

Al escribir una fórmula, puede mezclar referencias relativas y absolutas para que la fila cambie pero la columna no, o viceversa.

Para asignar referencias absolutas, utilizará un signo de dólar ($). El lugar donde lo inserta en la referencia de celda determina si la columna, la fila o ambas son absolutas. Puede sonar un poco confuso, ¡pero no es demasiado difícil de aprender una vez que ves un par de ejemplos!

Digamos que necesitas hacer referencia a la celda B2 nuevamente. Así es como asignarías el tipo de referencia:

=B2 – La referencia es completamente relativa

=$B2 – La columna (B) es absoluta, pero la fila (2) es relativa

=B$2 – La columna (B) es relativa, la fila (2) es absoluta

=$B$2 – La referencia es completamente absoluta

Cuando necesita repetir el mismo cálculo en numerosas filas o columnas, las referencias relativas resultan útiles. Las referencias absolutas son útiles cuando necesita mantener una referencia constante, por ejemplo, si necesita calcular un porcentaje único de impuesto sobre las ventas en un rango de celdas.

Utilice LET para evitar que las fórmulas más largas se salgan de control.

¡Ninguna hoja de referencia de fórmulas de Excel estaría completa sin mencionar la útil función LET ! Las fórmulas de Excel suelen ser bastante breves y sencillas. Como resultado, son fáciles de comprender y mantener a lo largo del tiempo. Un ejemplo de una fórmula corta se parece a esto:

=SUMA(B2:B8)

Esta fórmula utiliza la función SUMA para sumar los valores de la celda B2 a la celda B8. Bastante simple, ¿verdad?

A medida que las hojas de cálculo se vuelven más complejas, las fórmulas también tienden a volverse más complicadas. Es posible que termine con fórmulas engorrosas que sean difíciles de leer y mantener, a menudo debido a la duplicación. Por ejemplo, una fórmula con varias duplicaciones puede verse así:

=SI(BUSCARV(B8,Tabla1,2,0)100, BUSCARV(B8,Tabla1,2,0), BUSCARV(B8,Tabla1,2,0)*C8)

Puede ver que BUSCARV(B8, Tabla1, 2, 0) se usa tres veces, lo que hace que la fórmula sea larga, repetitiva y un poco confusa. La función LET le permite asignar nombres a los valores en sus fórmulas y luego usar los nombres según sea necesario en el resto de la fórmula.

Puede tomar esa fórmula confusa anterior y convertirla en algo mucho más fácil de leer:

=DEJAR(Tasa, BUSCARV(B8,Tabla1,2,0), SI(Tasa100,Tasa,Tasa*C8))

El uso de la función LET se considera una habilidad más avanzada, pero los principiantes pueden comenzar a usarla en funciones más simples para familiarizarse con su funcionamiento.

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En Excel, las fórmulas se pueden utilizar para calcular casi cualquier cosa que se te ocurra; no tienes que tener miedo de ser un poco creativo. Si bien esta hoja de referencia de fórmulas de Excel cubre los conceptos básicos de las fórmulas de Excel, la mejor manera de familiarizarse realmente con ellas es practicar haciendo que Excel calcule tantos valores como sea posible. En otras palabras, cuando te encuentres escribiendo un valor en tu hoja de trabajo manualmente, mira si puedes convertirlo en una fórmula. Este hábito no sólo le permitirá ver lo que es posible, sino que también eliminará un paso de entrada manual (mejorando la eficiencia y reduciendo los errores manuales).

¿Tiene algún otro consejo interesante sobre las fórmulas de Excel? ¡Háganos saber en los comentarios!