Conozca las opciones de cerrar y cargar de Power Query
En esta publicación, analizamos las opciones de cerrar carga de Power Query. Esto es parte de una serie diseñada para que pueda comenzar a utilizar Power Query rápidamente. Hasta ahora en la serie, sólo hemos cargado datos en Excel a través de una tabla. Pero hay muchas otras opciones para explorar.
Si bien no usaremos todas las configuraciones de Close Load en esta serie, es importante conocerlas. Luego, cuando surja la situación, podrá revisar las opciones y elegir la mejor opción para su escenario.
Tabla de contenido
- Cerrar Cargar configuración
- Cómo ver el resultado de la consulta
- Dónde colocar el resultado de la consulta
- Agregar al modelo de datos
- Botón Propiedades
- Cambiar la configuración de Cerrar Carga de una consulta existente
- ¿Por qué Cerrar y Cargar están atenuados?
- Cerrar y cargar se aplica a todas las consultas nuevas.
- Cambiar la configuración predeterminada de Cerrar carga
- Descartar Cerrar
- Envolver
Cerrar Cargar configuración
Habiendo importado datos a Power Query y realizado nuestras transformaciones, debemos decidir qué hacer con esa consulta. No podemos dejar los datos en Power Query para más tarde; necesita un destino de carga.
Si se aplican las opciones predeterminadas, al hacer clic en Inicio Cerrar Cargar se enviarán los datos directamente a Excel como una tabla en una nueva hoja de trabajo.
La ventaja de seleccionar Cerrar Cargar en… es que podemos ver todas las opciones, en lugar de simplemente cargar en la ubicación predeterminada. Seleccione Inicio Cerrar Cargar (desplegable) Cerrar Cargar en… (1), o una alternativa es Archivo Cerrar Cargar en… (2).
¿Cuál es la ventaja de seleccionar la opción “cargar en”?
Se abre la ventana Importar datos.
Esta ventana proporciona tres opciones clave:
- Cómo ver los datos
- donde poner los datos
- Si se cargan los datos en el modelo de datos.
Veamos cada una de estas secciones por turno.
Cómo ver el resultado de la consulta
La sección superior del cuadro de diálogo Importar datos determina en qué tipo de objeto se cargan los datos:
- Tabla : cargue los datos en Excel como una tabla, que aparece en el frente de la hoja de trabajo.
- Informe de tabla dinámica : las columnas de los datos transformados están disponibles para usar como dimensiones dentro de una tabla dinámica.
- Gráfico dinámico : las columnas de los datos transformados están disponibles para usar dentro de un gráfico dinámico.
- Solo crear conexión : los datos no son visibles en ninguna hoja de trabajo como tabla, tabla dinámica o gráfico dinámico.
Puede parecer que simplemente crear una conexión no tiene sentido. Después de todo, ¿por qué importar datos si no puedes verlos en ninguna parte? Sin embargo, aunque los datos no estén disponibles en la hoja de trabajo, aún pueden estar disponibles para el modelo de datos y otras consultas.
Dónde colocar el resultado de la consulta
El segundo grupo de opciones determina dónde se colocará el resultado de la consulta. Esto sólo es relevante si seleccionamos Tabla, Tabla dinámica o Gráfico dinámico en el primer grupo.
Las opciones son:
- Nueva hoja de trabajo: la salida comenzará en la celda A1)
- Hoja de Trabajo Existente – donde podemos definir la celda exacta para colocar la Tabla, Tabla Pivot o Gráfico Pivot).
Si solo estamos creando una conexión, estas opciones están deshabilitadas.
Agregar al modelo de datos
El modelo de datos es una forma moderna de Excel para manejar datos. Un modelo de datos es esencial si se utiliza Power Pivot o se crean relaciones.
Pero el modelo de datos no sirve sólo para usar Power Pivot. Pivot Cache es la forma habitual de Excel de almacenar datos utilizados con una tabla dinámica. No podemos ver el caché; se almacena de forma invisible dentro del formato de archivo Excel. Pero ciertamente podemos ver el impacto; Los tamaños de archivo de los libros que contienen Pivot Caches pueden llegar a ser enormes.
Los tamaños de archivos son significativamente más pequeños al cargar los datos en un modelo de datos en lugar de en un caché dinámico. Por lo tanto, al crear una tabla dinámica, simplemente debemos seleccionar el modelo de datos como fuente.
