Libro de trabajo predeterminado
Los usuarios de Excel se encuentran realizando las mismas personalizaciones una y otra vez. Esta publicación muestra cómo almacenar personalizaciones como formato de celda, encabezados, preferencias de impresión, el estilo predeterminado de tabla dinámica y estilos de celda en un libro de plantilla. Además, veremos cómo el nombre y la ubicación de la plantilla determinan cuándo se usa y si se usa como valor predeterminado para nuevos libros.
Objetivo
Confirmemos nuestro objetivo. Algunas configuraciones de Excel se definen dentro de Excel, la aplicación, y por lo tanto se realizan una vez y se aplican en el futuro. Algunos ejemplos son listas personalizadas, que muestran la pantalla de inicio cuando se inicia Excel y la ubicación predeterminada del archivo, que se puede configurar en el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
Algunas configuraciones se almacenan dentro de cada libro (u hoja de trabajo) de Excel y solo se aplican a ese libro (u hoja de trabajo). Algunos ejemplos son opciones de impresión, encabezados y estilos de tabla dinámica personalizados y predeterminados. Nuestro objetivo es agilizar la aplicación de estas personalizaciones sin utilizar una macro.
Para lograr nuestro objetivo, usaremos un archivo de plantilla de Excel. Como descubriremos, el nombre y la ubicación de la plantilla son importantes. Cuando lo almacenamos en el lugar correcto con el nombre correcto, puede usarse como base para nuevos libros creados con Ctrl+N. Pongámonos a trabajar.
Detalles
Los pasos básicos son:
- Personalizar un nuevo libro de trabajo
- Guardar como plantilla
- Crear nuevos libros de trabajo
- Modificar la plantilla
Personalizar un nuevo libro de trabajo
Primero, necesitamos crear un nuevo libro en blanco y luego realizar nuestras personalizaciones. En última instancia, este se convertirá en el archivo de plantilla y, por lo tanto, las personalizaciones que hagamos aquí se aplicarán a los nuevos libros creados a partir de esta plantilla.
Puedes volverte loco con tus personalizaciones. Realice cualquier cambio en el libro, la hoja de trabajo o la celda que desee. Puede modificar estilos de celda, crear nuevos estilos de celda, crear una tabla dinámica y luego establecer el estilo de tabla dinámica predeterminado, crear un nuevo estilo de tabla dinámica, ingresar un valor predeterminado en A1, aplicar formatos de celda o configurar opciones de impresión como escala. Configúralo todo, tal como te gusta.
Una vez realizadas las personalizaciones, limpie el libro de trabajo. Esto incluye eliminar cualquier valor de celda, tabla dinámica, hoja de trabajo, etc. innecesarios que no desee que se incluyan cada vez que cree un nuevo libro de trabajo basado en este archivo.
Guardar como plantilla
Una vez que su libro de trabajo se vea bien, es hora de guardarlo como plantilla.
Una plantilla es un libro guardado en un formato diferente, xltx. Normalmente, cuando abre un archivo de plantilla, Excel crea una copia del archivo de plantilla con la que luego puede trabajar. La plantilla original se deja intacta y permanece sin cambios.
Para guardar su libro personalizado como plantilla, realice un guardado estándar. Dado que es un libro nuevo, cuando guarda de forma estándar, Excel mostrará el cuadro de diálogo Guardar como que necesita el nombre, el tipo y la ubicación.
Los valores que ingresamos para cada uno de estos son importantes, así que analicemos.
El primer paso es decidir cómo y cuándo desea utilizar su nuevo libro personalizado. Tienes dos opciones. Puede hacer que Excel lo use solo cuando lo desee, o puede hacer que Excel lo use como base para todos los libros nuevos creados con Ctrl+N.
Si desea utilizarlo como desee y no como base para todos los libros nuevos, ingrese el nombre que desee y cambie el tipo a Plantilla de Excel *.xltx. Puede notar que cuando cambia el tipo de guardar como, Excel cambia automáticamente la ubicación del archivo a una carpeta especial diseñada para almacenar plantillas de usuario.
Si desea utilizarlo como base para nuevos libros de trabajo , debe utilizar un nombre y una ubicación específicos. Comience cambiando el tipo de archivo a Plantilla de Excel *.xltx como antes. Ahora, el nombre del archivo debe ser book.xltx y la ubicación debe ser la carpeta XLSTART.
