Cree y actualice fácilmente informes de Excel desde QuickBooks

En este artículo, mostraremos cómo crear y actualizar fácilmente informes de Excel desde QuickBooks. Pero retrocedamos un segundo. Cuando QuickBooks tenga el informe que desea, ¡genial! Pero, cuando no es así, a menudo recurrimos a Excel. Esto puede suceder cuando QuickBooks no tiene todos los datos que necesita para el informe, por ejemplo, datos de presupuesto, pronóstico o proyección. O cuando el formato de informe integrado de QuickBooks no es exactamente lo que necesita.

Como ocurre con casi todo en Excel, hay varias formas de sacar los datos de QuickBooks y colocarlos en Excel. Cuando el informe es único, el enfoque que utilice no es tan importante porque solo lo crea una vez. SIN EMBARGO… cuando preparas y actualizas el informe con frecuencia, el enfoque sí importa porque puede tener un gran impacto en la eficiencia general.

Primero repasaremos rápidamente algunas formas tradicionales. Luego te mostraremos un nuevo método que puedes utilizar para ahorrar horas cada mes.

Enfoques tradicionales

Normalmente, el primer paso es iniciar sesión en QuickBooks. Luego, navega hasta el informe que tiene los datos que necesita, incluso si no está en el formato deseado. Por ejemplo, una cuenta de pérdidas y ganancias:

Luego, exportamos a Excel y el informe se almacena en un nuevo libro de Excel. Ahora necesitamos poner esos números en el formato que necesitamos o combinarlos con otros datos, como los valores del presupuesto. Hay varias formas tradicionales de hacer esta parte.

Copiar/pegar valores individuales

La primera y más común opción es copiar y pegar valores específicos en las diferentes ubicaciones del informe deseado. Esto puede resultar muy tedioso.

Consejo profesional: si utiliza este método, asegúrese de utilizar Pegar valores para evitar pegar formatos de celda.

Fórmulas con referencias de celda directas

Otra opción, que es un poco más automatizada, es crear una hoja en su libro de trabajo donde pegue todos los datos nuevos cada mes. Luego, recupera esos valores en las distintas celdas del informe utilizando fórmulas con referencias de celda directas. Por ejemplo, podemos recuperar un valor de la hoja de datos usando una fórmula como se muestra a continuación:

='BeneficiosYPérdidas-22-02-2022'!J11

El problema de depender de referencias de celda directas es que pueden romperse con el tiempo, por ejemplo, si cambia la ubicación de los datos, el orden de clasificación, el formato del informe o si se agrega o elimina alguna categoría. Cuando las fórmulas se rompen, lleva mucho tiempo reconstruirlas o empezar desde cero. Además, si solo pega los datos del período actual, los ajustes contables del período anterior en QuickBooks no se reflejarán en el libro de trabajo.

Fórmulas con funciones de búsqueda

Otro método, que es un poco más automatizado, es utilizar funciones de búsqueda en lugar de referencias directas de celda para recuperar valores de la hoja de datos. Por ejemplo, podemos escribir fórmulas que utilicen funciones de búsqueda como BUSCARV, ÍNDICE/COINCIDIR o BUSCARX.

Como antes, pega manualmente sus nuevos datos de QuickBooks en su hoja de trabajo de referencia. Pero esta vez, escribe fórmulas en su informe que utilizan estas funciones de búsqueda para apuntar a los nombres de sus categorías contables. Una vez configurados, ahorrarían tiempo en comparación con los dos primeros enfoques. Sin embargo, todavía requieren que dediques tiempo a importar y verificar las categorías manualmente. Además, dependiendo de los datos que exporte, es posible que no reflejen los cambios de datos históricos que puedan haber ocurrido en QuickBooks.

Conexión directa con Genius Sheets

Una solución que nos ayuda a crear y actualizar fácilmente informes de Excel desde QuickBooks es utilizar un complemento de Excel como Genius Sheets. Genius Sheets le permitirá vincular celdas individuales en sus informes de Excel directamente a las cuentas del libro mayor en QuickBooks. Es fácil de configurar y una vez creado el vínculo no tendrá que preocuparse de que se rompa.

Actualizar el informe de Excel en cada período es una simple actualización con un solo clic. El complemento recupera los valores actualizados directamente desde QuickBooks y actualiza instantáneamente el informe de Excel. Con Genius Sheets puedes incluso profundizar en tus datos para ver y comprender las transacciones subyacentes directamente desde la comodidad de tu libro de trabajo.

Nota: actualmente, Genius Sheets funciona con QuickBooks Online. Si desea recibir una notificación cuando QuickBooks Desktop u otras integraciones de software estén disponibles, únase a la lista de espera aquí .