A modo de ilustración, cargué 1 millón de filas de datos (que contienen solo dos columnas) en el modelo de datos. Luego utilicé el modelo de datos para crear una tabla dinámica básica; el tamaño del archivo era 794 KB. Por el contrario, cargar los mismos datos directamente en una tabla dinámica utilizando Pivot Cache y el tamaño del archivo fue de 3488 KB. ¡Más de 4 veces el tamaño! Cuando se trabaja con más columnas o más filas, la variación es aún más pronunciada.
Incluso si no desea utilizar Power Pivot o crear relaciones, el modelo de datos sigue siendo una mejor opción.
Botón Propiedades
Al hacer clic en Propiedades en la parte inferior de la ventana Importar, se abre la ventana Propiedades de consulta, que cubrimos en otra publicación: Power Query: actualización de datos.
Cambiar la configuración de Cerrar Carga de una consulta existente
Entonces, creamos una consulta y la cargamos en su destino. ¿Qué pasa cuando queremos cambiar el destino? Se podría pensar que volvemos a Power Query y seleccionamos un nuevo destino en el cuadro de diálogo Importar datos. Sin embargo, si volvemos a una consulta existente, la opción Cerrar y cargar en... aparece atenuada (ver captura de pantalla a continuación).
No te preocupes; hay otra manera.
¿Por qué Cerrar y Cargar están atenuados?
En lugar de cambiar las opciones de Cerrar carga dentro de Power Query, podemos verlas en el panel Consultas y conexión. En Excel, haga clic en Conexiones de consultas de datos . En la lista de consultas, haga clic derecho en la consulta y seleccione Cargar en…
Esto abre nuevamente el cuadro de diálogo Importación de datos. Desde allí, podemos cambiar la configuración de carga.
Tenga cuidado al realizar cambios aquí; cualquier cosa basada en los datos existentes puede verse afectada.
Cerrar y cargar se aplica a todas las consultas nuevas.
Ahora es el momento de una pequeña advertencia.
A medida que aumenten nuestras capacidades con Power Query, podremos crear varias consultas en una sola sesión. Una vez que estemos satisfechos con ellos, los cerramos y los cargamos en Excel.
Las selecciones del cuadro de diálogo Importar datos se aplican a todas las consultas nuevas. Si queremos que las diferentes consultas se carguen de manera diferente, es mejor cargarlas todas solo como conexión, luego regresar y cambiarlas como deseemos. De lo contrario, podemos pasar mucho tiempo eliminando tablas, tablas dinámicas y hojas de trabajo que nunca quisimos.
Cambiar la configuración predeterminada de Cerrar carga
Es una buena idea ajustar la configuración predeterminada de Cerrar carga para que funcione como nosotros trabajamos.
La configuración predeterminada se puede cambiar en la sección Opciones de consulta. Para llegar a esto desde Excel, haga clic en Datos Obtener datos (menú desplegable) Opciones de consulta . O para buscar las Opciones de consulta en Power Query, haga clic en Opciones de archivo Configuración Opciones de consulta .
En el cuadro de diálogo Opciones de consulta, seleccione las opciones de Carga de datos en la sección Global.
Aquí podemos encontrar la Configuración de carga de consultas predeterminada . Recomiendo deshabilitar las dos opciones siguientes:
- Cargar en hoja de trabajo : Desmarcar
- Cargar en modelo de datos : Desmarcar
Con ambos desmarcados, esto hace que la conexión sea solo la predeterminada. Como se señaló anteriormente, dado que todas las consultas nuevas se tratan de la misma manera, la mejor opción para nosotros es solo la conexión.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de consulta.
Descartar Cerrar
Finalmente, la última opción Cerrar carga es descartar cualquier cambio por completo. Para hacer esto, en Power Query, haga clic en Archivo Descartar Cerrar .
Envolver
Esta publicación analizó las opciones para cargar datos de Power Query en Excel. Si bien es posible que no los utilices todos de inmediato, es bueno conocer estas configuraciones para consultarlas en el futuro.
El mejor ahorro de tiempo que puede utilizar es establecer los valores predeterminados para que Power Query se cargue como una conexión solo de forma predeterminada.
Leer más publicaciones en esta serie
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