Tenga en cuenta que cuando cambia el tipo a plantilla, Excel cambia automáticamente la ruta a la carpeta de plantillas de usuario, por lo tanto, asegúrese de actualizar la ubicación a XLSTART después de cambiar el tipo de archivo a plantilla.
En la publicación anterior de Excel University, hablamos sobre cómo encontrar la ubicación de la carpeta XLSTART de inicio del usuario usando Opciones de Excel Centro de confianza Configuración del Centro de confianza Ubicaciones de confianza.
Nota: aquí hay un enlace a esa publicación si es necesario: https://www.excel-university.com/macro-toolbox/
Para asegurarnos de que nuestra nueva plantilla se utilice como base para nuevos libros, salimos y luego reiniciamos Excel.
Ahora que hemos guardado nuestro libro personalizado como plantilla, podemos usarlo para crear nuevos libros.
Crear nuevos libros de trabajo
Ahora que hemos guardado el libro personalizado como plantilla, es hora de usarlo para crear nuevos libros.
Si decidió usar la plantilla como desea y no como base para todos los libros nuevos, simplemente use el comando Archivo Nuevo . La pantalla Nuevo le permitirá ver Plantillas personales, donde aparecerá su plantilla de libro. Haga clic en él y se creará una copia de la plantilla para que pueda trabajar. Su archivo de plantilla se deja solo y permanecerá sin cambios.
Si decidió utilizar su libro personalizado como base para nuevos libros, puede crear un nuevo libro usando el método abreviado de teclado Ctrl+N .
Bam… ahora estás listo para trabajar, ¡y todas esas personalizaciones del libro que solías hacer manualmente ya están incluidas en este libro!
Tenga en cuenta que a partir de Excel 2013, el libro en blanco en la pantalla Nuevo no se basa en el libro book.xltx.
¡Esto es excelente!
Pero hay una cosa más. Distingamos entre configuraciones a nivel de libro y configuraciones a nivel de hoja de trabajo. Algunas de las configuraciones que realizamos anteriormente, como los estilos de celda y los estilos de tabla dinámica, eran configuraciones a nivel de libro de trabajo, que se aplican en todo el libro. Sin embargo, algunas de las configuraciones que realizamos anteriormente, como las opciones de impresión y los encabezados, eran en realidad configuraciones a nivel de hoja de trabajo. Ahora que vemos esta diferencia, aquí tienes una pregunta. ¿Qué sucede cuando insertamos una nueva hoja de trabajo en un libro de trabajo? Excel usa una hoja de trabajo en blanco, pero la buena noticia es que también podemos configurar una plantilla para nuevas hojas de trabajo. Así como book.xltx se usa como base para nuevos libros de trabajo, Sheet.xltx se usa como base para nuevas hojas de trabajo insertadas en un libro de trabajo. Entonces, eso significa que puede crear un nuevo libro, realizar personalizaciones a nivel de hoja y luego guardarlo en la carpeta XLSTART. Esta plantilla se utilizará como base para nuevas hojas de trabajo.
Modificar la plantilla
Lo último es discutir cómo realizar cambios en el archivo de plantilla en el futuro. Cuando abre un archivo de plantilla, Excel crea una copia para que pueda trabajar y el archivo de plantilla original permanece sin cambios. Entonces, si Excel crea una copia de la plantilla cuando la abre, ¿cómo le hace cambios? Bueno, el truco está en cómo lo abres.
Si lo abre con el comando Archivo Nuevo o desde el Explorador de Windows (por ejemplo, haciendo doble clic en él), Excel crea una copia y la abre.
Sin embargo, si lo abre desde Excel, usando el comando Archivo Abrir, el archivo de plantilla se abre, lo que le permite realizar cambios.
Con nuestro nuevo y elegante archivo de plantilla, podemos aplicar rápidamente un puñado de personalizaciones sin usar una macro, ¡tal como queríamos!
Si tiene otros consejos sobre el uso de archivos de plantilla, compártalos publicando un comentario a continuación… ¡gracias!
Notas adicionales
- También puede guardar book.xltx en otra carpeta (además de XLSTART) y luego crear un acceso directo a ese archivo en la carpeta XLSTART. Esta técnica se analiza en esta publicación: https://www.excel-university.com/macro-toolbox/
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