Cómo instalar hojas Genius

Para probar Genius Sheets, puede registrarse para obtener una cuenta gratuita en el sitio web de Genius Sheets y conectar su cuenta de QuickBooks Online directamente en el panel.

Una vez que haya conectado su cuenta a una empresa de QuickBooks, puede agregar el complemento de Excel desde el sitio web o directamente a través de Microsoft Office Store desde Excel (Insertar Complementos Obtener complemento Genius Sheets).

Una vez instalado el complemento, puede utilizar varias fórmulas de Genius Sheets para recuperar valores individuales directamente desde QuickBooks o recuperar informes completos.

Fórmulas de hojas geniales

Uno de los desafíos al incorporar un nuevo software para informes financieros es que ya ha dedicado mucho tiempo y esfuerzo a crear y formatear sus informes existentes en Excel. Con Genius Sheets puedes conservar todo lo que ya tienes, pero ahora optimizas tu capacidad para obtener los datos. Esto nos ayuda a crear y actualizar fácilmente informes de Excel a partir de datos de QuickBooks.

La forma en que funcionan las fórmulas de Genius Sheets es que puede acceder a cualquier cuenta desde su balance general, estado de flujo de efectivo o estado de pérdidas y ganancias a través de celdas individuales. Esto le permite incorporar informes completos o líneas de pedido individuales a cualquiera de sus informes y paneles existentes. Las funciones son:

GS.IS (categoría, fecha de inicio, fecha de finalización): para el estado de resultadosGS.BS(categoría, fecha de inicio, fecha de finalización) - Para el balance generalGS.CF(categoría, fecha de inicio, fecha de finalización): para el estado de flujo de efectivo

Dentro del complemento, la opción de menú Listar categorías le mostrará los nombres exactos de las categorías, incluidos los números de cuenta, de su cuenta de QuickBooks Online a las que puede hacer referencia para las fórmulas. También puede generar un informe con las fórmulas ya integradas seleccionando esa opción en el menú Obtener informes .

Para comenzar a mapear los nombres de sus categorías, puede usar las fórmulas de Genius Sheets con referencias de celda para obtener el nombre de la categoría y la fecha que está buscando.

Consejo profesional: si solo ingresa una fecha de inicio, obtendrá los datos del mes completo .

En su modelo, los nombres de las categorías deben coincidir exactamente con el nombre en QuickBooks.

Si necesitan ser diferentes, siempre puedes usar una tabla de mapeo intermedia como se muestra en estas publicaciones .

Puede obtener el informe completo con Genius Sheets para el mismo período para asegurarse de haber seleccionado nuevas categorías o cambios de nombre de categoría. Además, puede obtener el informe con las fórmulas ya integradas.

Agrupaciones de categorías

Uno de los beneficios de utilizar las fórmulas de Genius Sheets es que puede consolidar varias líneas de pedido combinando varias funciones.

En este caso, es posible que desee hacer referencia a las categorías mediante texto en lugar de referencias de celda, como por ejemplo:

=GS.IS("Viajes","2021-12-01",) + GS.IS("Viajes y Gastos","2021-12-01",)

Esta fórmula agregará automáticamente las dos categorías, lo que le permitirá combinar fácilmente líneas de pedido en una sola celda. Esto es excelente para las categorías que desea mantener separadas en sus datos contables subyacentes, pero que desea combinar para fines de creación de modelos financieros o paneles.

Consejo profesional: si tiene muchas agrupaciones, siempre puede utilizar una tabla de mapeo intermedia como se analiza en estos artículos .

Una vez que sus datos hayan sido reemplazados con las fórmulas de Genius Sheets, puede presionar el botón Actualizar datos en la pantalla de inicio del complemento en cualquier momento. Esto sincronizará todos los datos del libro con los datos más recientes de QuickBooks.

Nota: el complemento solo recupera datos de QuickBooks… no escribe datos en QuickBooks. Por lo tanto, cualquier cambio que realice manualmente en Excel no se enviará a QuickBooks.

Funcionalidad de profundización

Ahora que su informe está creado, es posible que desee una forma sencilla de comenzar a analizar los datos. Al hacer clic derecho en las celdas que tienen una fórmula Genius Sheets, puede generar un informe de transacciones para artículos de línea específicos.

Esta funcionalidad le permite ver rápidamente las transacciones subyacentes y comparar qué hay de nuevo o inesperado en su informe, sin tener que ir y venir a QuickBooks Online.

Genius Sheets proporciona una forma fácil de usar para actualizar informes, ver detalles y ahorrar mucho tiempo. Nos ayuda a crear y actualizar fácilmente informes de Excel a partir de datos de QuickBooks.

Además, no tiene que preocuparse de que los datos de su libro estén desactualizados cuando concilie cuentas o realice cambios en QuickBooks.

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