Cómo automatizar fácilmente sus estados financieros personalizados en Excel

Índice
  1. Importación de los datos del balance de comprobación
  2. Creación de estados financieros utilizando botones FSM
  3. Para construir los estados financieros.
  4. Actualización automática de los estados financieros.
  5. Funciones útiles de FSM
    1. redondeo
    2. Sentido del artículo
    3. NuevoID
    4. Detalles
    5. Seleccionar periodo
    6. Rango de período
    7. Ajuste de entradas
    8. Catálogo de cuentas
    9. Balanzas de prueba modificadas
  6. Características opcionales adicionales
    1. Estado financiero consolidado
    2. Documentos de trabajo dinámicos
    3. Profundizar
    4. Integración de QuickBooks
    5. PalabraFSM
  7. Conclusión
  8. Oferta Especial Universidad Excel
    1. Divulgaciones y notas

Aunque Excel ofrece una gran flexibilidad a la hora de crear estados financieros, tiene varias limitaciones:

  1. No está integrado con los datos contables.
  2. Requiere una cantidad sustancial de manipulación de datos.
  3. Es difícil garantizar la integridad de los estados financieros sin una revisión excesiva.
  4. Excel no puede actualizar fácil y automáticamente los estados financieros.

Si utiliza Excel para crear estados financieros, querrá seguir leyendo.

En este artículo, mostraremos cómo la tecnología patentada FSM le permite producir fácilmente exactamente los informes financieros personalizados que necesita en Excel. Se actualizan automáticamente, lo que le ahorra horas de trabajo, aumenta la precisión y reduce los errores.

Importación de los datos del balance de comprobación

El primer paso para crear las finanzas es exportar los datos del balance de comprobación de CUALQUIER sistema contable . Suponiendo que su sistema de contabilidad pueda exportar a un tipo de archivo que Excel pueda leer, como csv, xlsx, txt, etc., estará listo.

Después de instalar el complemento ExcelFSM, estará listo para importar el archivo como se muestra en este breve video.

Nota: existe una integración opcional de QuickBooks que se describe a continuación.

En resumen, usted:

  1. Inicie Excel, abra un libro en blanco y haga clic en la pestaña FSM.
  2. Haga clic en el botón Leer datos del saldo de prueba.
  3. Seleccione el archivo fuente del balance de prueba de Excel. Se crea una nueva hoja de trabajo temporal llamada “Datos” para su conveniencia, mientras usted especifica información adicional sobre el saldo de prueba.
  4. Especifique el nombre de la empresa.
  5. Especifique la fecha a la fecha del saldo de prueba.
  6. Especifique las letras de las columnas de la hoja de trabajo.

Esto cambia el nombre del libro, abre el Plan de cuentas y genera una hoja de trabajo de “impresión ReadTBData” para su revisión.

¿Usas QuickBooks?

Si está utilizando QuickBooks (de escritorio o en línea), puede guardar el paso de exportación/importación manual conectando ExcelFSM directamente.

Los datos del balance de comprobación se pueden recuperar directamente del archivo de la empresa QuickBooks, tanto para QuickBooks Desktop como para QuickBooks Online .

Además, si usa clases… ¡ se puede producir un balance de comprobación Y un libro mayor CON clases !

Una vez que se haya importado el balance de comprobación, estará listo para elaborar los estados financieros.

Creación de estados financieros utilizando botones FSM

El complemento ExcelFMS crea una pestaña en Excel llamada FSM. Puede usar los íconos en esa pestaña para insertar fácilmente valores específicos en CUALQUIER LUGAR de su hoja de trabajo. No está limitado al formato de informe creado por su sistema de contabilidad. Eres libre de utilizar la flexibilidad de Excel para tener control total sobre la estructura, la disposición y el diseño de tus finanzas.

Para construir los estados financieros.

El complemento FSM le permite crear y administrar grupos de partidas de estados financieros en función de las cuentas subyacentes. Por ejemplo, agrupar varias cuentas bancarias en la línea de efectivo y equivalentes de efectivo. Una vez creado el informe inicial y definidas las agrupaciones de cuentas, las actualizaciones futuras son sencillas.

Este breve video demuestra lo fácil que es usar la pestaña FSM para agrupar cuentas e insertar CUALQUIER valor en CUALQUIER celda. Esta flexibilidad le permite crear las finanzas en el formato preciso deseado.

  1. Nombre: Inicializar celda con Nombre
  2. Fecha: Inserte la fecha del período contable en la celda activa.
  3. Saldo del artículo: agrupe las cuentas en un artículo e inserte el saldo del artículo en su informe financiero.
  4. Total: agrupe elementos en un total e inserte el saldo del total en su informe financiero.

Nota: los saldos comprendidos en cualquier estado financiero son de dos tipos: Partidas del estado financiero y Totales .

Actualización automática de los estados financieros.

Una vez creado el estado financiero, es MUY fácil importar datos actualizados.

  1. Desde la cinta FSM, haga clic en el botón “Leer datos del balance de comprobación”.
  2. Seleccione el archivo fuente del balance de prueba de Excel
  3. Especifique la fecha a la fecha del saldo de prueba
  4. Haga clic en Aceptar

Esto crea un nuevo libro de trabajo FSM, genera una hoja de trabajo de “impresión ReadTBData” y actualiza automáticamente los estados financieros. Video .

Esto es hermoso porque ahora que todas las cuentas se han asignado a las líneas de pedido, el proceso de actualización es sencillo.

Funciones útiles de FSM

FSM incluye funciones útiles que abordan y resuelven muchos problemas comunes, incluido ROUNDING.

redondeo

El botón ” Redondeado ” de FSM muestra valores redondeados y los utiliza para calcular con precisión los saldos de las cuentas.

