Extraer datos externos a Excel
A menudo utilizamos Excel para resumir detalles que provienen de algún otro programa o sistema de contabilidad. Básicamente, conozco tres formas de obtener datos de otro programa en una hoja de cálculo de Excel de destino; las llamaré:
- Copiar pegar
- Jalar
- Empujar
Copiar pegar
El método Copiar/Pegar es probablemente el más común. Básicamente es cuando ve o exporta los datos a un nuevo archivo Excel, csv o de texto, y luego copia y pega los datos en la hoja de cálculo de Excel de destino. Es fácil de usar y funciona bien. Sin embargo, otros métodos pueden ser más eficientes para los libros de uso recurrente.
Jalar
Puede extraer los datos directamente de la fuente de datos externa utilizando la función Datos externos de Excel. Esta publicación se centra en esta característica y los detalles se encuentran a continuación.
Empujar
También puede insertar los datos del sistema en una hoja de trabajo específica en un libro de trabajo existente. No todas las aplicaciones admiten este método, pero cuando lo hagan, ahorrará un paso.
Ahora, dediquemos el resto de nuestro tiempo a trabajar en la función Datos externos.
Datos externos
La función Datos externos ha estado en Excel durante mucho tiempo y comencé a usarla alrededor de 1997. Esta función supuso una gran mejora en mi flujo de trabajo y aumentó mi productividad. Desde entonces, ¡he sido un gran admirador de esta función! Es una de esas cosas que está ahí esperando a ser descubierta y puesta en uso.
Descripción general de datos externos
Primero, comencemos con lo que hace la función y luego pasaremos a cómo usarla. Los datos externos se definen como datos que existen fuera del libro de Excel, en algún otro lugar. Ese otro lugar podría ser casi cualquier lugar, y Excel admite la extracción de datos externos de una amplia variedad de fuentes. Los ejemplos incluyen datos almacenados en páginas web, en archivos de texto o en otros programas.
Los programas que almacenan grandes cantidades de datos a menudo se basan en un motor o plataforma de base de datos. Usted, como usuario, ve la interfaz de usuario del programa, que se compone de menús, iconos, cuadros de diálogo y formularios. Sin embargo, entre bastidores, las aplicaciones suelen almacenar sus datos en una base de datos. Es esta base de datos subyacente la que Excel a menudo puede aprovechar con la función Datos externos.
Esta característica no coloca un solo valor en una sola celda. Recupera un bloque de datos, o una tabla, que finalmente ocupará un rango de celdas.
La función Datos externos le pide que identifique la ubicación de los datos que desea. Una vez que lo haga, Excel recupera los datos y los coloca en la hoja de trabajo seleccionada. La mejor parte de esta característica radica en el hecho de que el rango de datos externos no es estático… se puede actualizar. Cuando hace clic en el botón Actualizar, Excel se dirige a la fuente de datos y recupera los datos actualizados. Esto mejora la eficiencia de los libros de uso recurrente porque no necesita realizar toda la rutina de exportar, importar y reformatear que se necesita con el método estándar de copiar y pegar. Simplemente haga clic en el botón Actualizar y bam, los datos actualizados simplemente aparecerán en su hoja de trabajo.
Cómo extraer datos externos
Excel admite la extracción de datos de una amplia variedad de fuentes de datos. Los ejemplos incluyen páginas web, archivos de texto como archivos csv, SQL, Access, fuentes compatibles con ODBC y más. El proceso básico es que primero se identifica el tipo de fuente de datos y luego la ubicación. Dependiendo del tipo de fuente, tendrás las opciones adecuadas. Por ejemplo, si extrae datos de una base de datos de Access, identificará la tabla o consulta y luego qué columnas y filas desea.
Para esta publicación, quería utilizar una fuente de datos a la que tendrás acceso en caso de que quieras trabajar. Entonces, extraeremos algunos datos externos de una página web.
Le decimos a Excel que queremos recuperar datos de una fuente externa identificando primero el tipo de fuente. Esto se hace seleccionando el ícono de cinta apropiado en la pestaña Datos como se muestra a continuación.
Para este ejemplo simple, queremos obtener datos de una página web. Nuestro objetivo es sacar los precios históricos de cierre de las acciones de Apple. Entonces hacemos clic en el ícono Desde Web de la cinta Datos. Esto revelará el siguiente paso del proceso, que es identificar la página web. Nos dirigiremos a la página de Yahoo Finanzas, por lo que ingresamos la URL http://finance.yahoo.com en el campo de dirección, como se muestra a continuación.
A continuación, ingresamos el símbolo bursátil AAPL de Apple en la página web y hacemos clic en el botón Obtener cotizaciones. Nos desplazamos un poco hacia abajo en la página, hasta que veamos el enlace de “Precios Históricos” a la izquierda. Le damos clic y podemos ver los precios de cierre diarios. Hacemos clic en la flecha amarilla de la tabla Precios y vemos que Excel identifica el rango con un borde y cambia la flecha amarilla a una marca de verificación verde, como se muestra a continuación.
A continuación, hacemos clic en el botón Importar y luego le decimos a Excel dónde queremos que se coloquen los datos, y bam, los tenemos en nuestra hoja de cálculo de Excel, como se muestra a continuación.
La mejor parte es que si queremos actualizar los datos, no necesitamos volver a realizar todos los pasos de configuración, solo debemos hacer clic en el botón Actualizar en la pestaña de la cinta Datos o hacer clic con el botón derecho en los datos externos. rango y seleccione Actualizar. Excel volverá a la fuente de datos, recuperará los datos actualizados y los colocará, automáticamente, en la hoja de trabajo.
Resumen
Para procesos recurrentes, la función Datos externos es probablemente más eficiente que el enfoque estándar de copiar y pegar, ya que simplemente hace clic en el botón Actualizar para recuperar los datos actualizados. Hay muchas fuentes de datos externas que son compatibles con esta función. Esta publicación solo proporcionó un simple calentamiento. Hay mucho más por explorar, ya que esta función admite una amplia gama de tipos de datos, fuentes y opciones. Incluso puede configurar una consulta de parámetros, donde los criterios se colocan en una hoja de cálculo de Excel. Los valores de los criterios almacenados en Excel se transmiten a la fuente de datos externa durante la recuperación, y esto facilita el filtrado de los datos antes de que lleguen a la hoja de trabajo. ¡Reglas de Excel!
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