Incluso los profesionales podrían aprender un par de cosas con estos 8 consejos avanzados de Excel

Casi todos los usuarios de Excel tienen una cosa en común: quieren saber más. Es imposible enumerar todas las diferentes formas de calcular valores, dar una nueva apariencia a los datos, etc. en Excel, ¡incluso cuando se han desarrollado libros y cursos completos sobre el tema! Sin embargo, incluso algunos de los consejos más avanzados de Excel son accesibles para todos.

Si ha estado buscando algunos consejos de Excel para llevar su experiencia de usuario al siguiente nivel (incluso si ya es un profesional), ¡está en el lugar correcto! Echemos un vistazo a algunos de los principales consejos de Excel que puede emplear sin importar cómo utilice el software.

1. Pintar celdas con un nuevo formato

Imaginemos que desea modificar no sólo el ajuste de una celda, sino también el aspecto completo: la fuente, el color o cualquier otra cosa. También desea aplicarlo a una gran cantidad de otras celdas. La herramienta Copiar formato, que parece un pincel y se encuentra en la pestaña Inicio, es la clave.

Seleccione la celda que tiene el formato que desea aplicar a otras celdas y haga clic en el icono Copiar formato. Luego, selecciona la otra celda para “pintar” ese formato. Sus apariencias coincidirán, pero el valor no cambiará. ¿Quieres usarlo en varias celdas y rangos? Simplemente haga doble clic en el icono del pincel y luego podrá aplicar el formato a varias celdas o rangos. Enseñamos el pintor de formatos en la Lección 3 de nuestro curso gratuito .

2. Relleno flash

Usar FlashFill no es exactamente un secreto avanzado de Excel, pero a menudo se pasa por alto. Cuando comienza a escribir valores en una nueva columna que se derivan de columnas existentes, FlashFill puede ayudar a acelerar esto. Por ejemplo, si tiene una sola columna que contiene nombre y apellido y está intentando crear una nueva columna con solo el nombre, FlashFill puede ayudarlo.

Básicamente escribes el valor de la primera columna. Esto le da a Excel una muestra o un ejemplo de lo que desea para el resto de la columna. Luego, seleccione Datos FlashFill. Si Excel puede detectar un patrón, lo extenderá hacia abajo (actualizando toda la columna).

Esto funciona para muchos patrones básicos, incluida la división de columnas, la combinación de columnas, el cambio de mayúsculas y minúsculas y la extracción de texto o partes de fecha. Puede obtener más información sobre FlashFill aquí .

3. Sumar valores de celda en diferentes hojas

Esta característica, llamada Suma 3D, es útil cuando un libro contiene numerosas hojas con el mismo diseño básico (piense en extractos trimestrales o anuales). Por ejemplo, digamos que la celda A2 contiene el valor de ventas del año, y esto es consistente para todas las hojas anuales (llamadas Y1, Y2, Y3, etc.).

En una nueva hoja de trabajo, escriba la fórmula =SUM(‘Y1:Y10’!A2) en una celda. Esto le indica a Excel que use la función SUMA para sumar los valores en A2 para todas las hojas en el rango de hojas entre la hoja Y1 y la hoja Y10. El total de los diez años será el resultado.

4. Utilice formato condicional

El formato condicional le dice a Excel que dé formato a una celda según una regla o un conjunto de reglas. Es bastante fácil comenzar con el formato condicional, pero debes saber que tiene mucha profundidad y muchas aplicaciones.

Un ejemplo sencillo es cambiar el relleno de una celda a rojo si contiene la palabra “error”. O bien, para cambiar el formato de las celdas con un valor inferior a cero. O bien, para formatear celdas que contienen valores duplicados… de hecho, puede usar esta regla de formato condicional para realizar conciliaciones (comparar dos listas).

Se pueden crear reglas más avanzadas utilizando una fórmula de formato condicional. Esto le permite formatear una celda basándose en el valor de otra y abre muchas posibilidades interesantes .

5. Agregar menús desplegables

Uno de los mejores consejos avanzados de Excel para ayudar con la eficiencia es crear un menú desplegable en una celda. Comience ingresando todas las opciones del menú en una columna.

Luego, seleccione la ubicación de la celda para la lista desplegable y haga clic en Datos Validación de datos.

En el cuadro de diálogo Validación de datos resultante, vaya a la pestaña Configuración, luego al cuadro Permitir y luego seleccione Lista. Seleccione el campo Fuente y elija su variedad de opciones de menú. Cuando presiones Aceptar, verás un botón desplegable dentro de la celda. Puede hacer clic en él (o seleccionar Alt + Flecha hacia abajo) para revelar la lista de opciones.

6. Guarde sus gráficos anteriores como plantillas

Excel tiene más tipos de gráficos de los que probablemente usaría alguna vez, pero es casi imposible encontrar un gráfico predeterminado que sea ideal para un tipo específico de presentación. Afortunadamente, Excel te permite personalizarlos totalmente para que se ajusten a cualquier tipo de presentación que necesites.

El único inconveniente es que tener que recrear su gráfico personalizado una y otra vez es una molestia. Si utiliza un diseño similar con frecuencia, guardarlo como plantilla de gráfico le ahorrará mucho tiempo en la preparación de su presentación.

Una vez que haya creado su hermoso gráfico y haya aplicado todas sus personalizaciones, simplemente haga clic derecho en el gráfico y seleccione “Guardar como plantilla”. En el cuadro de diálogo resultante Guardar plantilla de gráfico, proporcione un nombre para el gráfico y Excel lo guardará como un tipo de archivo *.crtx.

Luego, cuando esté listo para crear un nuevo gráfico con esa plantilla, seleccione el rango de datos como de costumbre y luego abra el cuadro de diálogo Insertar gráfico (Insertar Gráficos recomendados). En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, seleccione la pestaña Todos los gráficos y luego la categoría Plantillas. Aparecerá su plantilla (o plantillas) de gráfico. Elige el que quieras y Aceptar. ¡Lindo!

7. Utilice tablas dinámicas para resumir datos

Usar tablas dinámicas es uno de los consejos avanzados de Excel más populares, ¡y por una buena razón! Si no está familiarizado con las tablas dinámicas, son esencialmente resúmenes de su conjunto de datos que proporcionan valores agregados como suma y recuento.

Por ejemplo, si tiene todos los montos de los cheques de pago de sus empleados enumerados para un año completo, una tabla dinámica podría ayudarlo a calcular el total de cada empleado. Cualquiera que trabaje con grandes cantidades de datos debería practicar un poco con las tablas dinámicas, ya que facilitarán el resumen de los datos.

Si está buscando un lugar para comenzar, consulte nuestros 5 mejores tutoriales de tablas dinámicas .

8. Utilice informes dinámicos estilo tabla dinámica

En el pasado, existían dos métodos básicos para crear informes en Excel. Puede ingresar las etiquetas del informe y calcular los valores del informe usando fórmulas, o puede usar una tabla dinámica. Ambas opciones tenían ventajas y desventajas. El tipo de informe debería elegirse según el contexto de nuestro libro de trabajo.

Recientemente encontramos una manera de crear un informe dinámico, completamente nuevo, estilo tabla dinámica, que actualiza automáticamente los datos y crece para cubrir nuevos elementos, por lo que no es necesario actualizarlo manualmente. Este es un consejo de Excel más avanzado, pero le ahorrará mucho tiempo y clics a largo plazo.

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¿Conoce algún consejo avanzado de Excel que le haya ahorrado tiempo y clics? ¡Háganos saber en los comentarios!