Batalla de pesos pesados: análisis final

En este, nuestro análisis final, recapitularemos brevemente cada una de las 8 rondas y confirmaremos que entendemos las diferencias clave entre estas dos increíbles funciones. Luego, confirmaremos que sabemos cuándo y cómo aplicar cada uno en la práctica. Hagámoslo.

¿Ganador?

Entonces, ¿qué función es mejor? ¿Cuál deberíamos usar siempre? ¿Quién es el ganador? El objetivo de esta serie fue explorar las diferencias entre estas dos increíbles funciones para que usted se sienta cómodo sabiendo cuándo usar cada una. La metáfora del boxeo se utilizó como estructura para organizar la presentación y espero que haya sido una forma divertida de lograr el objetivo

Estas funciones están diseñadas para hacer cosas diferentes. Pero, dado que sus capacidades se superponen, a menudo escucho a los estudiantes preguntar: “Dado que ambos pueden hacer cosas similares, ¿cuál debería usar?” Y esta pregunta fue la motivación de la serie.

¡No escribí esta serie para declarar un ganador! Lo escribí para brindar una forma divertida de presentar y explorar los detalles de estos dos campeones. Ambas son habilidades de Excel de misión crítica y las utilizará en la práctica. Espero que esta serie te haya ayudado a comprender sus diferencias, capacidades, detalles y sentir que sabes cuándo usar cada uno.

Entonces, recapitularemos las diferencias y luego llega la hora de la verdad. Veremos si se siente cómodo determinando cuál usar en tres escenarios.

Análisis final

Resumen

Aquí un breve resumen de cada una de las rondas:

1. Cuando hay varias filas coincidentes:
   • BUSCARV se detiene en el primer partido
   • SUMIFS devuelve la suma de todas las filas coincidentes
2. Cuando los valores equivalentes se almacenan como tipos de datos diferentes:
   • BUSCARV no los coincide
   • SUMIFS los coincide
3. ¿Es importante el orden de las columnas?
   • BUSCARV asume que la columna de búsqueda es la primera columna en el rango de búsqueda
   • A SUMIFS no le importa el orden de las columnas
4. ¿Devolver valores de texto?
   • BUSCARV puede devolver texto o números
   • SUMIFS está diseñado para devolver una suma, un número (no valores de texto)
5. ¿Qué pasa si no hay filas coincidentes?
   • BUSCARV VERDADERO utiliza una coincidencia aproximada
   • BUSCARV FALSO devuelve un error
   • SUMIFS devuelve 0
6. Cuando insertamos una nueva columna de la hoja de trabajo entre las columnas de búsqueda y devolución:
   • BUSCARV se interrumpirá cuando el tercer argumento se exprese como un número entero
   • SUMIFS no se rompe
7. ¿Varias columnas de búsqueda?
   • BUSCARV admite una única columna de búsqueda
   • SUMIFS maneja múltiples columnas de búsqueda
8. ¿Podemos hacer una búsqueda de rango?
   • VLOOKUP TRUE está diseñado para realizar una búsqueda de rango y funciona con una sola columna de búsqueda
   • SUMIFS puede realizar una búsqueda de rango mediante concatenación cuando se proporcionan ambos lados de cada rango

Entonces, Jeff… ¡solo dame un resumen! Necesito una forma sencilla de recordar cuándo usar cada uno. Ningún problema. En general, así es como lo pienso:

Si el valor que intento devolver es un número, prefiero SUMIFS; de lo contrario, uso BUSCARV.

Entonces, ¿crees que lo tienes? Vamos a averiguar. Aquí hay tres aplicaciones para confirmar que estamos bien.

Aplicaciones

Usaremos la misma tabla de datos para cada una de nuestras tres aplicaciones. Luego proporcionaré una captura de pantalla de nuestro pequeño informe e identificaré qué valor estamos intentando recuperar. Luego necesitaremos determinar cuál de nuestros dos competidores usaríamos.

Primero, nuestra tabla de datos (Tabla 1):

Algunas cosas a tener en cuenta. Cada artículo tiene un ID de artículo numérico único (101, 102,…). Cada elemento tiene valores de Clase y Subclase. Cuando se combinan los valores de Clase y Subclase, son únicos. Es decir, no hay dos productos que compartan la misma combinación de clase/subclase. Cada producto tiene un Gerente de Producto (ProdMgr). Y cada artículo tiene un Precio que cobramos a los clientes y un Costo que pagamos a los proveedores.

Entonces, hagamos nuestras tres aplicaciones.

Aplicación 1

Aquí está nuestro pequeño informe:

Ahora, es nuestro trabajo razonar esto para determinar cuál de nuestros dos competidores utilizar. Comencemos mirando el valor de retorno, ProdMgr. ProdMgr es una cadena de texto. Entonces, ¿cuál podemos utilizar? Bueno, BUSCARV puede devolver cadenas de texto, por lo que podríamos usar BUSCARV. ¿Qué pasa con SUMIFS? SUMIFS devuelve la suma de todas las filas coincidentes, devuelve un número. Como estamos intentando recuperar una cadena de texto, utilizaremos BUSCARV.

