Cómo fusionar archivos de Excel (sin usar VBA)

Es posible que se sorprenda de tiempo cuánto se pierde hojeando libros de Excel tratando de encontrar información, especialmente si tiene mucho que clasificar. Aprender a combinar archivos de Excel hará que encontrar información sea más fácil, rápido y fácil de usar (especialmente si comparte libros).

Si bien puedes usar VBA para combinar archivos, no todos están familiarizados con el lenguaje de programación o la creación de macros de Microsoft Excel . Aquí hay cinco formas diferentes de fusionar archivos sin tener que usar VBA.

1. Cómo fusionar archivos de Excel manualmente
2. Cómo fusionar archivos de Excel utilizando las funciones Mover o Copiar de Excel
3. Cómo combinar archivos de Excel mediante enlaces
4. Cómo combinar archivos de Excel usando Power Query
5. Cómo fusionar varias hojas de Excel en una

Cómo fusionar archivos de Excel manualmente

Copiar los datos de un archivo a otro es la forma más sencilla y directa de combinar dos archivos de Excel. Este método le permite copiar datos en hojas de trabajo de destino separadas o en una sola hoja de trabajo simplemente por cómo los pega.

1. Navegue hasta la hoja de trabajo de origen.
2. Presione Ctrl + A (Windows) o Cmd + A (Mac) para seleccionar la hoja completa, o seleccione un rango específico para copiar y use Ctrl + C o Cmd + C para copiar la selección.
3. Navegue hasta el libro de destino y agregue una nueva hoja de trabajo si es necesario.
4. Después de seleccionar una celda para indicarle a Excel dónde insertar los datos, presione Ctrl + V o Cmd + V.

Al realizar un Pegar estándar (con Ctrl + V), Excel pegará no solo los valores, sino también las fórmulas, el formato y otros atributos de la celda. Si solo desea transferir los valores, en lugar de realizar un pegado estándar con Ctrl + V, realice un Pegado de Valores especiales . Esto pegará solo los valores de las celdas y convertirá las celdas de fórmula en sus valores estáticos resultantes.

Este método funciona en muchas situaciones diferentes, pero no está muy automatizado. Por lo tanto, probablemente sea mejor utilizar esta estrategia en un proyecto único con conjuntos de datos pequeños.

Uso de las funciones Mover o Copiar de Excel

Se pueden copiar inmediatamente una o más hojas de Excel de un libro de trabajo a otro utilizando la herramienta “Mover o copiar hoja” en Excel. Este método mantendrá cada hoja de trabajo intacta (si necesita combinar datos en una sola hoja, consulte el método Power Query a continuación).

1. Abra su archivo de Excel.
2. Mientras mantiene presionados los botones Ctrl (Windows) o Cmd (Mac), elija las hojas que desea copiar al libro de destino. Las hojas que ha seleccionado se resaltarán. (Al hacer clic nuevamente en las hojas, se anulará su selección). Nota: alternativamente, si las hojas están adyacentes entre sí, puede seleccionar la primera hoja, mantener presionada la tecla Mayús y seleccionar la última hoja en el rango de hojas.
3. Haga clic derecho en la pestaña de una hoja seleccionada y elija Mover o Copiar .
4. En el cuadro de diálogo resultante, elija el libro de destino.
5. Elija dónde insertar las hojas en Antes de la hoja . (Podrás moverlos más tarde si así lo deseas).
6. Si desea dejar una copia de las hojas seleccionadas en el archivo fuente, haga clic en Crear una copia .
7. Selecciona Aceptar .

Ahora el libro de destino incluye las hojas seleccionadas.

Cómo combinar archivos de Excel mediante enlaces

En Excel, puede utilizar enlaces pegados en una celda de un libro para vincular a otro libro. Este método le permite recuperar un valor de una celda individual ubicada en un libro de trabajo diferente.

1. Inicie ambos documentos de Excel.
2. Copie una celda en el libro de origen al que le gustaría hacer referencia.
3. Navegue hasta el libro de destino.
4. Haga clic en la celda donde desea pegar el enlace, seleccione Pegado especial y luego Pegar enlace .

Cuando selecciona Pegar enlace, Excel debería generar la siguiente fórmula automáticamente:

='[archivo.xlsx]hoja'!$A$1

Si desea mostrar otras celdas, puede eliminar los signos de dólar de la fórmula anterior, haciendo que la referencia de la celda sea relativa. Luego simplemente copia y pega esa fórmula en las otras celdas que deseas mostrar.

