Power Query: divide celdas delimitadas en filas

Esta es la primera de dos publicaciones que muestran cómo dividir y combinar filas desde/hacia celdas delimitadas. Antaño nos llevaría mucho tiempo resolver estos escenarios. Pero con Power Query, ahora es un proceso rápido y sencillo, que se puede actualizar con una simple actualización.

En esta primera parte, veremos cómo dividir celdas delimitadas en filas con Power Query.

Tabla de contenido

• Guión
• Cargar datos en Power Query
• Dividir en filas
• Dividir una columna en columnas
• Cambiar el nombre de las columnas
• Cargar datos en Excel
• Conclusión

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Nombre de archivo: 0023 Dividir celdas delimitadas en filas.zip

Tener acceso

Guión

Comencemos mirando nuestro escenario de datos.

Los datos contienen una lista de empleados, junto con cualquier equipo que les haya asignado la empresa. Al mirar a Anna Watkins en la fila 3, podemos ver que tiene una computadora portátil, una tarjeta de acceso, un teléfono y una impresora doméstica. Cada equipo está separado por un punto y coma y un espacio.

También se registran los atributos de cada elemento. Por ejemplo, la computadora portátil de Anna Watkins tiene un número de identificación ID0011 y una tarjeta de acceso con el número 231, etc. El elemento está separado de su atributo con dos puntos y un espacio.

Si bien el formato es útil para ver rápidamente a todos los empleados, no es ideal si queremos saber quién tiene un elemento específico. Por ejemplo, ¿quién tiene una tarjeta de crédito de empresa? ¿O quién tiene qué número de teléfono?

El siguiente formato es más utilizable desde una perspectiva de manipulación de datos.

Si tuviéramos este formato, podríamos filtrar fácilmente la columna Equipo e identificar a las personas con tarjeta de crédito de la empresa, o incluso crear una lista de teléfonos de empleados.

Usaremos Power Query para convertir rápidamente nuestros datos de origen a este formato.

Si bien Power Query es la mejor opción para este tipo de manipulación de datos, existen otros métodos para dividir celdas , sobre los cuales puede leer aquí: https://exceloffthegrid.com/how-to-split-cells-in-excel/

Cargar datos en Power Query

Para empezar, necesitamos obtener los datos en Power Query. Seleccione cualquier celda dentro de la tabla, luego haga clic en Datos – De tabla/rango .

Se abrirá el Editor de Power Query, mostrando los datos de la tabla.

Bien, ahora estamos listos para que comience la magia:

1. Dividiremos la columna Equipo en filas, usando el punto y coma y el espacio para determinar dónde dividir.
2. A continuación, dividiremos por dos puntos y un espacio para crear columnas separadas para el equipo y su atributo.

Dividir en filas

Bien, dividamos la columna Equipo en filas.

1. Seleccione la columna Equipo haciendo clic en el encabezado de la columna.
2. Haga clic en Inicio – Dividir columna (menú desplegable) – Por delimitador .
3. En el ejemplo en el que estamos trabajando, cada equipo está separado por un punto y coma y un espacio. Esto no está en la lista de delimitadores predeterminados, por lo que debemos seleccionar Personalizado en el menú desplegable y luego, en el cuadro a continuación, ingresar un punto y coma (;) seguido de un espacio . Elija la opción para dividir en cada aparición del delimitador .
   
4. Amplíe las opciones disponibles haciendo clic en Opciones avanzadas y luego seleccione Filas .
5. Haga clic en Aceptar para ejecutar la transformación.

Los datos ahora se ven así:

Hemos logrado dividir los datos en filas individuales. El nombre del individuo existe varias veces, ya que aparece en cada pieza del equipo asignado. En muchas circunstancias esto será todo lo que se necesitará. Sin embargo, para nuestro escenario, tenemos un paso adicional.

Dividir una columna en columnas

Ahora es el momento de separar el equipo de su atributo.

Como antes, haga clic en Inicio – Dividir columna (menú desplegable) – Por delimitador para abrir el cuadro de diálogo Dividir columna por delimitador.

En lugar de dividirlo en filas, podemos dividirlo en columnas. Nuestro delimitador son dos puntos (:) , seguidos de un espacio .

Haga clic en Aceptar para dividir la columna Equipo.

Cambiar el nombre de las columnas

Finalmente, cambie el nombre de las columnas para que tengan nombres útiles; haga doble clic en el encabezado de cada columna e ingrese el nombre de la columna (yo he elegido Equipo y Atributo de equipo).

La ventana de vista previa ahora se ve así.

Cargar datos en Excel

Todo está completo, por lo que estamos listos para enviar la tabla nuevamente a Excel. Haga clic en Inicio – Cerrar Cargar (menú desplegable) – Cerrar y cargar en…

El Editor de Power Query se cerrará y la vista volverá a Excel. En el cuadro de diálogo Importar datos, seleccione cargar una tabla en la hoja de trabajo existente y seleccione la celda E1 .

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Importar datos.

Los datos finales ahora están en Excel.

Si hay algún cambio en los datos originales, simplemente podemos hacer clic derecho en la tabla y seleccionar Actualizar en el menú.

Conclusión

Power Query es una herramienta increíble. La división de celdas simplemente no está disponible con la interfaz normal de Excel. Tendríamos que utilizar una macro o algunas fórmulas extraordinariamente complejas. Sin embargo, con Power Query podemos dividir celdas delimitadas con sólo unos pocos clics.

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