Escribimos la siguiente fórmula en C7:

=BUSCARV(B7, Tabla1, 4, 0)

Y rellénelo:

Nos vemos bien.

Aplicación 2

Ahora, digamos que este es el informe:

¿Qué función debemos utilizar? Vamos a pensarlo. Queremos recuperar el precio. Como podemos ver al examinar la tabla de datos, el precio es un número. Entonces, en este punto, podríamos usar BUSCARV o SUMIFS porque ambos pueden devolver un número. Hasta ahora, todo bien.

Pero esta vez no tenemos el ID de artículo único. Todo lo que tenemos son los valores de Clase y Subclase. Entonces, hmmm… hay varias columnas de búsqueda, no una sola columna de búsqueda. BUSCARV está diseñado para operar en una sola columna de búsqueda, mientras que SUMIFS está diseñado para admitir múltiples columnas de búsqueda (múltiples condiciones). Entonces, en este caso, usemos SUMIFS.

Escribimos la siguiente fórmula en D7:

=SUMIFS(Tabla1[Precio], Tabla1[Clase], B7, Tabla1[Subclase], C7)

Completamos la fórmula y:

¡Lo conseguimos!

Aplicación 3

Esta vez, estamos intentando construir este informe:

Entonces, ¿qué función utilizamos? Vamos a resolverlo. Estamos intentando devolver ProdMgr, que es una cadena de texto. Entonces, claramente no podemos usar SUMIFS. Entonces, decidimos usar BUSCARV. Pero luego, notamos que tenemos varias columnas de búsqueda (Clase y Subclase). Entonces, claramente, no podemos usar BUSCARV porque admite una sola columna de búsqueda. Pero recordamos que SUMIFS admite múltiples columnas de búsqueda, por lo que decidimos usar SUMIFS. Pero luego recordamos que el valor que intentamos devolver es una cadena de texto. Entonces claramente no podemos usar SUMIFS. Y estamos en este bucle circular, donde parece claramente que no podemos usar ninguna de las funciones.

¡Argh!

Si claramente no podemos usar SUMIFS y claramente no podemos usar BUSCARV… ¿qué se supone que debemos hacer?

Aquí está la cosa:

¡Estas funciones no son competencia en absoluto! Son aliados que pueden trabajar juntos

¡¿Esperar lo?! Sí… podemos usarlos juntos, en una misma fórmula para que cada uno haga lo suyo. Pueden ayudarse mutuamente.

Es decir… podemos usar BUSCARV para devolver la cadena de texto de ProdMgr. Y podemos usar SUMIFS para indicarle a BUSCARV el ID del artículo haciendo coincidir los múltiples valores de búsqueda. En otras palabras, SUMIFS será el primer argumento para BUSCARV y proporcionará el ID del elemento.

Escribimos la siguiente fórmula en D7:

=BUSCARV(SUMIFS(Tabla1[ItemID],Tabla1[Clase],B7,Tabla1[Subclase],C7), Tabla1, 4, 0)

Lo llenamos y:

¡Si, funciona!

Si desea obtener más detalles sobre cómo anidar estas funciones, consulte esta publicación que proporciona instrucciones detalladas paso a paso.

Y también podríamos abordar esto con Power Query. Si desea obtener más información al respecto, consulte esta publicación que proporciona los detalles.

Nota: también podríamos crear una única columna de búsqueda con concatenación y usar BUSCARV únicamente.

Recursos adicionales

Si disfrutó de esta serie de blogs, también puede disfrutar profundizando con mis cursos en línea. Esta serie se basa en una lección de uno de mis cursos en línea (Undergrad V2).

Todos mis cursos se imparten con videos de conferencias bajo demanda (con subtítulos) y proporcionan libros de ejercicios descargables para que puedas practicar. Después de completar la tarea, realiza una prueba y pasa a la siguiente lección. Estos cursos también califican para crédito CPE si necesita horas de educación profesional continua.

Ofrezco dos carreras principales: Licenciatura y Maestría. El plan de estudios de pregrado enseña temas clásicos de Excel como BUSCARV, SUMIFS, tablas dinámicas, etc…. Más de 80 temas. Los cursos de maestría enseñan Power Query, Power Pivot y macros de VBA. Más información aquí:

• Cursos de pregrado
• Cursos de Maestría

Ya sea que decida inscribirse o no en un curso, espero que esta serie de blogs le haya ayudado a arrojar algo de luz sobre las diferencias clave entre BUSCARV y SUMIFS, y le ayude a sentirse más cómodo sabiendo qué función utilizar en sus libros de trabajo.

Archivo de muestra: FinalAnalysis.xlsx