Si bien este método funciona en escenarios extremadamente simples, no es el método preferido para conectar varias celdas y varias hojas. Estos enlaces externos son frágiles y pueden romperse fácilmente. Si tiene un conjunto de datos grande o complejo, este método será innecesariamente complicado. Puede terminar con errores que son difíciles de corregir si se insertan filas o columnas, cambia la ubicación de la celda o se mueve, se cambia el nombre o se elimina un archivo sin querer.

Afortunadamente, existe una forma más segura de combinar sus archivos de Excel utilizando una de las herramientas más populares del programa.

Cómo combinar archivos de Excel usando Power Query

Power Query permite a los usuarios importar datos a Excel y consolidarlos, darles forma y editarlos de una manera que se ajuste a sus necesidades. También puede utilizar la herramienta para fusionar datos ubicados en varios archivos de Excel que se encuentran en la misma carpeta (y subcarpetas). Este método da como resultado que los datos de libros de trabajo separados se combinan en un único rango de datos en una única hoja de trabajo de destino.

Nota: si está ejecutando una versión bastante moderna de Excel para Windows, tendrá Power Query. Pero tenga en cuenta que Power Query no está disponible en todas las versiones de Excel.

Si tiene acceso a Power Query, aquí le mostramos cómo usarlo para combinar datos de varios archivos.

1. Mueva todos los archivos que desee fusionar a una sola carpeta (u organícelos en subcarpetas).
2. Seleccione la pestaña Datos .
3. Haga clic en Obtener datos , luego Desde archivo y Desde carpeta .
4. Elija el directorio de la carpeta.
5. Haga clic en Aceptar .
6. Haga clic en Combinar y cargar para fusionar sus archivos de Excel.

Nota: Si desea cambiar los datos antes de cargar los resultados en su hoja de trabajo de destino, haga clic en el botón Transformar datos . Aparecerá el Editor de consultas. Allí puede editar filas y columnas, filtrar datos y más.

Usar Power Query es una forma fácil y segura de combinar sus archivos de Excel. Lo bueno es que tampoco estás limitado a combinar archivos de Excel: ¡puedes combinar formatos como CSV, XML, JSON y más!

Además, Power Query tiene muchas capacidades poderosas. Puedes practicar un poco con la herramienta consultando nuestros tutoriales de Power Query más populares, incluido este que se centra en varios archivos CSV y este que se centra en varios archivos de Excel.

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Cómo fusionar varias hojas de Excel en una

Es posible que desee combinar varios conjuntos de datos en una sola hoja para algo como una presentación o un panel. El resultado será una tabla de valores agregados, con una fila por etiqueta única.

Esto es bastante fácil de hacer, con un inconveniente: sus datos de Excel deben tener el formato adecuado antes de comenzar. Tendrá que asegurarse de que sus hojas utilicen diseños y tipos de datos idénticos, y que no haya columnas o filas en blanco.

Está listo para crear una nueva hoja de trabajo una vez que haya organizado sus datos de acuerdo con esos requisitos.

1. Elija la celda superior izquierda de la nueva hoja donde desea colocar los datos combinados.
2. Haga clic en el elemento de la cinta Datos.
3. Seleccione Herramientas de datos y luego Consolidar .
4. Elija la función de resumen que desea utilizar en el menú Función . SUM , que suma valores colectivamente, es el valor predeterminado.
5. En el área Referencia , seleccione el rango que desea fusionar y luego haga clic en Agregar . Repita este paso hasta que haya seleccionado todos los datos que desea fusionar.

Cuando haga clic en Aceptar, Excel creará una fila para cada etiqueta única y agregará los valores de todo el rango en consecuencia. Si está familiarizado con las tablas dinámicas, esto crea un informe estático cuyo diseño es similar al de una tabla dinámica, con una columna de etiquetas y una columna de valores agregados.

Si planea actualizar constantemente los datos en otras hojas y desea que esos cambios se reflejen en los datos combinados, seleccione Crear vínculos a datos de origen. Luego haga clic en Aceptar .

Tenga siempre cuidado al fusionar datos de Excel

Los libros de Excel tienden a volverse más difíciles de mantener cuanto más grandes se vuelven. Incluso si utiliza los métodos más seguros para combinar datos, siempre es mejor planificar con anticipación y pensar en cómo los cambios futuros afectarán sus conjuntos de datos.

También es una buena idea hacer siempre una copia de seguridad de sus archivos antes de fusionarlos (o simplemente mantener copias de seguridad en general). De esa manera, sus libros de trabajo originales seguirán intactos si algo sale mal al combinarlos.

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¿Prefieres uno de estos métodos para fusionar archivos de Excel o tienes una forma diferente? ¡Háganos saber en los comentarios!