Seleccione el elemento desplegable y use BUSCARV para devolver múltiples atributos

En esta publicación, exploraremos un método para permitir a un usuario seleccionar un elemento de una lista desplegable y luego usar fórmulas con la función BUSCARV para recuperar múltiples valores de la tabla de elementos relacionados.

Objetivo

Antes de profundizar en la mecánica, repasemos nuestro objetivo con un ejemplo.

Nos gustaría permitir que nuestro usuario seleccione elementos de una lista desplegable y luego hacer que Excel recupere automáticamente varios valores en columnas separadas para el elemento seleccionado, como se ilustra a continuación.

Una vez que el usuario selecciona un ItemNum del menú desplegable, Excel recupera los atributos relacionados (Descripción y Precio) de una tabla de artículos relacionados.

Detalles

Hay varias partes móviles en esta solución y las abordaremos una a la vez. En general, la lista desplegable se crea con la función Validación de datos y proporciona al usuario la lista de opciones según la tabla de elementos. Una vez que el usuario selecciona un artículo del menú desplegable, las fórmulas de Excel completan las columnas de precio y descripción con la función BUSCARV. Los pasos que siguen demuestran:

• Cómo almacenar los elementos en una mesa.
• Cómo crear una referencia con nombre
• Cómo crear el menú desplegable con la función de validación de datos
• Cómo recuperar los atributos del artículo con la función BUSCARV

Hagámoslo.

Almacenar los elementos en una tabla.

El primer paso es almacenar los elementos en una mesa. El principal beneficio aquí es que la tabla se expandirá automáticamente para incluir cualquier elemento nuevo que se agregue en el futuro. Para almacenar los elementos en una tabla, utilice el icono de cinta Insertar Tabla. (Nota: las tablas estuvieron disponibles por primera vez en Excel 2007 para Windows).

Queremos asignar a nuestra tabla un nombre descriptivo, por lo que en lugar de usar el nombre de tabla predeterminado de Tabla1, lo cambiaremos a tbl_items con el campo de cinta Herramientas de tabla Diseño Nombre de tabla.

La tabla de elementos resultantes, denominada tbl_items, se muestra a continuación.

Crear una referencia con nombre

Para crear nuestra lista desplegable basada en la columna ItemNum de la tabla tbl_items, necesitaremos configurar un nombre personalizado. Para realizar este paso, simplemente seleccione la columna ItemNum, excluyendo el encabezado, y luego abra el Administrador de nombres (Fórmulas Administrador de nombres).

En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo Nuevo nombre resultante, establezca el Nombre en dd_items (o cualquier otro nombre preferido) y asegúrese de que el nombre haga referencia a la columna de la tabla tbl_items[ItemNum] como se muestra a continuación.

Haga clic en Aceptar y luego cierre el cuadro de diálogo Administrador de nombres.

Crear el menú desplegable

Crearemos el menú desplegable con la función Validación de datos. Simplemente seleccione la celda que debe contener el menú desplegable y luego el icono Datos Validación de datos. Queremos permitir una lista igual a dd_items, como se muestra a continuación.

Si desea que su usuario agregue varios elementos, como lo hicimos en la primera animación anterior, también es conveniente almacenar el rango de entrada en una tabla. De esa manera, la tabla llevará automáticamente el menú desplegable a cualquier fila nueva.

Recuperar atributos con BUSCARV

Una vez que el usuario selecciona un elemento del menú desplegable, nos gustaría que Excel recupere los atributos relacionados de nuestra tabla de elementos (tbl_items). Hay una amplia variedad de formas de realizar esta parte y usaremos una función BUSCARV básica. Si tiene un enfoque preferido, compártalo publicando un comentario a continuación.

En la columna Descripción, le pediremos a la función BUSCARV que busque el ItemNum en la tabla de elementos y recupere la descripción relacionada con la siguiente fórmula.

=BUSCARV([@ItemNum],tbl_items,3,0)

Dónde:

• [@ItemNum] es el valor de búsqueda, el número de elemento en nuestra tabla de entrada. (Si no está utilizando una tabla de entrada, puede utilizar una referencia de celda tradicional, como A1).
• tbl_items es el rango de búsqueda, la tabla de elementos
• 3 es la columna de la tabla que tiene el valor que deseamos devolver, la 3ra columna, la columna de descripción
• 0 le dice a la función que realiza una coincidencia exacta del número de elemento

Opcionalmente, si quisiéramos devolver una celda vacía en lugar de un error, podríamos involucrar la función en una función SIERROR, de la siguiente manera.

=SIERROR(BUSCARV([@ItemNum],tbl_items,3,0),"")

Dónde:

• BUSCARV(…) devuelve la descripción relacionada, o #N/A si no se encuentra
• “” le dice a Excel que devuelva una cadena de texto vacía si BUSCARV es un error

Usamos una fórmula similar para devolver el precio de la segunda columna y ya está todo listo. Ahora, el usuario puede seleccionar un número de artículo del menú desplegable y Excel recuperará automáticamente la descripción y el precio de la tabla de artículos, como se muestra a continuación.

Si prefiere otros enfoques a los pasos presentados anteriormente, ¡compártalos! Publique un comentario a continuación… ¡gracias!

Recursos adicionales

• Archivo de muestra: Búsqueda de elementos
• Otras publicaciones de BUSCARV: BUSCARV
• Otras publicaciones de la mesa: Mesa
• Otras publicaciones sobre Validación de datos: Validación de datos