Sentido del artículo

FSM proporciona una manera fácil de presentar la depreciación acumulada entre paréntesis simplemente cambiando el sentido del artículo .

NuevoID

Cuándo una cuenta de balance debe clasificarse en función de su saldo (por ejemplo, una cuenta bancaria que debe clasificarse como activo corriente (efectivo) cuando tiene un saldo deudor y como pasivo corriente (sobregiro) cuando tiene un saldo acreedor) , FSM proporciona una solución sencilla. El botón ” NewId ” reemplaza el identificador único del artículo por uno nuevo en la fórmula FSMITEMBALANCE. Esto clasifica las cuentas del balance en función de sus saldos.

Detalles

Los detalles del saldo del artículo se pueden mostrar alternando el botón ” Detalles “.

Seleccionar periodo

Con el botón “ Seleccionar Período ”, el usuario puede seleccionar un rango de celdas y el período o rango de período para los saldos de artículos.

Rango de período

Seleccione el rango de período para preparar los Informes Financieros Periódicos (Mensual, Trimestral, etc.) y el Estado de Flujos de Efectivo .

Ajuste de entradas

Se pueden registrar asientos de ajuste para cambiar los saldos de las cuentas. El usuario puede alternar los efectos del ajuste de entradas con el botón “Saldos ajustados”.

Catálogo de cuentas

El plan de cuentas , creado a partir de la lectura de datos del balance de prueba, se puede ver, editar, reordenar e imprimir. Las cuentas, como las cuentas de presentación, se pueden insertar en el Plan de cuentas. Las cuentas nuevas se agregan al plan de cuentas mediante el proceso de lectura de datos del saldo de prueba . El usuario puede seleccionar la impresión del Plan de cuentas y mostrar las agrupaciones de cuentas.

Balanzas de prueba modificadas

Los balances de comprobación modificados se pueden procesar y actualizar automáticamente los informes financieros.

Características opcionales adicionales

El complemento ofrece varias funciones opcionales si es necesario.

Estado financiero consolidado

Estados financieros consolidados : la lista de consolidación puede combinar archivos de varios tipos, por ejemplo, archivos de Excel, archivos de QuickBooks Desktop Company, archivos de QuickBooks Online Company. También se permite la lectura de balances de comprobación modificados seleccionados para actualizar un libro de trabajo FSM consolidado con balances de comprobación modificados.

Documentos de trabajo dinámicos

Documentos de trabajo dinámicos : balance de comprobación , hojas de cálculo , hojas de cuentas agrupadas

Profundizar

Desglose del Libro Mayor General : el balance de comprobación y el Libro Mayor General completo de cualquier software de contabilidad se pueden leer, organizar y manipular, lo que le permite “profundizar” y obtener el detalle de un saldo de cuenta y una transacción de los estados financieros personalizados, como así como de los papeles de trabajo dinámicos.

Integración de QuickBooks

Conexión directa a los datos de QuickBooks Desktop o QuickBooks Online para eliminar el proceso de exportación/importación manual.

PalabraFSM

También tenga en cuenta que si necesita crear estados financieros en Microsoft Word, ¡hay un complemento independiente para ello!

Conclusión

Excel ofrece todo lo necesario para preparar estados financieros personalizados, excepto una forma de automatizar el proceso. Sólo necesita la integración de las funcionalidades de la tecnología patentada de FSM para automatizar el proceso de preparación y actualización de estados financieros personalizados con Excel.

Más información sobre Excel FSM

Para ver una demostración, no dude en consultar este seminario web gratuito (no es necesario iniciar sesión):

  • Seminario web gratuito FSM (YouTube)

Con las funcionalidades de FSM, Excel se convierte en un generador universal de estados financieros (o redactor de estados financieros) para cualquier software de contabilidad y en un potente programa de balance de prueba.

Estas funcionalidades FSM patentadas están disponibles a través del complemento ExcelFSM, que cuesta solo $49,95 por año . Una vez instalado en un sistema, se puede utilizar para importar datos de archivos de clientes ilimitados.

También ofrecemos una prueba gratuita para que puedas comprobarlo sin riesgos:

  • Prueba gratuita de 30 días

Reseñas recientes:

  • “Ahorramos HORAS de trabajo en la producción de nuestros estados financieros”.
  • “Finalmente, un complemento que libera el poder de Excel en la preparación de estados financieros”.
  • “La flexibilidad es tan infinita como la de Excel porque estás en Excel”.
  • “La presentación de nuestros informes desde que agregamos la herramienta es fenomenal”.
  • “Me permite producir exactamente los informes financieros que nuestra junta directiva necesita”.

Oferta Especial Universidad Excel

Si está interesado en comprar ExcelFSM, le ofrecemos una función opcional GRATUITA de $24,95 de su elección como promoción de Excel University.

Elija entre la opción Consolidated FS, el conector QuickBooks Desktop o el conector QuickBooks Online para agregar a la suscripción base de $49.95 por año por puesto y use el código XLU durante el pago.

Nota : si tiene alguna pregunta, comuníquese directamente con FSM o envíeles un correo electrónico: [email protected] .

Divulgaciones y notas

  • Esta es una publicación patrocinada por FSM. FSM no está afiliado ni respalda ningún otro producto o servicio mencionado en este sitio.
  • El 100% de las ganancias de los patrocinadores financian los programas de becas y ayuda financiera de Excel University… ¡gracias!
  • Si desea información sobre cómo convertirse en patrocinador, consulte nuestra página de oportunidades de patrocinio .

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